PAGE舞蹈學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強舞蹈學(xué)生檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為舞蹈教學(xué)、學(xué)生管理、藝術(shù)實踐及升學(xué)就業(yè)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本舞蹈培訓(xùn)機構(gòu)/學(xué)校全體在冊學(xué)生的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、藝術(shù)成長等實際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面相關(guān)資料，確保檔案資料不缺失。3.保密性原則：嚴格保護學(xué)生檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范流程。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.學(xué)生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱。3.身份證號碼。（二）入學(xué)資料1.入學(xué)申請表：包括個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、藝術(shù)特長、舞蹈學(xué)習(xí)目標等。2.入學(xué)考試成績：專業(yè)考核成績、文化科目成績（如有）。3.體檢報告：身體健康狀況檢查結(jié)果。（三）學(xué)習(xí)記錄1.課程考勤記錄：每學(xué)期各舞蹈課程的出勤情況。2.學(xué)業(yè)成績：各舞蹈課程的平時成績、期末成績、綜合評定成績。3.實踐活動記錄：參與校內(nèi)校外舞蹈演出、比賽、交流活動等的情況，包括活動名稱、時間、地點、表現(xiàn)等。（四）藝術(shù)成長記錄1.舞蹈作品創(chuàng)作記錄：學(xué)生自主創(chuàng)作或參與創(chuàng)作的舞蹈作品名稱、主題、創(chuàng)作時間、參與人員等。2.獲獎情況：在各類舞蹈比賽、展演中獲得的獎項證書復(fù)印件，包括獎項名稱、頒獎機構(gòu)、時間等。3.藝術(shù)評價：教師對學(xué)生舞蹈技能、表現(xiàn)力、藝術(shù)素養(yǎng)等方面的階段性評價。（五）獎懲情況1.校內(nèi)表彰：獲得的校內(nèi)優(yōu)秀學(xué)生、進步之星等榮譽稱號及表彰文件。2.違規(guī)違紀記錄：學(xué)生在校期間違反校規(guī)校紀的情況及處理結(jié)果。（六）實習(xí)就業(yè)相關(guān)1.實習(xí)經(jīng)歷：實習(xí)單位名稱、實習(xí)時間、實習(xí)崗位、實習(xí)表現(xiàn)等。2.就業(yè)意向及推薦材料：學(xué)生就業(yè)意向信息，以及學(xué)校為學(xué)生提供的就業(yè)推薦材料，如簡歷、推薦信等。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新生入學(xué)時，由招生部門負責收集學(xué)生個人基本信息及入學(xué)申請表等資料，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門為每位新生建立獨立的檔案編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.按照檔案內(nèi)容分類，將收集到的資料進行初步整理和歸檔，形成學(xué)生檔案的基礎(chǔ)框架。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責相關(guān)資料的收集工作，確保資料按時、準確提交。2.對于學(xué)生提交的資料，如獲獎證書、作品創(chuàng)作材料等，應(yīng)要求提供原件或清晰的復(fù)印件，并進行審核，確保資料真實有效。3.學(xué)習(xí)記錄、實踐活動記錄等由任課教師和活動組織部門及時記錄和整理，定期移交至檔案管理部門。四、檔案整理與分類（一）整理規(guī)范1.檔案管理部門收到各類資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進行詳細整理。2.每份資料應(yīng)進行編號標識，以便于查找和管理。3.對紙質(zhì)資料進行掃描備份，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）分類存放1.按照檔案內(nèi)容類別，將學(xué)生檔案分為個人基本信息類、入學(xué)資料類、學(xué)習(xí)記錄類、藝術(shù)成長記錄類、獎懲情況類、實習(xí)就業(yè)相關(guān)類等文件夾。2.在每個文件夾內(nèi)，按照時間順序或重要程度對資料進行排序，方便查閱。3.對于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，確保電子檔案的存儲和管理規(guī)范有序。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管室干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，其檔案應(yīng)妥善保管。2.學(xué)生畢業(yè)后，其檔案按照相關(guān)規(guī)定繼續(xù)保管一定期限，一般為[X]年，以備查詢和使用。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準確性、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況進行記錄，形成檢查報告，并存檔備查。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.學(xué)校教師因教學(xué)、管理等工作需要查閱學(xué)生檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可查閱。3.校外單位或個人因特殊原因需要查閱學(xué)生檔案的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到檔案管理部門進行查閱。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學(xué)生檔案，如有特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標注、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人員責任。七、檔案更新與補充（一）更新時機1.學(xué)生個人基本信息發(fā)生變更時，如姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)及時向檔案管理部門提交變更申請及相關(guān)證明材料，檔案管理部門進行審核后予以更新。2.學(xué)生學(xué)習(xí)成績、實踐活動表現(xiàn)、獲獎情況等有新的記錄時，相關(guān)部門應(yīng)及時將資料移交至檔案管理部門進行更新。（二）補充要求1.隨著學(xué)生學(xué)習(xí)和藝術(shù)成長過程的推進，如有新的重要資料產(chǎn)生，如原創(chuàng)舞蹈作品的進一步完善資料、更高層次比賽的獲獎材料等，應(yīng)及時補充到學(xué)生檔案中。2.補充的資料應(yīng)按照檔案整理規(guī)范進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和連貫性。八、檔案安全與保密（一）安全措施1.加強檔案保管室的安全防范工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控。2.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識，掌握必要的安全防范技能。3.定期對檔案保管設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。（二）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)生檔案信息。2.對涉及學(xué)生隱私的資料，如體檢報告、獎懲情況等，應(yīng)嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人透露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密制度，防止檔案信息泄露。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)生畢業(yè)超過保管期限，且學(xué)校不再需要留存相關(guān)檔案資料的，可以進行銷毀。2.檔案資料因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)鑒定后可以銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，組織專人對擬銷毀的檔案進行清點核對。3.采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認。