PAGE體育館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強體育館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育館內(nèi)所有部門及工作人員在工作活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指體育館在各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體育館檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映體育館的工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)體育館檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為體育館的各項工作提供服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.對本部門形成的檔案進(jìn)行分類管理，明確專人負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括體育館的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.場館建設(shè)與維護(hù)檔案：涵蓋場館規(guī)劃設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料、設(shè)備采購合同及維護(hù)記錄等。3.賽事活動檔案：涉及賽事策劃方案、報名信息、賽程安排、成績記錄、頒獎儀式資料等。4.體育培訓(xùn)檔案：包含培訓(xùn)課程設(shè)置、學(xué)員名單、教學(xué)資料、考核成績等。5.財務(wù)檔案：如財務(wù)報表、預(yù)算決算資料、收支憑證、合同協(xié)議等。6.人事檔案：職工入職離職手續(xù)、考勤記錄、績效考核資料、培訓(xùn)檔案等。7.安全保衛(wèi)檔案：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、巡查記錄、事故處理報告等。8.宣傳檔案：體育館宣傳資料、新聞報道、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、場館建設(shè)類、賽事活動類等一級類目，在一級類目下再細(xì)分二級、三級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別和順序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和管理。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序排列存放。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映體育館主要職能活動和歷史面貌的，對本館、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本館實際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理時明確標(biāo)注。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足體育館各項工作需要為出發(fā)點，積極提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，防止檔案的泄密和丟失。（二）利用范圍1.館內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等，以便于統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名旦、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，報館領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字注明銷毀情況。（四）特殊情況處理對于涉及重要歷史事件、重大決策等具有特殊意義的檔案，即使超過保管期限，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的體育館檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為體育館的各項工作提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能。3.安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保電子檔案的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系