PAGE檔案館檔案出館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館檔案出館管理，確保檔案的安全與完整，保障檔案的合理利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館各類檔案的出館管理工作，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案出館工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案在出館過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，促進(jìn)檔案的合理利用，滿足公司/組織及社會各界的查閱需求。二、檔案出館申請（一）申請主體1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.外單位因工作需要查閱檔案的，需按照規(guī)定程序提交申請。（二）申請內(nèi)容1.申請查閱檔案的部門或單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。2.查閱檔案的目的、范圍及具體內(nèi)容要求。3.查閱檔案的時(shí)間安排。（三）申請流程1.本公司/組織內(nèi)部申請：部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的相關(guān)信息，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至檔案館。2.外單位申請：外單位需提前向檔案館提交書面申請函，說明查閱檔案的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。申請函經(jīng)檔案館審核同意后，外單位填寫《檔案查閱申請表》，按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)。三、檔案出館審批（一）審批主體1.本公司/組織內(nèi)部查閱檔案的申請，由檔案館負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.外單位查閱檔案的申請，根據(jù)查閱檔案的密級和重要程度，分別由公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請查閱檔案的目的是否正當(dāng)、合理，與工作需要相關(guān)。2.查閱檔案的范圍是否明確、適度，不涉及無關(guān)內(nèi)容。3.查閱檔案的時(shí)間安排是否合理，是否會影響檔案的正常管理和利用。4.外單位申請查閱檔案的，是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求。（三）審批流程1.檔案館收到申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請主體的資格和申請信息的完整性。2.將審核通過的申請?zhí)峤恢料鄳?yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)，審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，并簽署審批意見。3.檔案館根據(jù)審批意見，決定是否批準(zhǔn)檔案出館申請。如批準(zhǔn)申請，向申請人發(fā)出《檔案查閱批準(zhǔn)通知書》；如不批準(zhǔn)申請，向申請人說明理由。四、檔案出館登記（一）登記內(nèi)容1.查閱檔案的申請人姓名、單位名稱、聯(lián)系方式。2.查閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)。3.查閱檔案的名稱、數(shù)量、密級。4.檔案出館和歸還的交接情況，包括交接時(shí)間、交接人等。（二）登記流程1.申請人在檔案出館前，到檔案館辦理登記手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》。2.檔案館工作人員根據(jù)申請人填寫的登記表內(nèi)容，進(jìn)行詳細(xì)記錄，并與申請人核對確認(rèn)。3.登記完成后，檔案館工作人員為申請人開具檔案出館憑證，申請人憑憑證到檔案庫房提取檔案。五、檔案出館查閱（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可在檔案館指定的查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱檔案。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的檔案，申請人按照規(guī)定程序辦理復(fù)制手續(xù)后，由檔案館工作人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案館印章。（二）查閱要求1.申請人應(yīng)當(dāng)遵守檔案館的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、增減等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持查閱場所的安靜和整潔，不得大聲喧嘩、吸煙等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)當(dāng)使用檔案館統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，復(fù)制內(nèi)容應(yīng)當(dāng)清晰、完整，并與原件一致。4.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案館工作人員陪同，不得擅自將檔案帶出查閱場所。（三）查閱監(jiān)督1.檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)對申請人的查閱行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。2.如發(fā)現(xiàn)申請人有違反查閱要求的行為，檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。六、檔案出館歸還（一）歸還時(shí)間1.申請人應(yīng)當(dāng)按照《檔案查閱批準(zhǔn)通知書》中規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還檔案。2.如因特殊情況需要延長查閱時(shí)間的，申請人應(yīng)當(dāng)提前向檔案館提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）歸還要求1.申請人歸還檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保檔案的完整、整潔，無損壞、丟失等情況。2.檔案館工作人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）逾期處理1.如申請人未按照規(guī)定時(shí)間歸還檔案，檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)催還。2.對于逾期未歸還檔案的申請人，檔案館將按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。如因逾期未歸還檔案造成檔案丟失、損壞等后果的，申請人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、檔案出館安全保障（一）運(yùn)輸安全1.檔案在出館運(yùn)輸過程中，應(yīng)當(dāng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不受損壞。2.對于重要、珍貴檔案的運(yùn)輸，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)護(hù)送，并使用專門的運(yùn)輸工具。（二）存儲安全1.申請人如需臨時(shí)存儲檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案館指定的安全場所進(jìn)行存儲，并遵守檔案館的相關(guān)規(guī)定。2.檔案館應(yīng)當(dāng)定期對存儲檔案的場所進(jìn)行檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全、衛(wèi)生。（三）信息安全1.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，在出館查閱過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案查閱過程中的信息安全進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)信息安全問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案出館特殊情況處理（一）檔案損壞處理1.在檔案出館查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，申請人應(yīng)當(dāng)立即向檔案館工作人員報(bào)告。2.檔案館工作人員對損壞情況進(jìn)行核實(shí)后，根據(jù)檔案的重要程度和損壞程度，采取相應(yīng)的修復(fù)措施或進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。（二）檔案丟失處理1.如檔案在出館查閱過程中丟失，申請人應(yīng)當(dāng)立即向檔案館報(bào)告，并協(xié)助檔案館進(jìn)行查找。2.檔案館對丟失檔案的情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)后，根據(jù)檔案的密級和重要程度，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）其他特殊情況處理對于檔案出館查閱過程中出現(xiàn)的其他特殊情況，如自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，檔案館應(yīng)當(dāng)按照應(yīng)急預(yù)案及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的安全與完整。九、檔案出館統(tǒng)計(jì)與總結(jié)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.每月對檔案出館查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括查閱申請數(shù)量、查閱檔案數(shù)量、查閱部門或單位等。2.每季度對檔案出館查閱情況進(jìn)行分析總結(jié)，評估檔案利用效果，發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出改進(jìn)措施。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定格式填寫檔案出館查閱統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。（三）總結(jié)報(bào)告1.每季度末，檔案館應(yīng)當(dāng)撰寫檔案出館查閱總結(jié)報(bào)告，對本季度檔案出館查閱工作進(jìn)行全面總結(jié)。2.總結(jié)報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括檔案利用情況分析、存在問題及改進(jìn)措施、下一步工作計(jì)劃等內(nèi)容，為公司/組