PAGE檔案管理制度交通一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和研究，不斷提高檔案管理水平。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理，分類存放。3.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理部門與各部門的關(guān)系檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理制度的要求做好本部門檔案的管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件材料。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。6.公司/組織開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔等。7.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等專門檔案。8.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保檔案的形成與工作活動(dòng)同步進(jìn)行。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行及時(shí)備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄。目錄應(yīng)包含檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。6.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加。鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度進(jìn)行。2.銷毀：對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱有關(guān)規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理的信息化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作操作人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.做好檔案信息化數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理部門及各部門兼職檔案員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)