PAGE血站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)血站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在血站各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合血站實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于血站各部門在工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：血站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映血站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案丟失、損壞、泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置血站設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善血站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)血站各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的范圍和程序，做好檔案的借閱、查閱、利用等工作，為血站各項(xiàng)工作提供服務(wù)。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門移交到期檔案和需要永久保存的檔案。8.參與血站重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括血站的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：如獻(xiàn)血者招募、體檢、采血、檢驗(yàn)、供血等業(yè)務(wù)工作中形成的各種記錄、報(bào)表、檔案等。3.質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量控制記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。4.設(shè)備物資管理類：設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購清單、庫存盤點(diǎn)記錄等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算文件等。6.人事檔案類：員工入職檔案、工資檔案、考核檔案、培訓(xùn)檔案等。7.科研教學(xué)類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、教學(xué)資料等。8.其他類：與血站工作相關(guān)的各類證書、榮譽(yù)、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、質(zhì)量管理類、設(shè)備物資管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類、科研教學(xué)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照分類順序排列，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理科室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、防鼠器材等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映血站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)血站工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)對(duì)血站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)血站工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.血站內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，嚴(yán)禁私自復(fù)制檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整和安全。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)明確借閱期限，一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，嚴(yán)禁私自復(fù)制檔案。5.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如檔案丟失、損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合復(fù)制條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制質(zhì)量。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合血站實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否合理。2.檔案的內(nèi)容是否失去保存價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.檔案鑒定小組對(duì)銷毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，報(bào)血站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（五）銷毀方法1.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件收集整理，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，方便檔案的查詢、借閱和利用。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的操作規(guī)程，確保電子