PAGE公園保潔部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公園保潔部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在保潔工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公園保潔部所有檔案的管理工作，包括但不限于保潔工作計劃、工作記錄、人員信息、設(shè)備維護記錄、物資采購記錄等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保潔部檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映保潔工作的實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對涉及公園機密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.保潔工作計劃類：包括年度、季度、月度保潔工作計劃，專項保潔任務(wù)計劃等。2.工作記錄類：如每日保潔工作記錄、巡查記錄、問題處理記錄等。3.人員管理類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄等。4.設(shè)備管理類：保潔設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。5.物資管理類：物資采購計劃、入庫記錄、出庫記錄、庫存盤點記錄等。6.質(zhì)量考核類：保潔質(zhì)量檢查記錄、考核結(jié)果等。7.其他類：與保潔工作相關(guān)的合同協(xié)議、文件通知、榮譽證書等。（二）檔案編號為便于檔案的識別和管理，對每類檔案進行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.保潔工作計劃類：以“J”開頭，后跟四位數(shù)字，如“J0001”表示年度保潔工作計劃。2.工作記錄類：以“L”開頭，后跟四位數(shù)字，如“L0001”表示每日保潔工作記錄。3.人員管理類：以“P”開頭，后跟四位數(shù)字，如“P0001”表示員工檔案。4.設(shè)備管理類：以“S”開頭，后跟四位數(shù)字，如“S0001”表示保潔設(shè)備臺賬。5.物資管理類：以“W”開頭，后跟四位數(shù)字，如“W0001”表示物資采購計劃。6.質(zhì)量考核類：以“K”開頭，后跟四位數(shù)字，如“K0001”表示保潔質(zhì)量檢查記錄。7.其他類：以“Q”開頭，后跟四位數(shù)字，如“Q0001”表示合同協(xié)議。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各崗位員工應(yīng)按照規(guī)定及時將工作中形成的各類文件、資料收集齊全，并定期移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)主動收集與保潔工作相關(guān)的外部文件、資料，如政府部門的通知、行業(yè)標準等。3.對于重要活動、突發(fā)事件等形成的檔案，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在事件結(jié)束后及時整理并移交檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，放入相應(yīng)的檔案柜或檔案盒中。2.檔案應(yīng)按照編號順序排列，便于查找和使用。3.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行掃描錄入，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，方便遠程查詢和利用。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，如復(fù)制光盤、硬盤等，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案管理人員收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的保密級別和重要程度進行審批。2.對于涉及公園機密、個人隱私等重要檔案，需經(jīng)保潔部負責(zé)人批準后方可借閱。3.一般檔案的借閱，由檔案管理人員進行審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認。（四）檔案借閱1.借閱人憑《檔案借閱申請表》和有效證件到檔案管理人員處領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在收到歸還的檔案時，應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公園機密、個人隱私等重要檔案，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案整理、歸檔、保管和借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）檔案安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.檔案鑒定工作由保潔部負責(zé)人組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。3.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，對檔案進行綜合評估，確定其保存期限。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)保潔部負責(zé)人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。5.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長期保存，以備查考。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。3.定期檢查檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。4.協(xié)調(diào)與其他部門的檔案管理工作，確保檔案信息的共享和利用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定和銷毀等工作。2.建立和維護檔案管理系統(tǒng)，