PAGE財務(wù)審計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)審計檔案的管理，確保財務(wù)審計檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部財務(wù)審計工作中形成的各類檔案，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目相關(guān)的其他文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司財務(wù)審計檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則財務(wù)審計檔案應(yīng)如實反映審計工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保財務(wù)審計檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。4.有效利用原則建立健全檔案利用制度，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司財務(wù)審計檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司財務(wù)審計檔案，對檔案進行分類、編號、裝訂、保管和統(tǒng)計。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，對超過保管期限的檔案，提出鑒定意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。6.負責(zé)向公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.配合公司內(nèi)部審計、外部審計及其他有關(guān)部門對檔案的查閱和審計工作。（二）審計部門職責(zé)1.負責(zé)組織實施財務(wù)審計工作，并在審計過程中及時收集、整理審計資料和檔案。2.對審計工作底稿、審計報告等檔案資料進行初步審核，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.按照檔案管理部門的要求，及時將審計檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。4.在檔案保管期限內(nèi)，因工作需要查閱、借閱本部門形成的審計檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門涉及財務(wù)審計檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時將相關(guān)檔案移交檔案管理部門。2.在工作中需要查閱、借閱財務(wù)審計檔案時，應(yīng)按照規(guī)定向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理查閱、借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應(yīng)及時收集與審計項目相關(guān)的各種文件資料，包括審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及審計組的說明等。2.審計項目結(jié)束后，審計人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將審計項目形成的全部文件資料整理齊全，核對無誤后移交檔案管理部門。3.對于電子文件，審計人員應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）整理方法1.分類財務(wù)審計檔案按照審計項目進行分類，每個審計項目作為一個獨立的類別。在每個審計項目類別下，再按照文件資料的性質(zhì)和用途進行細分，如審計計劃類、審計工作底稿類、審計報告類等。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號采用“年份+項目序號”的方式，例如：2023001，表示2023年的第1個審計項目。3.裝訂對紙質(zhì)文件資料進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過15毫米。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。同時，為每個檔案編制頁碼，以便查閱和管理。四、檔案的保管（一）保管期限財務(wù)審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為30年和10年。1.永久保管的檔案（1）審計報告及相關(guān)資料涉及公司重大經(jīng)濟決策、重大資產(chǎn)處置、重大違法違紀(jì)問題等，對公司具有重要歷史價值和查考利用價值的。（2）審計決定書、審計移送處理書等具有法律效力的文件。2.定期保管30年的檔案（1）審計工作底稿、審計證據(jù)等反映審計過程和審計結(jié)果的基礎(chǔ)性文件資料。（2）與審計項目相關(guān)的重要會議記錄、紀(jì)要等。3.定期保管10年的檔案（1）一般性的審計通知、審計工作方案等文件資料。（2）審計項目中形成的一般性文件，如調(diào)查問卷、統(tǒng)計報表等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案庫房集中保管的方式，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案采用電子存儲設(shè)備進行保管，如磁盤、磁帶、光盤等。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、索引和檢索，方便查閱和利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間，并做好記錄。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止蟲害和霉菌滋生。4.對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，定期核對檔案數(shù)量，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱財務(wù)審計檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對符合查閱規(guī)定的申請，安排專人陪同查閱，并在指定的查閱地點進行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行登記，詳細記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下將檔案歸還，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱財務(wù)審計檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)審計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員核實并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、審計部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對超過保管期限的財務(wù)審計檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出銷毀意見后，應(yīng)填寫《財務(wù)審計檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并附上檔案清單。2.《財務(wù)審計檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)