PAGE檔案室責(zé)任與追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，明確檔案管理工作中各崗位人員的責(zé)任，規(guī)范責(zé)任追究行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：清晰界定檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人。3.客觀公正原則：責(zé)任追究過程中應(yīng)依據(jù)事實(shí)和相關(guān)規(guī)定，客觀公正地認(rèn)定責(zé)任。4.預(yù)防為主原則：通過明確責(zé)任和規(guī)范流程，預(yù)防檔案管理事故的發(fā)生，將問題解決在萌芽狀態(tài)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護(hù)等，保證檔案實(shí)體安全。4.按照規(guī)定的查閱、借閱手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施。6.協(xié)助做好檔案的數(shù)字化工作，提高檔案利用效率。7.參與檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和說明。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。（三）檔案查閱、借閱人員職責(zé)1.遵守檔案查閱、借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理查閱、借閱手續(xù)。2.在查閱、借閱檔案過程中，愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出規(guī)定場(chǎng)所，不得泄露檔案內(nèi)容。4.按時(shí)歸還所借閱的檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)。三、檔案管理工作流程及責(zé)任規(guī)范（一）檔案收集1.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行收集，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集過程中，應(yīng)注意對(duì)文件材料的來源、內(nèi)容、日期等進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。4.檔案形成部門如未及時(shí)、完整地收集檔案，導(dǎo)致檔案缺失或不完整，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)主要責(zé)任。（二）檔案整理1.檔案室管理人員按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，包括分類、編號(hào)、編目等。2.整理過程中應(yīng)遵循檔案整理的基本原則和方法，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)唯一、編目準(zhǔn)確。3.對(duì)于不符合整理要求的檔案，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其重新整理。4.如因檔案室管理人員整理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案混亂、編號(hào)錯(cuò)誤等問題，由檔案室管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.如因保管不善，導(dǎo)致檔案損壞、丟失等事故，由檔案室管理人員承擔(dān)主要責(zé)任；如因檔案形成部門未按要求移交檔案或提供虛假檔案信息，導(dǎo)致保管出現(xiàn)問題，檔案形成部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案查閱、借閱1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案室。2.檔案室管理人員根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好登記工作，記錄查閱、借閱時(shí)間、人員、檔案名稱等信息。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所查閱檔案，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.如查閱、借閱人員違反查閱、借閱規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露或損壞，由查閱、借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；如檔案室管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱手續(xù)，導(dǎo)致檔案管理失控，由檔案室管理人員承擔(dān)責(zé)任。（五）檔案鑒定、銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，提出鑒定意見。4.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。6.如因鑒定不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀，或銷毀過程中存在違規(guī)操作，由鑒定小組負(fù)責(zé)人及監(jiān)銷人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、責(zé)任追究情形（一）檔案管理工作中的違規(guī)行為1.未按照規(guī)定的程序和要求收集、整理、保管檔案，導(dǎo)致檔案缺失、損壞、混亂等。2.擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.違反檔案查閱、借閱制度，擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍，泄露檔案機(jī)密。4.未按時(shí)移交檔案或拒絕移交檔案。5.在檔案鑒定、銷毀工作中，違反規(guī)定程序，造成檔案流失或不當(dāng)銷毀。（二）因檔案管理不善導(dǎo)致的損失1.由于檔案保管不當(dāng)，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、被盜等事故，導(dǎo)致檔案實(shí)體損壞或丟失，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響。2.因檔案信息泄露，給公司/組織帶來商業(yè)秘密泄露、聲譽(yù)受損等后果。（三）其他違反檔案管理規(guī)定的行為1.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題隱瞞不報(bào)、拖延處理。2.不配合檔案管理部門進(jìn)行檔案清查、盤點(diǎn)等工作。五、責(zé)任追究方式（一）批評(píng)教育對(duì)于初次違反檔案管理規(guī)定，情節(jié)較輕，未造成嚴(yán)重后果的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正錯(cuò)誤行為。（二）警告對(duì)違反檔案管理規(guī)定，情節(jié)較為嚴(yán)重，但尚未構(gòu)成重大損失的人員，給予警告處分，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（三）罰款根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和造成的后果，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員處以一定金額的罰款，罰款金額根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）降職、撤職對(duì)于因嚴(yán)重違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)重大失誤，給公司/組織造成較大損失或不良影響的人員，給予降職或撤職處分。（五）法律責(zé)任如因檔案管理違規(guī)行為觸犯國家法律法規(guī)的，依法追究相關(guān)責(zé)任人員的法律責(zé)任。六、責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與舉報(bào)1.檔案管理部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)責(zé)任追究情形，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并開展初步調(diào)查。2.公司/組織內(nèi)部其他部門或人員發(fā)現(xiàn)檔案管理違規(guī)行為，有權(quán)向檔案管理部門舉報(bào)，舉報(bào)應(yīng)提供相關(guān)線索和證據(jù)。（二）調(diào)查與核實(shí)1.檔案管理部門接到舉報(bào)或發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)成立調(diào)查組，對(duì)責(zé)任追究情形進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.調(diào)查組應(yīng)通過查閱檔案、詢問當(dāng)事人、收集相關(guān)證據(jù)等方式，全面了解事件經(jīng)過，確定責(zé)任主體和責(zé)任程度。3.在調(diào)查過程中，應(yīng)充分聽取被調(diào)查人員的陳述和申辯，保證調(diào)查結(jié)果客觀公正。（三）責(zé)任認(rèn)定與提出處理建議1.調(diào)查組根據(jù)調(diào)查核實(shí)情況，依據(jù)本制度及相關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任主體的責(zé)任進(jìn)行認(rèn)定。2.針對(duì)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，提出相應(yīng)的處理建議，處理建議應(yīng)明確責(zé)任追究方式、處罰依據(jù)等內(nèi)容。（四）審批與執(zhí)行1.處理建議提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出最終處理決定。2.責(zé)任追究決定應(yīng)及時(shí)通知責(zé)任人員，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公布。3.責(zé)任人員應(yīng)按照處理決定接受相應(yīng)處罰，處