PAGE律所人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)律所人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在律所人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于律所全體員工的人事檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。2.完整性原則：全面收集員工各類(lèi)人事信息，確保檔案資料齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件及學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。2.在校學(xué)習(xí)成績(jī)單、畢業(yè)論文等相關(guān)材料。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)等。2.勞動(dòng)合同、離職證明等相關(guān)材料。（四）職業(yè)資格證書(shū)律師執(zhí)業(yè)證、司法考試證書(shū)、其他專業(yè)資格證書(shū)等復(fù)印件。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷參加各類(lèi)培訓(xùn)的證書(shū)、培訓(xùn)記錄等材料。（六）業(yè)績(jī)成果承辦的重大案件記錄、發(fā)表的專業(yè)文章、獲得的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等材料。（七）考核評(píng)價(jià)年度考核、績(jī)效考核、專項(xiàng)考核等結(jié)果材料。（八）薪酬福利工資發(fā)放記錄、社保繳納記錄、福利待遇相關(guān)材料。（九）黨團(tuán)關(guān)系黨員、團(tuán)員的入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正材料、組織關(guān)系介紹信等。（十）其他材料員工的獎(jiǎng)懲記錄、健康體檢報(bào)告、其他與個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工入職時(shí)，由本人按照要求提交相關(guān)人事檔案材料。2.各部門(mén)定期將涉及員工人事變動(dòng)、業(yè)績(jī)考核等相關(guān)材料及時(shí)移交至人事部門(mén)。3.人事部門(mén)主動(dòng)收集與員工相關(guān)的各類(lèi)信息，如培訓(xùn)通知、榮譽(yù)表彰文件等。（二）整理要求1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)，按照上述檔案內(nèi)容的類(lèi)別依次排列。2.每份材料應(yīng)完整、清晰，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.材料應(yīng)使用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查閱。四、檔案保管（一）保管部門(mén)律所設(shè)立專門(mén)的人事檔案保管室，由人事部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作。（二）保管環(huán)境檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)良好。（三）檔案存放1.按照員工類(lèi)別和檔案內(nèi)容類(lèi)別，將人事檔案分類(lèi)存放于檔案柜中，并建立檔案索引。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完整無(wú)損。（五）檔案查閱1.律所內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在人事部門(mén)指定人員陪同下查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱人事檔案的，需出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)律所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行，查閱內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人事部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.每年[具體時(shí)間]對(duì)員工的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)成果等進(jìn)行全面梳理，如有變動(dòng)及時(shí)更新檔案。（二）即時(shí)更新1.員工工作崗位變動(dòng)、學(xué)歷學(xué)位變更、獲得新的職業(yè)資格證書(shū)、受到獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知人事部門(mén)，人事部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新。2.涉及員工薪酬福利調(diào)整、社保繳納變更等信息，人事部門(mén)應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)及時(shí)更新檔案。（三）檔案維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案材料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案保管室應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.涉及檔案管理的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職后，其人事檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后[X]年內(nèi)妥善保管。2.超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，經(jīng)律所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.人事部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案材料進(jìn)行清理、登記，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人、律所領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員、監(jiān)督人員等信息