PAGE隔離點檔案管理制度一、總則（一）目的為加強隔離點檔案管理，確保隔離點工作中產(chǎn)生的各類檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為隔離點工作的開展、總結、評估以及后續(xù)相關工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所設立的各類隔離點，包括但不限于因疫情防控等原因設立的集中隔離點、居家隔離觀察點等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映隔離點工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集隔離點工作過程中形成的各種文件、記錄、報表等資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，便于管理和查閱。4.保密性原則：對于涉及個人隱私、敏感信息等的檔案資料，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善隔離點檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各隔離點的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管隔離點的重要檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。5.為公司/組織內(nèi)部及外部相關單位提供檔案查閱、借閱等服務。（二）隔離點負責人職責1.負責本隔離點檔案管理工作的組織和協(xié)調，確保檔案管理工作與隔離點各項工作同步開展。2.指定專人負責檔案的日常收集、整理和初步歸檔工作，對檔案資料的真實性、完整性負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的移交、保管等工作，及時向檔案管理部門反饋檔案管理工作中存在的問題。（三）檔案管理人員職責1.嚴格按照檔案管理制度的要求，認真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。2.對檔案資料進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向隔離點負責人和檔案管理部門報告，并采取相應措施進行處理。3.負責檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全和完整。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的數(shù)字化錄入、數(shù)據(jù)庫維護等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.人員信息檔案：包括隔離人員的基本信息（姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式等）、健康狀況、行程軌跡、核酸檢測報告、解除隔離證明等。2.工作記錄檔案：隔離點的日常工作安排、值班記錄、物資采購與發(fā)放記錄、消毒記錄、醫(yī)療廢棄物處理記錄、安全巡查記錄等。3.文件資料檔案：上級部門下發(fā)的關于隔離點工作的文件、通知、指示，隔離點制定的各項工作制度、應急預案、工作方案等。4.影像資料檔案：隔離點的現(xiàn)場照片、視頻監(jiān)控資料、工作場景記錄等。5.其他相關檔案：與隔離點工作有關的會議紀要、工作匯報、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各隔離點應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集各類檔案資料，確保檔案資料的及時性。2.檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，紙張規(guī)格統(tǒng)一，便于長期保存。4.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案資料，應在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。2.重要事件、緊急情況等產(chǎn)生的檔案資料，應在事件處理完畢后的[X]小時內(nèi)收集，并及時進行整理和歸檔。四、檔案整理（一）分類標準1.按年度分類：將每年形成的檔案分為一類，便于按年度順序進行排列和管理。2.按類別分類：根據(jù)檔案的性質和內(nèi)容，分為人員信息類、工作記錄類、文件資料類、影像資料類、其他類等。3.按保管期限分類：分為短期檔案（保管期限[X]年）、中期檔案（保管期限[X]年）、長期檔案（保管期限[X]年）和永久檔案。（二）整理方法1.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。2.編頁號：在每一頁檔案的右上角或右下角編寫頁號，便于查找和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，目錄應清晰、準確，便于查閱。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）數(shù)字化處理1.對重要的檔案資料進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應按照紙質檔案的分類標準進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確保檔案的質量符合要求。2.將審核通過的檔案按照分類標準和編號順序進行排列，裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關信息。3.將檔案盒放入檔案柜中，按照年度、類別、保管期限等順序進行存放，建立檔案存放索引，便于查找。4.檔案管理人員對歸檔情況進行記錄，填寫檔案歸檔登記表，包括檔案名稱、數(shù)量、歸檔日期、保管期限等信息。（二）歸檔時間1.每月末，各隔離點應將當月形成的檔案資料整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門。2.隔離點工作結束后，應在[X]個工作日內(nèi)將全部檔案資料整理歸檔，并移交至檔案管理部門。六、檔案保管（一）保管場所1.設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的檔案資料，應采取多種保管方式，如紙質檔案與電子檔案同時保存、復印件與原件分別保管等，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.清查結束后，應填寫檔案清查登記表，記錄清查情況和處理結果。七、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱隔離點檔案的人員。2.外部相關單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準后查閱隔離點檔案的人員。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，為借閱人辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑檔案借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應按照借閱申請表的要求提供檔案，并做好借閱登記。5.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應愛護檔案資料,不得擅自涂改、損壞、轉借、丟失檔案。2.查閱檔案時,應在檔案管理部門指定的地點進行,不得將檔案帶出指定地點。3.如需復印檔案資料,應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應妥善保管,不得隨意傳播。4.檔案利用過程中形成的相關記錄,如查閱記錄、復印記錄等,應及時歸檔保存。八、檔案保密（一）保密措施1.人員管理：對檔案管理人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.場所管理：檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理部門應配備必要的保密設備，如保險柜、加密軟件等，確保檔案信息的安全。3.文件管理：對涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應標明密級，并采取相應的保密措施，如單獨存放、加密存儲等。4.借閱管理：嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，借閱人應簽訂保密承諾書，確保檔案信息不被泄露。（二）保密責任追究1.對于違反檔案保密制度，泄露檔案信息的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.因泄露檔案信息給公司/組織或他人造成損失的，應依法承擔賠償責任。3.構成犯罪的，將依法追究刑事責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，定期對檔案進行鑒定。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于涉及重要歷史事件、關鍵信息等具有長期保存價值的檔案，應延長保管期限。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組織成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員等。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定意見經(jīng)公司/組織領導審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織領導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3