PAGE山東檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，推進檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理效率和服務水平，確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和可利用性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案數(shù)字化工作，包括檔案的收集、整理、掃描、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案數(shù)字化工作合法合規(guī)。2.堅持真實、完整、安全、有效的原則，保證數(shù)字化檔案與原始檔案一致。3.注重效益，提高檔案管理效率，降低管理成本，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置。4.積極采用先進技術(shù)和設備，推進檔案數(shù)字化工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。二、檔案數(shù)字化工作組織與職責（一）檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組成立公司檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組，由公司分管領(lǐng)導擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案數(shù)字化工作，研究解決工作中的重大問題，制定工作方針和政策，監(jiān)督檢查工作進展情況。（二）檔案管理部門職責1.負責制定檔案數(shù)字化工作計劃和實施方案，組織開展檔案數(shù)字化工作。2.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量符合數(shù)字化要求。3.負責數(shù)字化檔案的驗收、存儲、檢索、利用等管理工作，建立健全檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。4.負責對各部門檔案數(shù)字化工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案數(shù)字化工作培訓。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案齊全、完整、準確。2.按照檔案數(shù)字化工作要求，配合檔案管理部門做好本部門檔案的數(shù)字化工作。3.負責本部門數(shù)字化檔案的利用和安全保密工作，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。三、檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案收集齊全，進行分類整理。整理應遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案管理部門對各部門移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或修正。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對庫存檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務人員和檔案管理人員參加。2.鑒定小組應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。對失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。（三）檔案掃描1.檔案掃描應采用符合國家標準的設備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整、準確。掃描分辨率應不低于200dpi，彩色檔案應進行彩色掃描。2.掃描前應拆除檔案中的金屬物，對破損、褪色的檔案應進行修復或復制。掃描過程中應注意保護檔案原件，避免造成二次損壞。3.掃描后的圖像應進行命名，命名應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檢索和管理。（四）圖像處理1.對掃描后的圖像應進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。2.對圖像中的文字信息應進行識別，建立索引數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（五）數(shù)據(jù)掛接1.將圖像處理后的電子檔案數(shù)據(jù)與原檔案目錄進行掛接，建立一一對應的關(guān)系。掛接應準確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.對掛接后的電子檔案數(shù)據(jù)進行審核，審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的完整性、準確性、規(guī)范性等。審核無誤后，方可進行存儲。（六）數(shù)據(jù)存儲1.電子檔案數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲設備應具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)安全。2.電子檔案數(shù)據(jù)應進行分類存儲，建立相應的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)。存儲路徑應清晰明了，便于查找和管理。3.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)存儲安全。對存儲設備出現(xiàn)的故障應及時進行修復，對數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況應及時進行恢復。（七）數(shù)據(jù)檢索1.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的檢索功能。檢索系統(tǒng)應具備多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、關(guān)鍵詞等檢索。2.檢索系統(tǒng)應能夠快速、準確地檢索到所需的電子檔案數(shù)據(jù)，并提供預覽和下載功能。檢索結(jié)果應按照相關(guān)性和重要性進行排序，便于用戶查找和使用。（八）檔案利用1.用戶可通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)查詢和利用電子檔案數(shù)據(jù)。利用電子檔案數(shù)據(jù)應遵守公司檔案管理規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)用戶需求，提供電子檔案數(shù)據(jù)的打印、復制等服務。