PAGE廣東人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)廣東地區(qū)人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東地區(qū)本公司/組織全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、保管、利用等工作。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括員工個(gè)人基本信息登記表、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等相關(guān)材料。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷等自傳性材料。（三）鑒定、考核、考察材料年度考核表、績(jī)效考核結(jié)果、各類(lèi)考察報(bào)告等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史審查、入黨入團(tuán)等相關(guān)政審材料。（六）黨團(tuán)材料入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)支部相關(guān)材料等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。（八）處分材料違紀(jì)違規(guī)處分決定等相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批材料等。（十）其他可供組織參考的材料員工的獲獎(jiǎng)作品、科研成果、重要工作成果報(bào)告等。三、檔案收集（一）形成部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)員工檔案材料的形成、積累和整理，并及時(shí)移交至人力資源部門(mén)。2.明確材料形成責(zé)任人，確保材料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。（二）收集要求1.各類(lèi)檔案材料應(yīng)使用A4紙規(guī)格，字跡清晰、工整，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)。2.材料應(yīng)注明形成日期，并加蓋形成部門(mén)公章或相關(guān)人員簽字。（三）收集時(shí)間1.新員工入職時(shí)，應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)將個(gè)人檔案材料提交至人力資源部門(mén)。2.員工檔案材料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后一周內(nèi)將材料移交至人力資源部門(mén)。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，分為履歷類(lèi)（1）、自傳類(lèi)（2）、鑒定考核考察類(lèi)（3）、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）類(lèi)（4）、政審類(lèi)（5）、黨團(tuán)類(lèi)（6）、獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)（7）、處分類(lèi)（8）、工資任免出國(guó)（境）類(lèi)（9）、其他類(lèi)（10）十大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)整理。（二）排列順序每一類(lèi)檔案材料按照時(shí)間順序排列，同一類(lèi)材料按照重要程度排列。（三）編號(hào)裝訂1.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。2.將整理好的檔案材料按照編號(hào)順序依次裝訂，左側(cè)裝訂，保持整齊美觀。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、材料名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)等信息。2.目錄應(yīng)打印清晰，與檔案材料一同裝訂。五、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案借閱1.嚴(yán)格借閱審批制度，因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)丟失。（四）檔案查閱1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（五）檔案轉(zhuǎn)遞1.員工離職、調(diào)動(dòng)等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，人力資源部門(mén)應(yīng)在離職或調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理完畢后及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封包裝，在封口處加蓋單位公章。六、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立人事檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。（二）數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）安全管理加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容定期對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、員工基本信息、檔案材料變動(dòng)情況等。（二）分析方法運(yùn)用數(shù)據(jù)分析方法，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司/組織的人力資源決策提供參考依據(jù)。（三）結(jié)果應(yīng)用根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，制定針對(duì)性的人力資源管理措施，如人員培訓(xùn)計(jì)劃、人才選拔方案等。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉人事檔案管理工作流程。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全和正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司/組織提供決策支持。4.協(xié)助相關(guān)部門(mén)查閱和借閱檔案，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。（二）檢查內(nèi)容檢查檔案管理工作是否符合本制度規(guī)定，檔案材料是否齊全、完整、真實(shí)，檔案保管是否安全，檔案利用是否規(guī)范等。（三）問(wèn)題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期