PAGE檔案清查及銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案清查及銷(xiāo)毀工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理過(guò)程中涉及的檔案清查及銷(xiāo)毀工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清查及銷(xiāo)毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案清查及銷(xiāo)毀過(guò)程中，要確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和信息安全。3.全面準(zhǔn)確原則：對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行全面清查，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，避免遺漏重要檔案信息。4.集中管理原則：檔案清查及銷(xiāo)毀工作由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一組織實(shí)施，確保工作的規(guī)范性和一致性。二、檔案清查（一）清查周期1.公司每年定期組織一次全面的檔案清查工作，清查時(shí)間一般安排在年末或年初，確保對(duì)上一年度檔案管理情況進(jìn)行全面梳理。2.對(duì)于重要項(xiàng)目檔案或特殊類(lèi)型檔案，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)清查。（二）清查內(nèi)容1.檔案數(shù)量清查核對(duì)檔案目錄與實(shí)際檔案數(shù)量是否一致，檢查檔案是否存在缺失、遺漏等情況。統(tǒng)計(jì)各類(lèi)檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，并建立詳細(xì)的清查臺(tái)賬。2.檔案質(zhì)量清查檢查檔案內(nèi)容的完整性，確保每份檔案的文件材料齊全，無(wú)缺頁(yè)、漏頁(yè)現(xiàn)象。審核檔案的準(zhǔn)確性，包括文件信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，字跡是否清晰，簽章是否齊全等。查看檔案的規(guī)范性，如檔案格式是否符合要求，裝訂是否整齊，編號(hào)是否連續(xù)等。3.檔案存儲(chǔ)清查檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境是否安全，溫度、濕度是否符合規(guī)定要求，有無(wú)防蟲(chóng)、防潮、防火、防盜等措施。核實(shí)檔案存儲(chǔ)方式是否合理，紙質(zhì)檔案是否分類(lèi)存放，便于查找和管理；電子檔案是否存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。查看檔案標(biāo)識(shí)是否清晰，檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等是否有明確的標(biāo)識(shí)，注明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。（三）清查方法1.實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和存放位置。2.系統(tǒng)核對(duì)法：利用檔案管理系統(tǒng)，與電子檔案目錄進(jìn)行比對(duì)，檢查電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.抽樣檢查法：對(duì)于數(shù)量較多的同類(lèi)檔案，采用抽樣檢查的方式，按照一定比例抽取檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，以推斷整體檔案質(zhì)量情況。（四）清查人員職責(zé)1.檔案管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)制定檔案清查計(jì)劃和方案，組織實(shí)施檔案清查工作。對(duì)清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄和整理，及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。協(xié)助各部門(mén)對(duì)檔案清查工作中存在的疑問(wèn)進(jìn)行解答和指導(dǎo)。2.各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的自查工作，按照清查要求對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況進(jìn)行全面檢查。配合檔案管理部門(mén)完成檔案清查的各項(xiàng)工作任務(wù)，提供必要的檔案信息和資料。對(duì)本部門(mén)檔案清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門(mén)。3.清查工作監(jiān)督人員由公司內(nèi)部審計(jì)或監(jiān)察部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案清查工作進(jìn)行全程監(jiān)督。檢查清查工作是否按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，確保清查結(jié)果的真實(shí)性和可靠性。對(duì)清查工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行糾正，并提出處理意見(jiàn)。（五）清查結(jié)果處理1.編制清查報(bào)告檔案管理部門(mén)在清查工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)編制檔案清查報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括清查工作的基本情況、清查范圍、清查方法、清查結(jié)果等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，提出整改建議和措施，并明確責(zé)任部門(mén)和整改期限。2.問(wèn)題整改各責(zé)任部門(mén)根據(jù)清查報(bào)告中提出的問(wèn)題，制定具體的整改方案，明確整改責(zé)任人，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向檔案管理部門(mén)提交整改報(bào)告，說(shuō)明整改情況和結(jié)果。檔案管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保檔案管理工作符合要求。3.數(shù)據(jù)更新根據(jù)檔案清查結(jié)果，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)檔案目錄、索引等進(jìn)行調(diào)整和完善，便于檔案的查找和利用。三、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案：按照國(guó)家規(guī)定的檔案保管期限，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后予以銷(xiāo)毀。2.重復(fù)、多余或不適用的檔案：經(jīng)核實(shí)，確屬重復(fù)、多余或不再適用的檔案，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.因特殊原因需要銷(xiāo)毀的檔案：如檔案內(nèi)容涉及保密信息已解密，或因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存必要的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀鑒定1.成立鑒定小組由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同公司內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等人員組成檔案銷(xiāo)毀鑒定小組。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行全面審查和鑒定，并出具鑒定意見(jiàn)。2.鑒定程序檔案管理部門(mén)整理出擬銷(xiāo)毀檔案清單，提交給鑒定小組。鑒定小組對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷其是否具有保存價(jià)值。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，必要時(shí)可征求外部專(zhuān)家意見(jiàn)。鑒定小組形成書(shū)面鑒定意見(jiàn)，明確哪些檔案可以銷(xiāo)毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存，并簽字確認(rèn)。（三）銷(xiāo)毀審批1.審批流程檔案管理部門(mén)將經(jīng)鑒定小組鑒定通過(guò)的擬銷(xiāo)毀檔案清單及鑒定意見(jiàn)，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及重要檔案或較大數(shù)量檔案銷(xiāo)毀的，需報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批內(nèi)容審批人應(yīng)重點(diǎn)審查銷(xiāo)毀檔案的范圍是否符合規(guī)定，鑒定意見(jiàn)是否準(zhǔn)確，審批程序是否完備等。對(duì)不符合銷(xiāo)毀要求的申請(qǐng)，審批人應(yīng)提出修改意見(jiàn)，要求檔案管理部門(mén)重新進(jìn)行鑒定或補(bǔ)充相關(guān)材料。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.制定銷(xiāo)毀方案檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，制定詳細(xì)的檔案銷(xiāo)毀方案。方案內(nèi)容包括銷(xiāo)毀檔案的清單、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、安全保障措施等。對(duì)于采用特殊銷(xiāo)毀方式（如粉碎、焚燒等）的檔案，應(yīng)在方案中明確具體的操作流程和要求。2.選擇銷(xiāo)毀方式根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷(xiāo)毀方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；電子檔案應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的銷(xiāo)毀措施，確保信息安全。3.組織銷(xiāo)毀實(shí)施檔案管理部門(mén)按照銷(xiāo)毀方案組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。監(jiān)督人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案已全部銷(xiāo)毀，無(wú)殘留或遺漏現(xiàn)象。（五）銷(xiāo)毀記錄1.記錄內(nèi)容檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)詳細(xì)記載銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、監(jiān)銷(xiāo)人員等信息。記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄由檔案管理部門(mén)存檔，電子記錄應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.保存期限檔案銷(xiāo)毀記錄的保存期限應(yīng)與原檔案的保管期限一致。期滿(mǎn)后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)或監(jiān)察部門(mén)定期對(duì)檔案清查及銷(xiāo)毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括清查及銷(xiāo)毀工作的程序是否合規(guī)、檔案管理部門(mén)及各部門(mén)的職責(zé)履行情況、銷(xiāo)毀記錄是否完整等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整和完善