PAGE扶貧單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本扶貧單位及所屬各部門在扶貧工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由單位綜合檔案室負責集中管理各類檔案。2.真實性原則：確保檔案內容真實、準確地反映扶貧工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作中形成的各種文件材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，包括文書檔案、扶貧項目檔案、財務檔案、人事檔案等。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。6.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。3.對本部門形成的檔案進行日常管理，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與扶貧工作有關的文件、指示、通知等。2.本單位在扶貧工作中形成的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、會議記錄、簡報等。3.扶貧項目申報、審批、實施、驗收等過程中形成的文件材料，包括項目申請書、可行性研究報告、實施方案、招投標文件、合同協(xié)議、驗收報告等。4.財務部門在扶貧資金管理中形成的憑證、賬簿、報表等。5.人事部門在扶貧干部管理中形成的任免文件、考核材料、培訓記錄等。6.其他與扶貧工作有關的文件材料，如調研資料、宣傳材料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.扶貧項目檔案：按照項目類別、項目周期進行分類整理，建立項目檔案專卷，編制項目檔案目錄。3.財務檔案：按照會計年度、類別進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案，編制檔案目錄。四、檔案的分類與編號（一）分類1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等。2.扶貧項目檔案：分為產業(yè)扶貧項目、教育扶貧項目、健康扶貧項目、生態(tài)扶貧項目等。3.財務檔案：分為會計憑證、會計賬簿、財務報表等。4.人事檔案：分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學歷學位材料等。（二）編號1.文書檔案：按照分類方案進行編號，編號格式為：年度+保管期限+流水號。2.扶貧項目檔案：按照項目類別和項目序號進行編號，編號格式為：項目類別代碼+項目序號。3.財務檔案：按照會計年度和檔案類別進行編號，編號格式為：年度+檔案類別代碼。4.人事檔案：按照檔案材料類別和順序號進行編號，編號格式為：檔案材料類別代碼+順序號。五、檔案的保管（一）保管期限1.文書檔案：分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種保管期限。2.扶貧項目檔案：根據(jù)項目性質和重要程度確定保管期限，一般為長期或永久。3.財務檔案：會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務報表保管期限為10年。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定確定保管期限。（二）保管條件1.綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的定期檢查1.綜合檔案室定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質量等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品、調整溫濕度等。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、有關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、審計機關等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級機關、有關部門查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱登記表》，經綜合檔案室負責人簽字同意后查閱。3.司法機關、審計機關等查閱檔案，需出具相關法律文書，并填寫《檔案查閱登記表》，經綜合檔案室負責人簽字同意后查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在綜合檔案室內進行，如需借出檔案，需經綜合檔案室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過7天。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。3.如需復印檔案，需經綜合檔案室負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對檔案進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對已到保管期限的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經單位領導審批后，由綜合檔案室負責組織銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期