PAGE森林資源清查檔案制度一、總則（一）目的森林資源清查檔案制度是為了規(guī)范森林資源清查檔案的管理，確保清查檔案的完整性、準確性和安全性，為森林資源管理、決策和科學(xué)研究提供可靠依據(jù)。通過建立健全檔案制度，加強對森林資源清查工作全過程的記錄和管理，促進森林資源的可持續(xù)利用和保護。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類森林資源清查活動所形成的檔案管理，包括清查計劃、調(diào)查數(shù)據(jù)、成果報告、相關(guān)圖表等資料的收集、整理、存儲、保管和利用。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映森林資源清查的實際情況，不得虛假記錄或篡改數(shù)據(jù)。2.完整性原則：涵蓋清查工作的各個環(huán)節(jié)和方面，確保檔案資料全面、系統(tǒng)。3.準確性原則：數(shù)據(jù)準確無誤，圖表清晰規(guī)范，文字表述嚴謹。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（四）管理職責(zé)1.公司/組織檔案管理部門負責(zé)制定和完善森林資源清查檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各清查項目組的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理森林資源清查檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。2.清查項目負責(zé)人負責(zé)本項目清查檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的完整性和準確性。按照檔案管理制度的要求，及時將檔案移交公司/組織檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.清查工作人員在清查工作過程中，負責(zé)及時、準確地記錄和整理相關(guān)資料，保證檔案的原始性和真實性。按照規(guī)定的格式和要求填寫各類表格、報告等，確保檔案內(nèi)容規(guī)范統(tǒng)一。二、檔案的形成與收集（一）清查準備階段檔案1.清查計劃文件包括年度清查計劃、專項清查計劃等，明確清查目的、范圍、方法、時間安排、人員分工等內(nèi)容。計劃制定過程中的相關(guān)會議紀要、請示報告等附屬文件。2.基礎(chǔ)資料收集收集與清查區(qū)域相關(guān)的地形圖、林相圖、行政區(qū)劃圖等地理信息資料。以往的森林資源清查報告、統(tǒng)計報表、森林資源檔案等歷史資料。涉及清查區(qū)域的土地利用現(xiàn)狀、林業(yè)區(qū)劃、生態(tài)功能區(qū)劃等相關(guān)資料。（二）清查實施階段檔案1.外業(yè)調(diào)查記錄調(diào)查人員在野外工作時填寫的各類調(diào)查表格，如樣地登記表、樹木調(diào)查表、小班調(diào)查表等。調(diào)查過程中拍攝的照片、錄像等影像資料，包括樣地位置、典型樹木特征、森林景觀等。野外調(diào)查使用的測量工具、儀器設(shè)備的校準記錄和使用說明。2.內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)處理資料對調(diào)查數(shù)據(jù)進行錄入、整理、分析過程中產(chǎn)生的電子文檔，如數(shù)據(jù)庫文件、統(tǒng)計分析報表等。數(shù)據(jù)處理過程中的計算方法、公式推導(dǎo)、邏輯關(guān)系說明等文檔。數(shù)據(jù)審核記錄，包括審核人員對數(shù)據(jù)準確性、完整性的檢查意見和修改記錄。（三）清查成果階段檔案1.清查報告森林資源清查總結(jié)報告，全面闡述清查工作的組織實施情況、主要成果、森林資源現(xiàn)狀與變化分析等內(nèi)容。各類專題報告，如森林資源結(jié)構(gòu)分析報告、森林生態(tài)功能評價報告、森林資源動態(tài)變化報告等。2.成果圖表反映森林資源清查成果的各類圖表，如森林分布圖、蓄積量分布圖、森林資源統(tǒng)計表等。圖表的繪制說明、數(shù)據(jù)來源、比例尺等相關(guān)信息。3.成果驗收文件清查成果驗收申請報告、驗收方案等文件。驗收意見、驗收結(jié)論等驗收相關(guān)資料。三、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理根據(jù)檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如分為清查準備類、清查實施類、清查成果類等。在每大類下再細分為若干小類，如清查準備類可分為清查計劃、基礎(chǔ)資料等小類。2.編號編目為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于查詢和管理。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容，清晰反映檔案的基本信息。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的頁面進行修補或復(fù)制。4.電子檔案整理對電子檔案按照分類要求進行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，確保文件存儲規(guī)范有序。電子文件應(yīng)命名規(guī)范，包含文件內(nèi)容主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于識別和檢索。建立電子檔案索引目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，方便查閱。（二）歸檔流程1.項目組歸檔清查項目結(jié)束后，項目負責(zé)人組織項目組成員對本項目形成的檔案進行初步整理，按照分類要求進行分類、編號、編目等工作。填寫檔案移交清單，清單應(yīng)注明檔案的類別、數(shù)量、題名等詳細信息。