PAGE保潔服務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保潔服務(wù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保保潔服務(wù)工作的有序開(kāi)展，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司提供保潔服務(wù)的所有項(xiàng)目，包括但不限于寫(xiě)字樓、商場(chǎng)、住宅小區(qū)、醫(yī)院、學(xué)校等各類場(chǎng)所。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保潔服務(wù)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與保潔服務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性，以便為各項(xiàng)工作提供全面、準(zhǔn)確的依據(jù)。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶隱私等重要信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，采用規(guī)范的分類、編號(hào)、裝訂等方法，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）保潔服務(wù)部門1.負(fù)責(zé)保潔服務(wù)過(guò)程中各類文件資料的收集、整理和初步分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和解釋。（二）檔案管理部門1.制定和完善保潔服務(wù)檔案管理制度，明確檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)對(duì)保潔服務(wù)部門移交的檔案資料進(jìn)行審核、整理、歸檔和保管，確保檔案的安全和完整。3.建立保潔服務(wù)檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。5.根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和信息化水平。（三）相關(guān)人員1.保潔服務(wù)人員應(yīng)妥善保管在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類原始記錄，如工作日?qǐng)?bào)表、清潔任務(wù)完成情況記錄等，并及時(shí)交至保潔服務(wù)部門。2.其他與保潔服務(wù)相關(guān)的人員，如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢查人員等，應(yīng)配合檔案管理工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類保潔服務(wù)檔案主要分為以下幾類：1.服務(wù)合同類：包括與客戶簽訂的保潔服務(wù)合同、協(xié)議等文件。2.人員管理類：?jiǎn)T工基本信息、考勤記錄、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。3.工作流程類：保潔服務(wù)操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、應(yīng)急預(yù)案等。4.工作記錄類：日常工作日?qǐng)?bào)表、清潔區(qū)域檢查記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、客戶投訴處理記錄等。5.物資管理類：保潔用品采購(gòu)清單、庫(kù)存管理記錄、設(shè)備臺(tái)賬等。6.質(zhì)量監(jiān)督類：內(nèi)部質(zhì)量檢查報(bào)告、客戶滿意度調(diào)查記錄等。7.其他類：與保潔服務(wù)相關(guān)的其他文件資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)文件、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式，具體規(guī)則如下：1.類別代碼：用大寫(xiě)字母表示各類檔案，如“FW”表示服務(wù)合同類，“RY”表示人員管理類，“LC”表示工作流程類，“JL”表示工作記錄類，“WZ”表示物資管理類，“ZD”表示質(zhì)量監(jiān)督類，“QT”表示其他類。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年簽訂的保潔服務(wù)合同，其編號(hào)為“FW2023001”；一份2023年員工的培訓(xùn)檔案，編號(hào)為“RY2023001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.保潔服務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保各類文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件（如文檔、表格、圖片、視頻等）以及其他相關(guān)資料。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件保存處。（二）整理要求1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。2.每份檔案資料應(yīng)保持內(nèi)容完整、字跡清晰，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.去除檔案資料中的金屬物（如訂書(shū)釘、回形針等），采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，并在封面注明檔案類別、編號(hào)、題名、日期等信息。4.電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或檔案管理系統(tǒng)中，確保文件的安全性和可訪問(wèn)性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.保潔服務(wù)部門在每月底或每季度末，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與保潔服務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，將檔案存放在專門的檔案柜或檔案庫(kù)房中，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限。具體如下：1.服務(wù)合同類：保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.人員管理類：?jiǎn)T工基本信息、考勤記錄等保管期限為員工離職后[X]年；培訓(xùn)檔案、考核檔案等長(zhǎng)期保管。3.工作流程類：長(zhǎng)期保管。4.工作記錄類：日常工作日?qǐng)?bào)表、清潔區(qū)域檢查記錄等保管期限為[X]年；設(shè)備維護(hù)記錄、客戶投訴處理記錄等長(zhǎng)期保管。5.物資管理類：保潔用品采購(gòu)清單、庫(kù)存管理記錄等保管期限為[X]年；設(shè)備臺(tái)賬長(zhǎng)期保管。6.質(zhì)量監(jiān)督類：內(nèi)部質(zhì)量檢查報(bào)告、客戶滿意度調(diào)查記錄等長(zhǎng)期保管。7.其他類：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、榮譽(yù)證書(shū)等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保潔服務(wù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀，確保檔案的完整性和安全性。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱保潔服務(wù)檔案的，應(yīng)提前向本公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，借閱人員方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶隱私等重要信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，并定期進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。3.檔案查閱和借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，不得向無(wú)關(guān)人員透露。4.對(duì)因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行登記備案，并加強(qiáng)監(jiān)督管理。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、檔案柜等設(shè)施設(shè)備的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存放安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露等安全事故的發(fā)生。4.如發(fā)生檔案安全事故，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.定期對(duì)保潔服務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。2.分析檔案的形成規(guī)律和利用情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.采用手工統(tǒng)計(jì)和電子統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并及時(shí)更新。3.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，直觀反映檔案管理工作的現(xiàn)狀和趨勢(shì)。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已失去保存價(jià)值的，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)行為、已無(wú)實(shí)際用途等，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、編號(hào)、題名、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定