PAGE資料及檔案歸集制度一、總則（一）目的為加強公司資料及檔案的管理，確保資料及檔案的完整性、準確性和安全性，便于資料及檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類資料及檔案的歸集、整理、保管、利用等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資料及檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責歸口管理。2.完整準確原則：確保資料及檔案的內容完整、準確，如實反映公司各項工作的實際情況。3.及時歸檔原則：各類資料及檔案應在規(guī)定的時間內及時歸集到檔案管理部門，不得積壓或延誤。4.便于利用原則：資料及檔案的整理和保管應便于查閱和利用，提高工作效率。二、資料及檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等文件。2.人事檔案類：員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓記錄、考核評價等資料。3.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務相關資料。4.業(yè)務合同類：公司對外簽訂的各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等。5.項目文檔類：公司承擔的各類項目的立項文件、可行性研究報告、設計方案、施工圖紙、驗收報告等項目全過程資料。6.技術資料類：公司擁有的技術專利、技術標準、技術方案、技術圖紙、技術總結等技術資料。7.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等市場營銷相關資料。8.其他資料類：不屬于上述分類的其他各類資料，如會議紀要、活動記錄、榮譽證書等。（二）編號1.資料及檔案編號采用分類代碼+流水號的方式。2.分類代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如行政文件類用“A”表示，人事檔案類用“P”表示，財務檔案類用“F”表示，業(yè)務合同類用“C”表示，項目文檔類用“E”表示，技術資料類用“T”表示，市場營銷類用“M”表示，其他資料類用“O”表示。3.流水號按照資料及檔案形成的時間順序依次編號，用四位阿拉伯數(shù)字表示。4.例如，一份行政文件的編號為“A0001”，一份人事檔案的編號為“P0002”。三、資料及檔案的歸集（一）歸集部門與職責1.各部門：負責本部門在工作中形成的各類資料及檔案的收集和整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。各部門應指定專人負責資料及檔案的歸集工作，確保資料及檔案的及時、完整和準確。2.檔案管理部門：負責接收各部門移交的資料及檔案，對其進行審核、分類、編號、整理和歸檔，并建立資料及檔案管理臺賬。檔案管理部門應定期對資料及檔案的歸集情況進行檢查和督促，確保資料及檔案的歸集工作順利進行。（二）歸集時間1.行政文件類：文件形成后，承辦部門應在[X]個工作日內將文件原件及復印件移交至檔案管理部門。2.人事檔案類：員工離職后，所在部門應在[X]個工作日內將員工個人檔案移交至檔案管理部門。3.財務檔案類：會計年度終了后，財務部門應在[X]個月內將會計憑證、賬簿、報表等財務檔案整理裝訂成冊，移交至檔案管理部門。4.業(yè)務合同類：合同簽訂后，承辦部門應在[X]個工作日內將合同原件及相關附件移交至檔案管理部門。5.項目文檔類：項目完成后，項目負責人應在[X]個工作日內將項目全過程資料整理歸檔，并移交至檔案管理部門。6.技術資料類：技術資料形成后，技術部門應在[X]個工作日內將資料移交至檔案管理部門。7.市場營銷類：市場營銷活動結束后，市場部門應在[X]個工作日內將相關資料移交至檔案管理部門。8.其他資料類：資料形成后或活動結束后，責任部門應在[X]個工作日內將資料移交至檔案管理部門。（三）歸集要求1.資料齊全：各部門移交的資料及檔案應包括原件及相關附件，確保資料的完整性。2.內容準確：資料及檔案的內容應真實、準確，不得弄虛作假。3.格式規(guī)范：資料及檔案應按照規(guī)定的格式進行整理和填寫，字跡清晰，圖表規(guī)范。4.簽字蓋章齊全：涉及簽字蓋章的資料及檔案，應確保簽字蓋章齊全、有效。四、資料及檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照資料及檔案的形成時間、來源、內容等規(guī)律進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的資料及檔案應便于保管和查閱，提高工作效率。（二）整理方法1.分類整理：按照資料及檔案的分類標準，對歸集的資料及檔案進行分類，同類資料及檔案應集中在一起。2.編號編目：對分類后的資料及檔案進行編號，并編制目錄。目錄應包括資料及檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱。3.裝訂成冊：對紙張較多的資料及檔案，應進行裝訂成冊，確保資料及檔案的整齊和牢固。4.數(shù)字化處理：對重要的資料及檔案，應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案，便于長期保存和利用。五、資料及檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放資料及檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保資料及檔案的安全。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史記錄、長期保存價值的資料及檔案，應永久保管。2.定期保管：其他資料及檔案根據(jù)其重要程度和保存價值，確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管要求1.分類存放：資料及檔案應按照分類編號順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.標識清晰：檔案架或檔案柜應標明存放資料及檔案的類別、編號范圍等信息，便于識別。3.定期檢查：檔案管理部門應定期對資料及檔案進行檢查，確保資料及檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)資料及檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。4.安全保密：檔案管理部門應嚴格遵守安全保密制度，對資料及檔案的查閱、利用等進行嚴格登記和審批，防止資料及檔案的泄露。六、資料及檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司的資料及檔案。2.外部單位因業(yè)務往來、合作交流等需要，經(jīng)公司批準，可以查閱、借閱公司的相關資料及檔案。（二）利用流程1.申請：公司內部員工查閱、借閱資料及檔案，應填寫《資料及檔案查閱申請表》或《資料及檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的資料及檔案名稱、編號、查閱或借閱目的、查閱或借閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。外部單位查閱、借閱公司資料及檔案，應提交正式的申請函，注明申請單位名稱、申請查閱或借閱的資料及檔案名稱、編號、查閱或借閱目的、查閱或借閱時間等信息，并經(jīng)公司相關部門審核后，報公司領導審批。2.審批：所在部門負責人或公司領導根據(jù)申請內容進行審批，同意查閱或借閱的，在申請表或申請函上簽字蓋章，并注明查閱或借閱的期限和要求。3.查閱或借閱：申請人憑審批通過的申請表或申請函到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表或申請函的內容，提供相應的資料及檔案，并做好查閱或借閱登記。查閱或借閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱或借閱資料及檔案，不得擅自將資料及檔案帶出檔案庫房或轉借他人。4.歸還：查閱或借閱人員查閱或借閱完畢后，應及時將資料及檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對歸還的資料及檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料及檔案有損壞、丟失等情況，應及時向查閱或借閱人員追究責任。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：查閱或借閱人員應遵守公司資料及檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失資料及檔案。2.保護安全：查閱或借閱人員應妥善保管查閱或借閱的資料及檔案，防止資料及檔案的泄露和損壞。3.按時歸還：查閱或借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還資料及檔案，如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。七、資料及檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿的資料及檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)資料及檔案的內容、來源、重要程度、保存價值等因素，對資料及檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。鑒定意見應包括資料及檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定結論等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的資料及檔案，應填寫《資料及檔案銷毀申請表》，注明銷毀的資料及檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門負責人審批通過后，應指定專人負責銷毀工作。銷毀工作應在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保資料及檔案無法恢復。3.銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《資料及檔案銷毀記錄》，記錄銷毀的資料及檔案名稱、編號