將整理好的檔案移交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門審核歸檔檔案管理部門收到項目組移交的檔案后，對檔案的完整性、準確性、規(guī)范性進行審核。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給項目組進行整改。審核通過后，將檔案正式歸檔入庫，按照檔案管理制度進行妥善保管。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類順序排列，便于查找和取用。對珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如復(fù)制備份、使用防蟲劑等。2.電子檔案存儲建立電子檔案存儲服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行數(shù)據(jù)存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要的電子檔案進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保管期限1.短期檔案對于在清查工作中臨時形成的、只具有短期參考價值的檔案，保管期限為[X]年。短期檔案到期后，經(jīng)鑒定確認無保存價值的，可進行銷毀處理。2.長期檔案森林資源清查的基礎(chǔ)資料、重要調(diào)查數(shù)據(jù)、成果報告等具有長期保存價值的檔案，保管期限為[X]年。長期檔案應(yīng)定期進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。3.永久檔案涉及森林資源清查的重大決策依據(jù)、具有重要歷史意義和科學(xué)價值的檔案，應(yīng)永久保存。永久檔案應(yīng)實行嚴格的管理和保護措施，確保檔案的安全和完整。（三）保管環(huán)境要求1.溫度濕度檔案庫房的溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄庫房的溫濕度情況。2.清潔衛(wèi)生保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。檔案柜架應(yīng)定期擦拭，保持干凈整潔。3.安全防護安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防潮板、防蟲藥、擋鼠板等。制定安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱森林資源清查檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。2.外部查閱外單位因工作需要查閱本公司/組織森林資源清查檔案的，應(yīng)提前與本公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等內(nèi)容。查閱申請函經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外部查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，如需復(fù)制或摘抄，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準。查閱結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱森林資源清查檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的重要性、保密性等因素進行審批，對于重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.借閱登記檔案管理部門批準借閱申請后，對借閱人員、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等進行詳細登記，并向借閱人員發(fā)放檔案借閱證。借閱人員應(yīng)憑借閱證領(lǐng)取檔案，借閱證應(yīng)注明借閱人員姓名、部門、檔案名稱、借閱期限等信息。3.借閱期限與歸還檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對森林資源清查檔案進行鑒定，一般每年進行一次全面鑒定，確保檔案的時效性和準確性。2.價值鑒定根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案是否仍具有保存意義。3.綜合鑒定綜合考慮檔案的歷史價值、科學(xué)價值、現(xiàn)實利用價值等因素，全面評估檔案的價值，避免片面鑒定。（二）鑒定程序1.成立鑒定小組由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專家和管理人員成立檔案鑒定小組。鑒定小組負責(zé)制定鑒定方案，明確鑒定的范圍、方法、標準等內(nèi)容。2.初步篩選檔案管理部門按照鑒定方案的要求，對庫存檔案進行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。將檔案清單提供給鑒定小組，由鑒定小組進行逐一鑒定。3.詳細鑒定鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價值等方式，對每份檔案進行詳細鑒定，判斷檔案是否具有保存價值。對于具有保存價值的檔案，確定其保管期限；對于無保存價值的檔案，提出銷毀意見。4.鑒定結(jié)論審核鑒定小組的鑒定結(jié)論報檔案管理部門審核，檔案管理部門對鑒定結(jié)論進行綜合審查，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。審核通過后的鑒定結(jié)論報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單根據(jù)批準的銷毀意見，檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等詳細信息。2.銷毀實施檔案管理部門按照銷毀清單組織實施檔案銷毀工作，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負