PAGE鍋爐檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司鍋爐檔案的科學(xué)管理，確保鍋爐運(yùn)行的安全性、可靠性和經(jīng)濟(jì)性，充分發(fā)揮鍋爐檔案在生產(chǎn)、管理、維護(hù)等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有鍋爐設(shè)備的檔案管理，包括鍋爐的選型、采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修、改造、報(bào)廢等全過程形成的各類文件資料。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善鍋爐檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司鍋爐檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。負(fù)責(zé)鍋爐檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷毀等工作。2.鍋爐管理部門負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)本部門及相關(guān)部門做好鍋爐檔案的形成、積累和整理工作。及時(shí)向檔案管理部門移交鍋爐檔案，并提供必要的檔案資料信息。協(xié)助檔案管理部門做好鍋爐檔案的鑒定、銷毀等工作。3.各使用部門負(fù)責(zé)本部門使用鍋爐檔案的日常管理和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定及時(shí)將本部門形成的鍋爐檔案資料移交檔案管理部門。積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)資料和信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鍋爐選型階段：包括技術(shù)協(xié)議、選型報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書等。2.采購階段：包括合同、發(fā)票、運(yùn)輸文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備合格證等。3.安裝階段：包括安裝圖紙、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.運(yùn)行階段：包括操作規(guī)程、運(yùn)行記錄、水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。5.維護(hù)檢修階段：包括檢修計(jì)劃、檢修記錄、更換部件清單、維修合同等。6.改造階段：包括改造方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.報(bào)廢階段：包括報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。8.其他與鍋爐相關(guān)的文件資料，如技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要、事故報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)鍋爐檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案管理的要求。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循鍋爐設(shè)備的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.按照檔案的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.每份檔案資料應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題和目錄，注明日期、編號(hào)、來源等信息。（四）整理方法1.分類：將鍋爐檔案分為選型采購類、安裝調(diào)試類、運(yùn)行維護(hù)類、改造報(bào)廢類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.選型采購類：包括鍋爐選型、采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備清單等。2.安裝調(diào)試類：包括安裝圖紙、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收文件等。3.運(yùn)行維護(hù)類：包括操作規(guī)程、運(yùn)行記錄、水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。4.改造報(bào)廢類：包括改造方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定報(bào)告等。5.其他類：包括與鍋爐相關(guān)的技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要、事故報(bào)告等。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“鍋爐類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式。2.鍋爐類別代碼：用大寫字母表示，如“X”表示選型采購類，“A”表示安裝調(diào)試類，“Y”表示運(yùn)行維護(hù)類，“G”表示改造報(bào)廢類，“Q”表示其他類。3.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.流水號(hào)：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。5.例如：“X2023001”表示2023年形成的選型采購類第1份檔案。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、光盤等。（二）保管期限1.鍋爐檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：包括鍋爐的重要技術(shù)文件、合同協(xié)議、事故報(bào)告等。3.長期保管的檔案：包括鍋爐的運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，保管期限為10年。4.短期保管的檔案：包括一般性的文件資料，保管期限為3年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，防止檔案丟失或泄密。五、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立鍋爐檔案目錄索引，并定期進(jìn)行更新。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫，方便快捷地查詢檔案信息。（二）利用方式1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱鍋爐檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位人員因工作需要查閱鍋爐檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱鍋爐檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失。2.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱和借閱記錄，對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)鍋爐檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織鍋爐管理部門、使用部門等相關(guān)人員參加。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）銷毀經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。1.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。