PAGE化工企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)化工企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本化工企業(yè)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中管理企業(yè)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、存儲(chǔ)和保管。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。積極配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成范圍1.行政管理檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，合同協(xié)議等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案：涵蓋生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檔案、科研項(xiàng)目檔案等。3.經(jīng)營(yíng)管理檔案：如市場(chǎng)營(yíng)銷策略、銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、物資采購(gòu)檔案等。4.安全環(huán)保檔案：安全生產(chǎn)管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、危險(xiǎn)廢物管理檔案等。5.基本建設(shè)檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)、完整歸檔。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年整理歸檔完畢。2.工程項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔。3.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后兩個(gè)月內(nèi)整理歸檔。三、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)：按照企業(yè)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂。2.分類：按照分類方法對(duì)文件進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每份文件或每組文件編制唯一的編號(hào)。4.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等。5.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。四、檔案的編目與檢索（一）編目要求1.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。2.編制全宗指南、檔案分類目錄、專題目錄等檢索工具，提高檔案檢索效率。（二）檢索工具1.全宗指南：介紹企業(yè)檔案全宗的基本情況，包括企業(yè)概況、檔案形成歷史、檔案內(nèi)容與成分等。2.檔案分類目錄：按照檔案分類體系編制，反映各類檔案的存放位置和基本內(nèi)容。3.專題目錄：根據(jù)企業(yè)特定需求，如工程項(xiàng)目檔案目錄、科研項(xiàng)目檔案目錄等，集中反映某一專題檔案的相關(guān)信息。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有參考價(jià)值的檔案。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄保存期限與檔案保管期限相同。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.為企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足日常工作需要。2.為企業(yè)外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，如政府部門、合作伙伴等，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原檔案編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等進(jìn)行快速檢索。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，設(shè)置借閱期限提醒。4.權(quán)限管理：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。八、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（三）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。各部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整