PAGE文書檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高文書檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、信函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：文書檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)文書檔案的安全保密工作，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于文書檔案的查詢、借閱和利用。二、文書檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司文書檔案，對各部門形成的檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢。4.負(fù)責(zé)文書檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對文書檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供文書檔案的查詢、借閱服務(wù)，并對利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。7.組織開展文書檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案意識和管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時。2.按照公司文書檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部門。3.嚴(yán)格遵守文書檔案的借閱、使用和歸還規(guī)定，并指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作。4.協(xié)助綜合管理部門做好文書檔案的鑒定、銷毀和移交等工作。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、報告、合同、協(xié)議、信函、會議紀(jì)要等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)給公司的文件、指示、通知等，并要求公司貫徹執(zhí)行或存檔備查的。3.公司對外報送的文件、報表、材料等，以及與外單位簽訂的合同、協(xié)議等。4.公司內(nèi)部各部門之間形成的文件、報告、函件等，以及部門內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.公司召開的各類會議形成的會議文件、會議紀(jì)要、決議等。6.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料等，如重要的工作筆記、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.收集的文書檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的文書檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）整理方法1.分類：文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問題等進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（部門）分類按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行劃分；問題分類則根據(jù)文件的內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行歸類。2.編號：對每份文書檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。編號可采用流水號或其他科學(xué)合理的編號方式。3.編目：編制文書檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。檔號應(yīng)與編號相對應(yīng)，文號為文件的發(fā)文字號，題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期為文件的形成日期，責(zé)任者為文件的制發(fā)部門或個人，保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價值確定為永久、長期或短期。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件進(jìn)行整理和修復(fù)，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響文件的閱讀和使用。5.裝盒：將裝訂好的文書檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明盒號、年度、機(jī)構(gòu)（部門）、保管期限等信息。四、文書檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放文書檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.文書檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于重要的文書檔案，應(yīng)采取備份存儲的方式，如采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存放。3.定期對文書檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。4.對檔案庫房的溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進(jìn)行調(diào)整。（三）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)對文書檔案的保密管理。2.對涉及公司機(jī)密及敏感信息的文書檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息的泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員查閱、使用或傳播。4.在檔案的查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。五、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)文書檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀、科學(xué)的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循“保留重要的、銷毀無用的”原則，確保檔案的質(zhì)量和價值。（二）鑒定組織1.成立文書檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.逐件審查檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等，判斷其是否具有保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《文書檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《文書檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息。4.銷毀完畢后，《文書檔案銷毀清單》應(yīng)與檔案銷毀記錄一起歸檔保存，以備查考。六、文書檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱文書檔案。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱與本人工作相關(guān)的文書檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司文書檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門及員工可到綜合管理部門檔案庫房查閱文書檔案。查閱時，應(yīng)填寫《文書檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案的檔號、文號、題名等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱檔案的檔號、文號、題名等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批情況，確定借閱期限和借閱范圍，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制理由、復(fù)制檔案的檔號、文號、題名等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批情況，確定復(fù)制方式和復(fù)制份數(shù)，并辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。（三）利用要求1.查閱、借閱文書檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換或標(biāo)注檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)綜合管理部門同意，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.外單位查閱、借閱公司文書檔案時，應(yīng)嚴(yán)格