PAGE退休工人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強退休工人檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護退休工人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織退休工人檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：退休工人檔案由公司/組織指定的部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映退休工人的工作經(jīng)歷、政治面貌、獎懲情況等信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保退休工人檔案信息不被泄露。4.服務(wù)性原則：為退休工人提供檔案查閱、證明出具等服務(wù)，保障其合法權(quán)益。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)等相關(guān)材料。（二）自傳材料退休工人撰寫的個人成長經(jīng)歷、思想變化等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效考核表等反映工作表現(xiàn)的材料。2.各類先進表彰、獎勵證書及相關(guān)審批材料。3.干部任免審批表、崗位變動審批表等涉及職務(wù)變動的材料。（四）政審材料政治歷史審查、入黨入團志愿書、政治面貌證明等相關(guān)材料。（五）黨團材料入黨申請書、思想?yún)R報、團組織關(guān)系證明等材料。（六）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等反映工資待遇的材料。2.退休審批表、退休證等退休相關(guān)材料。3.出國（境）審批表、護照等涉及出國（境）的材料。（七）其他可供組織參考的材料如體檢報告、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、榮譽證書等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時將涉及退休工人的各類材料移交檔案管理部門，確保檔案材料的完整性。2.退休工人本人應(yīng)主動配合檔案管理部門，如實提供個人相關(guān)材料。（二）整理流程1.檔案管理人員對收集到的材料進行分類、排序，確保材料順序合理。2.對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，便于查找和管理。3.剔除重復(fù)、無效的材料，對破損、褪色的材料進行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案材料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、姓名、退休時間等信息。四、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護。2.按照檔案類別、退休時間等進行分類存放，便于查找和管理。（三）保管期限退休工人檔案應(yīng)長期保管，確保檔案信息的完整性和可追溯性。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.每年至少進行一次全面的檔案清查工作，并形成清查報告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.退休工人本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱退休工人檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱登記表。3.外單位因特殊原因需要查閱退休工人檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印相關(guān)材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱規(guī)定1.一般情況下，退休工人檔案不對外借閱。特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案安全完整。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件退休工人因工作調(diào)動、戶口遷移等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)退休工人的轉(zhuǎn)遞申請，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章后返回。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立退休工人檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護1.將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息。（三）信息安全管理1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善退休工人檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理退休工人檔案，做好檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案材料的收集、整理、裝訂、保管等。2.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，做好登記和記錄工作。3.維護檔案信息管理系統(tǒng)，及時錄入和更新檔案信息。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限，對退休工人檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案內(nèi)容進行審查，判斷其是否具有保存價值。2.結(jié)合檔案保管期限，確定檔案的存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊。