PAGE電業(yè)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為電業(yè)局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電業(yè)局機關(guān)各部門、所屬各單位及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指電業(yè)局在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由電業(yè)局檔案管理部門負責統(tǒng)一管理本局檔案。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映電業(yè)局各項工作的歷史過程。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護，確保檔案信息不泄露，維護檔案的機密性和完整性。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責電業(yè)局檔案的集中管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責對局機關(guān)各部門、所屬各單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。6.參與本局重大活動和重要項目檔案的專項管理工作。（二）各部門、單位檔案工作小組各部門、單位應(yīng)成立檔案工作小組，明確一名負責人分管檔案工作，并指定專人負責本部門、單位檔案的收集、整理和移交等工作。其職責如下：1.負責本部門、單位檔案的日常收集、整理和保管，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門、單位的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理部門工作人員熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備較強的責任心和保密意識。負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。開展檔案信息化建設(shè)，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案安全。積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)利用需求，準確、迅速地提供所需檔案。參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理的鑒定意見和建議。2.各部門、單位檔案工作人員負責本部門、單位檔案的收集、整理工作，確保檔案材料的分類準確、編號規(guī)范、裝訂整齊。及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案信息和線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本局形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、會議記錄、合同協(xié)議、技術(shù)資料、圖紙、圖表、聲像資料等。3.本局所屬各單位報送的各類文件、資料、報表等。4.本局與其他單位之間的來往文件、信函、協(xié)議等。5.反映本局歷史沿革、重大事件、重要活動的檔案資料。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時進行整理歸檔，不得積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對于重要文件和資料，應(yīng)收集其原件及相關(guān)的復(fù)印件、電子文檔等，確保檔案信息的全面性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，編制全宗卷。將整理好的文件材料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息。2.科技檔案按照項目分類，每個項目下再按階段、專業(yè)等進行分類整理。對項目文件進行編號、編目，建立項目檔案目錄。收集項目過程中的各類文件、圖紙、圖表、測試報告、驗收文件等，確保項目檔案資料的齊全、完整。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理。對會計憑證進行裝訂，填寫憑證封面和脊背信息。對會計賬簿和財務(wù)報告進行分類編號，編制目錄。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）分類整理。對照片進行編號、標注說明，制作照片檔案冊。對錄音帶、錄像帶、光盤等進行編目，注明錄制內(nèi)容、時間、地點等信息，并進行妥善保管。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點建設(shè)。2.庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能，配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列整齊，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等進行保管，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進行分類保管，注意防潮、防塵、防磁等。5.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。6.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案安全防護1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.加強對檔案庫房的門禁管理，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房。檔案管理人員進入庫房應(yīng)進行登記，嚴禁攜帶易燃、易爆、易污染等物品進入庫房。4.對檔案進行借閱、利用時，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，確保檔案的安全歸還。5.定期開展檔案安全檢查和應(yīng)急演練，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.對反映本局主要職能活動、歷史沿革、重大事件、重要決策等方面的檔案，應(yīng)長期保存。2.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可確定為短期保存。3.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，并根據(jù)鑒定標準，確定檔案的保管期限。3.對確定為銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.將銷毀清冊報電業(yè)局主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀實施經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案與銷毀清冊是否一致，確保銷毀工作的徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）檔案移交1.本局所屬各單位應(yīng)按照規(guī)定，定期將本單位的檔案移交至電業(yè)局檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行認真核對和檢查，確保移交檔案的質(zhì)量。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守機密的原則。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部