PAGE檔案管理制度常用格式一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動和工作成果。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.參與公司/組織重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。8.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系和交流。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，并定期向檔案管理部門移交。2.指導(dǎo)本部門員工正確形成和積累檔案，提高檔案質(zhì)量。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。4.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件材料，如請示、報(bào)告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含公司/組織的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案：涉及員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等人事資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分類收集整理各類業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動和工作場景的聲像資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號。2.編號方法：采用層次分類編號法，按照檔案類別、年度、保管期限、流水號等進(jìn)行編號。例如：文書檔案編號為WS[年份][保管期限][流水號]，科技檔案編號為KJ[年份][項(xiàng)目編號][保管期限][流水號]等。3.編號規(guī)則：年份：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限：分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年），分別用“Y”“C”“D”表示。流水號：按照檔案形成的先后順序，從阿拉伯?dāng)?shù)字“0001”開始依次編號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時形成和完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，并移交至檔案管理部門。3.對于重要活動、項(xiàng)目形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)，將相關(guān)檔案整理齊全后移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司/組織在對外交往、合作等活動中形成的檔案資料。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一事由的文件應(yīng)集中排列。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面并加蓋檔號章。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類，裝訂成冊。5.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立個人檔案卷。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物等信息，并配以文字說明。8.電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別、年度等進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，并確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上填寫檔號、題名、年度、保管期限等信息。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案存入檔案庫房，一份留存檔案管理部門備查。3.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔的檔案進(jìn)行核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案保管1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。5.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。6.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審批，簽署意見。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱申請人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、檔號、查閱目的、查閱期限等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤服務(wù)，了解利用效果，及時反饋相關(guān)信息。3.鼓勵員工通過檔案管理系統(tǒng)等信息化手段查閱檔案，提高檔案利用效率。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對涉及公司/組織機(jī)密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，如需延長保管期限的，應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核批準(zhǔn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家檔案行政管理部門和上級主管部門的要求編制，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