PAGE科研論文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研論文檔案的管理，確?？蒲姓撐臋n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研論文檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及科研論文創(chuàng)作、發(fā)表及相關(guān)檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研論文檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則科研論文檔案應(yīng)如實(shí)反映科研活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則對(duì)于涉及公司機(jī)密、技術(shù)秘密等內(nèi)容的科研論文檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的服務(wù)效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司科研論文檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門科研論文檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)科研論文檔案的集中保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.按照規(guī)定向公司內(nèi)部和外部提供科研論文檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.定期對(duì)科研論文檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。（二）科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目科研論文的撰寫、修改和發(fā)表工作。2.督促項(xiàng)目組成員及時(shí)將科研論文相關(guān)資料整理歸檔，并提交給檔案管理部門。3.對(duì)本項(xiàng)目科研論文檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）論文撰寫人員職責(zé)1.按照科研項(xiàng)目要求和學(xué)術(shù)規(guī)范撰寫科研論文，并確保論文內(nèi)容的質(zhì)量。2.在論文發(fā)表后，及時(shí)將論文原件、發(fā)表刊物、相關(guān)評(píng)審意見等資料整理齊全，提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好科研論文檔案的管理工作。三、科研論文檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目所產(chǎn)生的科研論文，包括已發(fā)表和未發(fā)表的。2.公司員工獨(dú)立完成或參與完成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的科研論文。3.公司在學(xué)術(shù)交流、合作研究等活動(dòng)中形成的科研論文。4.論文的原始稿件、修改稿、評(píng)審意見、發(fā)表刊物、獲獎(jiǎng)證書等相關(guān)資料。（二）收集時(shí)間1.對(duì)于已發(fā)表的科研論文，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或論文撰寫人員應(yīng)在論文發(fā)表后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將論文原件及相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.對(duì)于未發(fā)表的科研論文，在論文定稿后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將論文及相關(guān)資料整理歸檔，并提交給檔案管理部門。（三）整理要求1.科研論文檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或作者進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目或作者的論文及相關(guān)資料應(yīng)集中在一起。2.每份論文檔案應(yīng)包括論文原件、發(fā)表刊物復(fù)印件（如有）、評(píng)審意見、修改記錄等資料，并按照順序進(jìn)行排列。3.論文應(yīng)按照規(guī)范的格式進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明論文題目、作者、發(fā)表刊物、發(fā)表時(shí)間等信息。4.對(duì)于電子文檔形式的科研論文，應(yīng)確保文檔格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文檔相對(duì)應(yīng)。同時(shí)，電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。四、科研論文檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或論文撰寫人員將整理好的科研論文檔案提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知提交人進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.審核通過后，檔案管理部門將科研論文檔案進(jìn)行編號(hào)、登記，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。4.將科研論文檔案按照分類順序存放在檔案庫房的相應(yīng)位置。（二）保管期限1.對(duì)于具有重要科研價(jià)值、技術(shù)創(chuàng)新性強(qiáng)、對(duì)公司發(fā)展具有重大影響的科研論文檔案，保管期限為[X]年。2.一般的科研論文檔案，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。五、科研論文檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科研論文檔案的，應(yīng)填寫《科研論文檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱科研論文檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.科研論文檔案一般不提供借閱服務(wù)。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《科研論文檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱科研論文檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。（二）復(fù)制與摘錄1.查閱人員如需復(fù)制科研論文檔案的部分內(nèi)容，應(yīng)填寫《科研論文檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門安排專人進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的科研論文檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣，確保復(fù)制件與原件一致。3.查閱人員如需摘錄科研論文檔案的部分內(nèi)容，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行摘錄，并不得擅自擴(kuò)大摘錄范圍。摘錄內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核后，方可使用。六、科研論文檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)科研論文檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)科研論文的重要性、時(shí)效性、參考價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的科研論文檔案，由檔案管理部門編制《科研論文檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《科研論文檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀科研論文檔案時(shí)，