PAGE運行檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和工作情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項活動和工作，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全管理，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司/組織的各項工作提供檔案支持。6.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。8.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系和交流。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務(wù)管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料等。5.工程技術(shù)類：包括工程圖紙、技術(shù)文件、施工方案、驗收報告等。6.其他類：包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用分類編號法進(jìn)行編號。具體編號方法如下：1.一級編號：根據(jù)檔案分類，采用大寫字母表示各類檔案，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類,“E”表示工程技術(shù)類，“F”表示其他類。2.二級編號：根據(jù)每類檔案的具體內(nèi)容，采用數(shù)字進(jìn)行細(xì)分編號。例如，行政管理類中的文件檔案編號為“A1”，會議記錄檔案編號為“A2”等。3.三級編號：對于一些內(nèi)容較多、需要進(jìn)一步細(xì)分的檔案，可以采用三級編號。例如，業(yè)務(wù)經(jīng)營類中的銷售合同檔案編號為“D101”，采購合同檔案編號為“D102”等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時將檔案移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對于一些重要的、具有長期保存價值且分散在不同部門的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行收集和整合。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。2.整理檔案時，應(yīng)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正和規(guī)范。3.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如年度、月份、日期等，便于查找和利用。4.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.應(yīng)定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確定是否已失去保存價值。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.根據(jù)批準(zhǔn)的檔案銷毀審批表，由檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、自動化檢索、網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，保證系統(tǒng)的正常運行。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能的完整性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計部門人員等，負(fù)責(zé)對公司/組織檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對公司/組織檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理