PAGE檔案庫(kù)房管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案在庫(kù)房的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等。2.制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全防范工作，確保檔案安全。4.組織檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.為公司各部門(mén)提供檔案查閱、利用等服務(wù)。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、上架、下架、整理等具體操作。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生、溫濕度控制、防火防盜等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理，并按規(guī)定移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，不得擅自查閱、銷(xiāo)毀檔案。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）庫(kù)房選址檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。（二）庫(kù)房布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于操作和管理。2.檔案存放區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)別、年度等進(jìn)行合理劃分，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）設(shè)施設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，應(yīng)符合檔案保管要求，確保檔案存放安全。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)、吸塵器、擋鼠板等。4.配備檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集應(yīng)遵循齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確的原則，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，確保檔案的安全。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，便于檔案的檢索和利用。五、檔案保管（一）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。2.檔案上架應(yīng)按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行，不得隨意擺放。（二）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確合理，確保檔案在保管期限內(nèi)得到妥善保管。（三）檔案定期檢查1.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好情況、保管環(huán)境等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的完整。（四）檔案保管環(huán)境維護(hù)1.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.做好溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)調(diào)整調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫(kù)房溫濕度符合要求。3.加強(qiáng)防火防盜工作，定期檢查消防器材和監(jiān)控設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。4.做好防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠等工作，定期投放防蟲(chóng)藥品，采取防潮措施，安裝防塵設(shè)備，設(shè)置擋鼠板等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.查閱登記應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，以備查詢(xún)。（三）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱區(qū)。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（四）利用反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用者的反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.對(duì)于檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的正常利用。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的鑒定范圍、鑒定方法等。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日，公示無(wú)異議后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。2.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）銷(xiāo)毀記錄建立檔案銷(xiāo)毀記錄檔案，記錄檔案銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息，以備查詢(xún)。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)