PAGE檔案員離職移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案員離職時的工作交接行為，確保公司/組織檔案資料的完整性、準確性和安全性，防止因人員變動導致檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)或混亂，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有擔任檔案員崗位的人員離職時的工作交接。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：交接工作必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.全面完整原則：檔案員應將所負責的全部檔案資料、工作流程、相關設備及信息系統(tǒng)等進行全面、完整的移交，不得遺漏重要事項。3.及時準確原則：離職檔案員應在規(guī)定時間內完成移交工作，交接雙方要認真核對各項交接內容，確保信息準確無誤。4.責任明確原則：明確交接雙方的責任，對于交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題或遺留事項，要有清晰的責任界定，以保障檔案管理工作的連續(xù)性。二、移交內容（一）檔案資料1.文件檔案各類紅頭文件、內部發(fā)文、外來文件等，包括紙質文件和電子文件，應按照文件類別、年度、保管期限等進行分類整理，列出詳細清單。確保文件的完整性，檢查文件是否有缺頁、破損、字跡模糊等情況，如有問題需注明并說明處理情況。2.合同檔案已簽訂的各類合同，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等，按照合同編號順序整理。附上合同的審批表、補充協(xié)議、變更記錄等相關資料，保證合同檔案的關聯(lián)性和完整性。3.人事檔案員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等資料。確保人事檔案信息真實、準確，符合人事管理規(guī)定，同時要注意檔案的保密性。4.財務檔案會計憑證、賬簿、報表等財務資料，按照財務檔案管理要求進行分類裝訂和編號。交接時需說明財務檔案的保管期限、查閱規(guī)定等相關信息。5.項目檔案公司/組織開展的各類項目檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、項目進度記錄、驗收報告等。對項目檔案進行系統(tǒng)梳理，確保項目資料能夠完整反映項目的全過程。（二）檔案管理系統(tǒng)及賬號信息1.檔案管理系統(tǒng)操作手冊向接手人員詳細介紹檔案管理系統(tǒng)的功能模塊、操作流程、數(shù)據(jù)錄入要求等，確保接手人員能夠熟練使用系統(tǒng)進行檔案管理工作。2.系統(tǒng)賬號及密碼提供檔案管理系統(tǒng)的登錄賬號及密碼，并協(xié)助接手人員進行首次登錄驗證和權限設置調整。同時，要提醒接手人員及時修改初始密碼，確保賬號安全。（三）檔案管理設備1.存儲設備包括硬盤、光盤、磁帶等存儲介質，列出所存儲檔案資料的詳細清單，注明存儲位置及內容。檢查存儲設備的運行狀況，確保數(shù)據(jù)可正常讀取，如有損壞或數(shù)據(jù)丟失情況，需說明處理措施。2.辦公設備如檔案柜、電腦、打印機、復印機等與檔案管理工作相關的辦公設備，交接時要進行實物清點，檢查設備的使用狀態(tài)，并提供設備的使用說明和維護記錄。（四）工作流程及相關文檔1.檔案收集流程向接手人員介紹檔案收集的渠道、頻率、范圍以及相關的注意事項，提供檔案收集工作中使用的各類表格、清單等文檔。2.檔案整理流程詳細說明檔案整理的方法、標準及流程，包括分類原則、編號規(guī)則、裝訂要求等，同時移交檔案整理過程中積累的經(jīng)驗總結和常見問題處理文檔。3.檔案檢索與利用流程講解檔案檢索的方式、途徑以及檔案利用的審批程序、借閱登記等工作流程，提供相關的操作指南和登記表格。4.檔案保管與安全制度介紹檔案保管的環(huán)境要求、安全防護措施、定期盤點制度等內容，移交檔案保管過程中制定的各項安全制度文件以及安全檢查記錄。三、移交程序（一）離職申請與通知1.檔案員因離職原因需提前[X]天向所在部門提交書面離職申請，說明離職時間及預計交接時間。2.所在部門負責人收到離職申請后，應及時通知公司/組織的檔案管理部門，并確定具體的交接負責人。（二）交接準備1.離職檔案員在接到交接通知后，應立即著手對所負責的檔案資料、設備及工作流程等進行全面梳理，準備好詳細的交接清單和相關文檔資料。2.交接負責人在與離職檔案員溝通后，熟悉交接工作的大致內容和要求，制定具體的交接計劃，明確交接步驟、時間節(jié)點及雙方責任。（三）正式交接1.交接雙方按照交接計劃，在規(guī)定時間和地點進行面對面交接。