PAGE集團(tuán)式檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理集團(tuán)各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各下屬單位的檔案管理工作，定期開(kāi)展檔案工作檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）下屬單位檔案管理部門(mén)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的收集、整理、保管和利用工作，并定期向集團(tuán)檔案管理部門(mén)移交檔案。3.配合集團(tuán)檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案工作檢查和考核，接受集團(tuán)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用工作，為集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。2.檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。審核檔案管理工作中的重要文件和報(bào)告，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和集團(tuán)要求。協(xié)調(diào)本部門(mén)與集團(tuán)其他部門(mén)之間的檔案管理工作關(guān)系，促進(jìn)檔案資源的共享和利用。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：包括集團(tuán)各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋集團(tuán)科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包含集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及集團(tuán)員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)集團(tuán)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等形成的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)為集團(tuán)代碼，目錄號(hào)根據(jù)檔案類(lèi)別進(jìn)行編制，案卷號(hào)按照檔案形成的年度和類(lèi)別順序排列，件號(hào)為每卷（冊(cè)）內(nèi)文件的順序號(hào)。2.文書(shū)檔案編號(hào)示例：[全宗號(hào)][目錄號(hào)][案卷號(hào)][件號(hào)]，如[001][01][202301][00l]表示集團(tuán)2023年1月形成的第1卷文書(shū)檔案中的第1件文件。3.科技檔案編號(hào)示例：[全宗號(hào)][目錄號(hào)][項(xiàng)目編號(hào)][案卷號(hào)][件號(hào)]，如[001][02][KJ202301][01][001]表示集團(tuán)2023年1月科研項(xiàng)目編號(hào)為KJ202301的第1卷科技檔案中的第1件文件。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)示例：[全宗號(hào)][目錄號(hào)][年度][類(lèi)別][案卷號(hào)]，如[001][03][2023][會(huì)計(jì)憑證][01]表示集團(tuán)2023年的第1卷會(huì)計(jì)憑證檔案。5.人事檔案編號(hào)示例：[全宗號(hào)][目錄號(hào)][員工編號(hào)]，如[001][04][0001]表示集團(tuán)員工編號(hào)為0001的人事檔案。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)示例：根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定具體編號(hào)規(guī)則，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案編號(hào)可采用[全宗號(hào)][目錄號(hào)][業(yè)務(wù)年度][業(yè)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)][案卷號(hào)]，如[001][05][2023][SX202301][01]表示集團(tuán)2023年市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)為SX202301的第1卷業(yè)務(wù)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.集團(tuán)對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。3.集團(tuán)員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。4.集團(tuán)各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)、調(diào)研等形成的文件材料。5.集團(tuán)財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)等方面的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門(mén)進(jìn)行處理。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和檢索查詢(xún)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。將文件材料裝訂成冊(cè)，編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目階段專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案清單。整理項(xiàng)目圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等資料，確保其準(zhǔn)確性和完整性。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫(xiě)憑證封面、編號(hào)等。整理會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等資料，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理按照員工類(lèi)別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)員工檔案材料進(jìn)行排序、編目，填寫(xiě)檔案目錄。建立人事檔案索引，方便查詢(xún)和利用。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理方法。對(duì)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案清單。整理業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等資料，確保其系統(tǒng)性和完整性。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.從集團(tuán)工作的現(xiàn)實(shí)需要和歷史查考的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立由集團(tuán)檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專(zhuān)家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保管價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、用途等因素，綜合判斷其價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如集團(tuán)重大決策文件、重要會(huì)議記錄、長(zhǎng)期規(guī)劃等。2.定期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案。定期保管期限分為30年和10年。保管期限為30年的檔案：如集團(tuán)一般性業(yè)務(wù)文件、中期規(guī)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。保管期限為10年的檔案：如集團(tuán)臨時(shí)性工作文件、短期業(yè)務(wù)報(bào)表等。（五）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期清理庫(kù)存檔案，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐件鑒定，填寫(xiě)檔案鑒定表，注明保管期限和鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整和處置。對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清單，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行分區(qū)存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案的保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、密封檔案柜等，防止檔案受潮發(fā)霉。3.防蟲(chóng)：放置防蟲(chóng)藥品，定期檢查檔案，防止蟲(chóng)害侵蝕。4.防盜：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。5.防光：避免檔案直接暴露在陽(yáng)光下，采用遮光窗簾等措施，減少光線(xiàn)對(duì)檔案的損害。七、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.集團(tuán)員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.集團(tuán)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門(mén)審核，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.對(duì)于需要復(fù)印或摘錄的檔案，利用者應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)?。ㄕ洠┥暾?qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠正確查閱和利用檔案。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱人次、查閱檔案數(shù)量、復(fù)?。ㄕ洠?shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案庫(kù)房溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門(mén)每月對(duì)檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每季度對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.年度統(tǒng)計(jì)：每年年底對(duì)全年檔案管理工作進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，編制年度檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（三）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。如通過(guò)分析檔案利用情況，了解集團(tuán)各部門(mén)對(duì)檔案的需求熱點(diǎn)，以便有針對(duì)性地提供檔案服務(wù)；通過(guò)分析檔案數(shù)量變化，合理調(diào)整檔案保管空間等。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和整合，為集團(tuán)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用需求確定，一般不低于300dpi。對(duì)掃描后的電子圖像文件進(jìn)行圖像處理，如去污、裁剪、糾偏等，確保圖像清晰、完整。將處理后的電子圖像文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄，并與原紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，存儲(chǔ)到檔案管理信息系統(tǒng)中。2.檔案信息錄入對(duì)檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)檔案中的重要文件內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞提取和標(biāo)引，方便檢索查詢(xún)。3.檔案檢索利用利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等條件，快速查找所需檔案。提供在線(xiàn)查閱、下載、打印等功能，方便利用者獲取檔案信息。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息化管理。（三）信息化安全保障1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)用戶(hù)的權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和操作。4.制定檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)和處理。十、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）檔案移交1.下屬單位應(yīng)按照集團(tuán)檔案管理部門(mén)的要求，定期將本單位的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門(mén)。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)之間因工作需要進(jìn)