PAGE檔案管理制度宣傳板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體措施和辦法。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。各部門檔案管理人員應(yīng)接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案包括公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件、圖紙、資料等。3.會(huì)計(jì)檔案包括公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案包括公司員工的個(gè)人簡歷、工資檔案、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。5.業(yè)務(wù)檔案包括公司市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營等方面的文件、合同、協(xié)議等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。例如：2023WS001，表示2023年形成的文書檔案第001號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的各類檔案收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案的收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案的及時(shí)收集。3.對(duì)于公司外部接收的文件、資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并移交檔案管理人員進(jìn)行整理和保管。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制文件目錄，并裝訂成冊。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，編制檔案目錄，并整理歸檔。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類，編制檔案目錄，并裝訂成冊。5.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、考核記錄等進(jìn)行分類，編制檔案目錄，并整理歸檔。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類，編制檔案目錄，并整理歸檔。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具配備檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的妥善存放。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保存期限等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等信息。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)。（二）檔案移交1.公司員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，應(yīng)將本人保管的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門。