PAGE小企業(yè)員工管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司員工管理，規(guī)范員工管理檔案的建立、保管、使用等工作，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：員工管理檔案應(yīng)如實記錄員工的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集員工在公司工作期間的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密員工管理檔案內(nèi)容，未經(jīng)授權(quán)不得泄露，保護(hù)員工隱私。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、員工管理檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職信息1.入職申請表，包括應(yīng)聘崗位、入職時間、試用期期限等。2.勞動合同及相關(guān)附件，如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。3.入職體檢報告。（三）工作經(jīng)歷1.過往工作單位名稱、職位、工作時間。2.各段工作經(jīng)歷的工作職責(zé)、業(yè)績成果、獎懲情況等詳細(xì)描述。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果評估等。2.員工自主學(xué)習(xí)、進(jìn)修的相關(guān)證明材料。（五）績效考核1.各年度、季度績效考核結(jié)果及考核評語。2.績效改進(jìn)計劃及執(zhí)行情況記錄。（六）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括基本工資、績效工資、獎金、補(bǔ)貼等明細(xì)。2.社保、公積金繳納記錄。3.享受的其他福利情況，如帶薪年假、病假、節(jié)日福利等。（七）獎懲情況1.獲得的公司級、部門級獎勵，包括獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因。2.受到的公司級、部門級處罰，包括處罰名稱、處罰時間、處罰原因。（八）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。2.與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通確定的職業(yè)發(fā)展路徑及相關(guān)指導(dǎo)記錄。（九）離職信息1.離職申請表，包括離職原因、離職時間等。2.離職交接清單，記錄工作交接情況、資產(chǎn)歸還情況等。3.離職面談記錄。三、員工管理檔案的建立與收集（一）建立主體人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立和管理員工管理檔案。（二）信息收集渠道1.員工入職時提交的各類資料，如入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等。2.各部門定期向人力資源部門報送員工的工作業(yè)績、獎懲情況等信息。3.員工主動提交的培訓(xùn)證明、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等相關(guān)材料。（三）信息收集要求1.人力資源部門應(yīng)明確各類信息的收集標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保收集的信息準(zhǔn)確、完整。2.對于員工提交的資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實其真實性和有效性。3.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門的信息收集工作，及時、準(zhǔn)確地提供相關(guān)信息。四、員工管理檔案的保管（一）保管方式1.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進(jìn)行排列。2.建立檔案索引，方便快速查找和使用檔案。（二）保管期限1.員工管理檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和法律法規(guī)要求確定。一般情況下，員工入職檔案應(yīng)永久保存；勞動合同、績效考核記錄等重要檔案保存期限不少于[X]年；其他一般性檔案保存期限不少于[X]年。2.對于已離職員工的檔案，在保管期限屆滿后，按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀或封存。（三）保管安全1.確保檔案存儲場所的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對電子檔案設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、員工管理檔案的使用（一）使用權(quán)限1.人力資源部門有權(quán)查閱和使用員工管理檔案，用于員工招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬調(diào)整、職業(yè)發(fā)展等人力資源管理工作。2.其他部門因工作需要查閱員工管理檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。3.員工本人有權(quán)查閱自己的管理檔案，但不得查閱涉及他人隱私的內(nèi)容。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意。（二）使用范圍1.為公司內(nèi)部決策提供參考依據(jù)，如員工晉升、崗位調(diào)配等。2.支持員工培訓(xùn)與發(fā)展，根據(jù)員工檔案了解其培訓(xùn)需求和發(fā)展?jié)摿Α?.處理勞動糾紛時作為證據(jù)使用。（三）使用記錄1.建立檔案使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、使用目的等信息。2.對于涉及員工隱私的檔案使用情況，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。六、員工管理檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工管理檔案進(jìn)行更新維護(hù)，一般每半年進(jìn)行一次全面梳理。2.根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化、獎懲情況等及時更新檔案內(nèi)容。（二）動態(tài)維護(hù)1.員工在工作期間如有重要信息變更，如聯(lián)系方式、家庭住址、學(xué)歷學(xué)位等，應(yīng)及時向人力資源部門提交變更申請，經(jīng)審核后更新檔案。2.各部門應(yīng)及時將員工的最新工作情況反饋給人力資源部門，以便及時更新檔案。（三）檔案審核1.在更新檔案內(nèi)容時，應(yīng)對新錄入的信息進(jìn)行審核，確保其真實性和準(zhǔn)確性。2.對于涉及員工薪酬、績效等重要信息的變更，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程。七、員工管理檔案的保密與安全（一）保密措施1.對接觸員工管理檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)。規(guī)定員工管理檔案的保密期限為自檔案形成之日起[X]年。2.與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密條款和違約責(zé)任。3.在檔案存儲場所設(shè)置明顯的保密標(biāo)識，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）安全管理1.加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備的安全管理保護(hù)，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒侵害。2.對紙質(zhì)檔案的借閱、歸還進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.因違反保密制度給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)