交接過程中，離職檔案員應逐一向接手人員介紹各項交接內容，解答疑問，并對重要事項進行特別說明。2.接手人員要認真核對交接清單上的各項內容，對檔案資料進行逐一清點、檢查，對檔案管理系統(tǒng)及設備進行實際操作驗證，確保接收的信息準確無誤。3.雙方在交接過程中發(fā)現(xiàn)問題或存在爭議時，應及時協(xié)商解決。如無法當場解決，應記錄詳細情況，并由雙方簽字確認，明確后續(xù)處理方式和責任歸屬。（四）交接記錄1.交接雙方應在交接過程中填寫《檔案員離職交接清單》，清單內容應包括移交內容的詳細描述、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并由雙方簽字確認。2.《檔案員離職交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份，作為檔案管理工作交接的重要憑證。3.交接過程中如有需要，可對重要環(huán)節(jié)進行拍照、錄像等記錄，以備后續(xù)查閱和核實。（五）監(jiān)交1.對于檔案員離職交接工作，應由所在部門負責人或指定的監(jiān)交人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保交接工作的順利進行和交接內容的真實性、完整性。監(jiān)交人員應在《檔案員離職交接清單》上簽字確認。2.監(jiān)交人員負責協(xié)調交接雙方的工作，對交接過程中出現(xiàn)的問題及時提出意見和建議，督促雙方按時完成交接任務。四、交接后的工作（一）接手人員培訓1.檔案管理部門應在檔案員交接完成后，根據(jù)接手人員的實際情況，組織針對性的培訓，使其盡快熟悉檔案管理工作的各項流程和要求。2.培訓內容可包括檔案管理系統(tǒng)操作培訓、檔案整理規(guī)范培訓、檔案安全保密知識培訓等，培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場實操指導等多種形式。（二）數(shù)據(jù)遷移與整合1.接手人員應及時將交接過程中獲取的檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，并對原有系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對和整合，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和一致性。2.在數(shù)據(jù)遷移與整合過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在問題或與實際檔案資料不符，應及時與離職檔案員溝通核實，必要時進行補充或修正。（三）檔案清查與盤點1.接手人員在完成交接后，應在規(guī)定時間內對接收的檔案資料進行全面清查和盤點，核對檔案數(shù)量、類別、保管期限等信息，確保檔案資料的實際情況與交接清單一致。2.清查盤點過程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等問題，應及時查明原因，并按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行處理。同時，要將清查盤點結果形成書面報告，提交給檔案管理部門備案。五、責任界定（一）離職檔案員責任1.離職檔案員應確保在離職前將所負責的檔案資料、設備及工作流程等完整、準確地移交給接手人員，并對移交內容的真實性、完整性負責。2.如因離職檔案員故意隱瞞、遺漏重要信息或未按規(guī)定進行交接，導致公司/組織檔案管理工作受到影響或造成損失的，離職檔案員應承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。3.離職檔案員在交接完成后，仍需對在其任職期間形成的檔案資料的合法性、合規(guī)性負責，并應根據(jù)公司/組織的要求，配合做好相關檔案資料的查詢、核實等工作。（二）接手人員責任1.接手人員應認真履行接收職責，對接收的檔案資料、設備及工作流程等進行仔細核對和檢查，確保接收內容符合要求。2.如接手人員在交接過程中未認真履行職責，導致接收的檔案資料存在問題或遺漏重要信息，接手人員應承擔相應的責任，并負責及時整改和完善。3.接手人員在接手檔案管理工作后，應按照公司/組織的檔案管理規(guī)定，妥善保管和使用檔案資料，確保檔案管理工作的正常開展。如因接手人員保管不善或違規(guī)操作，導致檔案資料丟失、損壞或泄露的，接手人員應承擔相應的賠償責任和法律責任。（三）監(jiān)交人員責任1.監(jiān)交人員應對檔案員離職交接工作進行全程監(jiān)督，確保交接過程符合規(guī)定程序，交接內容真實、完整。2.如監(jiān)交人員在監(jiān)督過程中未履行職責，導致交接工作出現(xiàn)問題或交接內容存在