PAGE綜合部檔案借閱制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應遵循必要性、合理性原則，確保檔案用于正當工作目的。3.堅持檔案安全第一的原則，采取有效措施保障檔案在借閱過程中的實體安全和信息安全。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類規(guī)章制度、政策文件等行政檔案。2.業(yè)務合同、協(xié)議、項目文檔等業(yè)務檔案。3.財務報表、審計報告等財務檔案（僅限經(jīng)批準的相關人員借閱）。4.人事檔案（根據(jù)人事管理規(guī)定，按權限借閱）。5.其他經(jīng)綜合部認定可供借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、敏感信息的檔案，未經(jīng)特別批準，嚴禁借閱。2.正在進行中的重要項目且明確規(guī)定限制查閱的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定需特殊保管或限制流通的檔案。三、借閱申請與審批（一）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作需要對申請進行審查，并簽署意見。（二）審批權限1.一般性檔案借閱，由所在部門負責人審批即可。2.涉及重要業(yè)務、機密信息或多部門協(xié)同查閱的檔案借閱，需經(jīng)綜合部經(jīng)理審批。3.涉及公司核心機密、重大決策等關鍵檔案的借閱，須經(jīng)公司分管領導審批。（三）審批時間審批人應在收到借閱申請表后的[X]個工作日內完成審批。如遇特殊情況需要延長審批時間，應及時向借閱人說明原因。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.短期借閱：一般性檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.中期借閱：涉及業(yè)務流程、項目階段性資料等檔案的借閱期限最長不超過[X]個自然日。3.長期借閱：因工作需要長期使用的檔案，經(jīng)特別批準后，借閱期限可根據(jù)實際情況確定，但最長不超過[X]個月。（二）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還所借檔案。如需延期歸還，應提前[X]個工作日向綜合部提交《檔案借閱延期申請表》，經(jīng)審批后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞、遺失等情況，應及時向綜合部報告并承擔相應責任。3.綜合部檔案管理人員在接收歸還檔案時，應認真核對檔案數(shù)量、完整性等，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字確認。五、借閱檔案的保管與使用（一）保管要求1.借閱人應妥善保管所借檔案，不得擅自將檔案帶出公司指定場所。如需在公司內部其他地點使用，應提前告知綜合部并在指定區(qū)域進行查閱。2.嚴禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱人離開借閱場所時，應將檔案存放在安全的地方，防止丟失或被盜。（二）使用規(guī)范1.借閱人只能將檔案用于申請借閱時所明確的工作目的，不得轉借他人或用于其他非工作用途。2.如需復印、摘錄檔案內容，應事先征得綜合部同意，并按照相關規(guī)定進行操作。復印、摘錄的檔案材料應妥善保管，不得隨意傳播。3.在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在疑問或與實際情況不符等問題，應及時向綜合部反饋。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合部應定期對檔案借閱情況進行檢查，包括借閱記錄的完整性、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。檢查周期為每[X]個月一次。（二）不定期抽查綜合部可根據(jù)工作需要，對檔案借閱情況進行不定期抽查，重點檢查借閱檔案的使用是否符合規(guī)定、是否存在安全隱患等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定借閱檔案的行為，綜合部應及時發(fā)出書面通知，責令限期整改。2.如因違規(guī)借閱導致檔案丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，將視情節(jié)輕重，對責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等相應處罰，并依法追究其法律責任。七、檔案數(shù)字化借閱規(guī)定（一）數(shù)字化檔案借閱申請借閱人如需借閱數(shù)字化檔案，應按照紙質檔案借閱申請流程提交《數(shù)字化檔案借閱申請表》，注明所需數(shù)字化檔案的具體內容、用途等。（二）數(shù)字化檔案提供方式1.綜合部根據(jù)審批通過的申請，通過公司內部網(wǎng)絡系統(tǒng)或其他安全的電子傳輸方式向借閱人提供數(shù)字化檔案副本。2.借閱人應使用公司指定的電子設備和軟件進行查閱，并嚴格遵守公司網(wǎng)絡安全規(guī)定，不得擅自將數(shù)字化檔案復制、傳播至外部設備或網(wǎng)絡。（三）數(shù)字化檔案使用限制1.借閱人不得對數(shù)字化檔案進行解密、破解加密措施等操作。2.如需對數(shù)字化檔案進行二次加工處理（如數(shù)據(jù)分析、編輯等），應事先征得綜合部同意，并按照規(guī)定的操作流程進行。八、特殊情況的檔案借閱處理（一）外單位借閱外單位因工作需要借閱公司檔案的，需提前向公司提交正式的借閱函，注明借閱目的、檔案清單、借閱期限等內容。經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合部安排專人陪同查閱，并按照本制度規(guī)定進行管理。（二）司法機關查詢司法機關依法查詢公司檔案時，應出具相關法律文書。綜合部應積極配合，按照法律程序辦理檔案查閱手續(xù)，并做好記錄。查閱過程中，應嚴格限制查閱范圍，確保檔案信息安全。九、附則