PAGE檔案館電子檔案制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、影像等各類電子文件。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則電子檔案管理工作由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一負責，實行集中管理，確保電子檔案的一致性和規(guī)范性。2.全程管理原則對電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行管理，確保電子檔案管理工作的連續(xù)性。3.真實可靠原則保證電子檔案的內(nèi)容真實、準確，來源可靠，能夠真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。4.安全保密原則采取有效的安全保密措施，防止電子檔案的丟失、損壞、篡改和泄露，確保電子檔案的安全性和保密性。二、電子檔案的形成與積累（一）職責分工1.各部門負責本部門電子文件的形成、收集、整理和初步積累工作，指定專人負責電子文件的管理，并確保電子文件的質(zhì)量和完整性。2.檔案管理部門負責對各部門電子文件的形成與積累工作進行指導、監(jiān)督和檢查，參與重要電子文件的形成過程，確保電子文件符合檔案管理要求。（二）形成要求1.電子文件應(yīng)采用符合國家標準或行業(yè)標準的格式進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、完整，不得出現(xiàn)亂碼、缺失等問題。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行命名，便于識別和管理。命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，能夠反映文件的主題、日期、作者等關(guān)鍵信息。4.電子文件應(yīng)建立明確的標識，包括文件編號、密級、保管期限等，確保電子文件的標識清晰、準確。（三）積累與整理1.各部門應(yīng)定期對電子文件進行整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類存儲，便于查找和利用。2.在電子文件的積累過程中，應(yīng)及時清理無用的電子文件，確保電子文件存儲的有效性和安全性。3.對于具有保存價值的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求進行整理，編制電子文件目錄，建立電子文件索引，以便于快速檢索和利用。三、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.電子文件形成部門應(yīng)在電子文件辦理完畢后，及時向檔案管理部門移交歸檔，一般不超過次年上半年。2.對于重要的電子文件或緊急需要歸檔的電子文件，應(yīng)隨時移交歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致，且經(jīng)過整理和分類。2.電子文件應(yīng)采用脫機存儲介質(zhì)進行歸檔，存儲介質(zhì)應(yīng)符合國家有關(guān)標準和要求，確保存儲介質(zhì)的質(zhì)量和可靠性。3.歸檔的電子文件應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開保存，并異地存放，以防止存儲介質(zhì)損壞導致電子文件丟失。4.電子文件歸檔時，應(yīng)同時提交電子文件目錄和相關(guān)元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)能夠準確反映電子文件的形成背景和內(nèi)容信息，便于電子檔案的管理和利用。（三）歸檔流程1.電子文件形成部門填寫電子檔案歸檔申請表，詳細說明電子文件的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并提交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對歸檔申請表進行審核，審核通過后，通知電子文件形成部門進行歸檔。3.電子文件形成部門將電子文件按照要求進行整理和存儲，制作電子文件目錄和元數(shù)據(jù)，一并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的電子檔案進行檢查和驗收，核對電子文件的完整性、準確性和存儲介質(zhì)的質(zhì)量，驗收合格后辦理歸檔手續(xù)。四、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的電子檔案保管場所，確保保管場所的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等環(huán)境條件符合國家有關(guān)標準和要求。2.保管場所應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，以保證電子檔案的安全存儲。（二）存儲介質(zhì)管理1.對歸檔的電子檔案存儲介質(zhì)應(yīng)進行定期檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的質(zhì)量和可靠性。2.存儲介質(zhì)應(yīng)按照類別、時間順序等進行分類存放，并建立存儲介質(zhì)目錄，便于查找和管理。3.對于超過保管期限或已失去保存價值的電子檔案存儲介質(zhì)，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保銷毀工作的真實性和完整性。（三）電子檔案的備份與恢復1.定期對電子檔案進行備份，備份周期應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要程度和變化情況確定，一般不少于一年。2.備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.建立電子檔案備份恢復機制，定期進行備份數(shù)據(jù)的恢復測試，確保在電子檔案出現(xiàn)問題時能夠及時恢復，保證電子檔案的正常使用。五、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保電子檔案的利用符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。2.電子檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案的泄露。（二）利用方式1.提供電子檔案的在線查詢服務(wù)，用戶可通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查詢授權(quán)范圍內(nèi)的電子檔案。2.提供電子檔案的離線借閱服務(wù)，用戶可填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門批準后，借閱電子檔案的脫機存儲介質(zhì)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.根據(jù)用戶的需求，提供電子檔案的復制服務(wù)，復制的電子檔案應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進行登記和管理。（三）利用流程1.用戶填寫電子檔案利用申請表，并提交檔案管理部門審核。申請表應(yīng)詳細說明利用電子檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.檔案管理部門對利用申請表進行審核，根據(jù)用戶的權(quán)限和利用需求，確定是否批準利用申請。3.對于批準的利用申請，檔案管理部門按照規(guī)定的利用方式為用戶提供電子檔案服務(wù)，并做好利用記錄。利用記錄應(yīng)包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。4.用戶在利用電子檔案完畢后，應(yīng)及時歸還電子檔案或按照規(guī)定進行處理，檔案管理部門對歸還的電子檔案進行檢查和驗收，確保電子檔案的完整性和安全性。六、電子檔案的安全保密（一）安全保密措施1.建立電子檔案安全保密制度，明確安全保密責任，加強對電子檔案管理人員的安全保密教育和培訓。2.采用先進的安全技術(shù)和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對電子檔案存儲系統(tǒng)進行安全防護，防止電子檔案被非法訪問、篡改和泄露。3.對電子檔案的訪問進行嚴格的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問電子檔案。4.定期對電子檔案進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保電子檔案的安全運行。（二）保密管理1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止電子檔案的泄露。2.電子檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露電子檔案的內(nèi)容，不得將電子檔案帶出保管場所或轉(zhuǎn)借他人。3.在電子檔案利用過程中，應(yīng)嚴格控制利用范圍和利用方式，對涉及保密內(nèi)容的電子檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，確保電子檔案的保密性。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案保管期限規(guī)定進行，結(jié)合電子檔案的實際情況，確定電子檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)技術(shù)人員組成，負責電子檔案的鑒定工作。2.鑒定小組應(yīng)定期對電子檔案進行鑒定，根據(jù)電子檔案的形成時間、內(nèi)容價值、利用情況等因素，確定電子檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）銷毀流程1.鑒定小組對擬銷毀的電子檔案進行審核，形成鑒定報告，明確銷毀電子檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，填寫電子檔案銷毀申請表，提交公司/組織領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門組