打印、復制的電子檔案數(shù)據(jù)應與原始電子檔案數(shù)據(jù)一致。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案數(shù)據(jù)，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。四、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.檔案數(shù)字化應符合國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。2.掃描圖像應清晰、完整、準確，圖像分辨率應不低于200dpi，彩色檔案應進行彩色掃描。3.圖像處理應符合要求，去污、糾偏、裁剪、拼接等處理應準確無誤，文字識別準確率應不低于95%。4.數(shù)據(jù)掛接應準確無誤，電子檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案目錄應一一對應，數(shù)據(jù)的完整性、準確性、規(guī)范性應符合要求。5.數(shù)據(jù)存儲應安全可靠，存儲設備應具備冗余備份功能，數(shù)據(jù)存儲路徑應清晰明了，便于查找和管理。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門應建立檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查制度，定期對檔案數(shù)字化工作進行質(zhì)量檢查。質(zhì)量檢查應包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量、數(shù)據(jù)存儲質(zhì)量等方面。2.質(zhì)量檢查可采用人工檢查和軟件檢查相結(jié)合的方式。人工檢查應抽取一定比例的檔案進行逐頁檢查，軟件檢查可利用相關(guān)軟件工具對數(shù)據(jù)進行自動檢測。3.對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改。整改完成后，應進行復查，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量符合要求。（三）質(zhì)量驗收1.檔案數(shù)字化工作完成后，應進行質(zhì)量驗收。質(zhì)量驗收應由檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加。2.質(zhì)量驗收應按照質(zhì)量標準進行，驗收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)。驗收合格后，應出具質(zhì)量驗收報告。3.對質(zhì)量驗收不合格的檔案數(shù)字化工作，應責令相關(guān)部門進行整改，整改完成后重新進行驗收，直至驗收合格為止。五、檔案數(shù)字化安全保密管理（一）安全保密制度1.建立健全檔案數(shù)字化安全保密制度，明確安全保密責任，加強安全保密教育，提高員工的安全保密意識。2.檔案數(shù)字化工作場所應具備安全保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等。工作場所應保持整潔、有序，嚴禁無關(guān)人員進入。3.檔案數(shù)字化設備應專人專用，定期進行維護和檢查。設備應設置密碼保護，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應進行加密存儲，加密密鑰應妥善保管。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案數(shù)據(jù)，應采用高強度加密算法進行加密。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。備份數(shù)據(jù)應進行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強對網(wǎng)絡安全的管理，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設備，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）人員安全管理1.檔案數(shù)字化工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。工作人員應嚴格遵守安全保密制度，不得泄露檔案信息。2.對檔案數(shù)字化工作人員進行背景審查，確保人員具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。工作人員應定期進行安全保密培訓，提高安全保密技能。3.對離職的檔案數(shù)字化工作人員，應及時收回其工作證件和設備，進行離職審計，確保檔案信息安全。（四）保密監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案數(shù)字化安全保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全保密隱患。監(jiān)督檢查應包括安全保密制度執(zhí)行情況、設備運行情況、人員操作情況等方面。2.對違反安全保密制度的行為，應及時進行糾正和處理。對造成檔案信息泄露的，應依法追究相關(guān)人員的責任。3.建立安全保密舉報制度，鼓勵員工對違反安全保密制度的行為進行舉報。對舉報屬實的，應給予舉報人獎勵。六、檔案數(shù)字化工作經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預算1.檔案數(shù)字化工作經(jīng)費應納入公司年度預算，根據(jù)檔案數(shù)字化工作計劃和實施方案，編制詳細的經(jīng)費預算。2.經(jīng)費預算應包括檔案數(shù)字化設備購置費用、軟件購買費用、掃描費用、圖像處理費用、數(shù)據(jù)存儲費用、人員培訓費用、安全保密設施建設費用等方面。（二）經(jīng)費使用1.檔案數(shù)字化工作經(jīng)費應?？顚Ｓ?，嚴格按照預算進行使用。經(jīng)費使用應符合國家有關(guān)財務規(guī)定，報銷手續(xù)應齊全、合規(guī)。2.對檔案數(shù)字化設備購置、軟件購買等大額支出，應按照公司采購管理規(guī)定進行招標采購。采購過程應公開、公平、公正，確保采購質(zhì)量和價格合理。3.對檔案數(shù)字化工作中的臨時性費用支出，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批。審批通過后，方可進行支出。（三）經(jīng)費核算1.檔案管理部門應建立檔案數(shù)字化工作經(jīng)費核算制度，對經(jīng)費使用情況進行詳細記錄和核算。經(jīng)費核算應包括收入、支出、結(jié)余等方面。2.定期對檔案數(shù)字化工作經(jīng)費進行審計，確保經(jīng)費使用合法合規(guī)。審計內(nèi)容應包括經(jīng)費預算執(zhí)行情況、經(jīng)