PAGE大學(xué)資產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強大學(xué)資產(chǎn)檔案管理，確保資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮資產(chǎn)檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及各類資產(chǎn)形成過程中涉及的資產(chǎn)檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校資產(chǎn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：資產(chǎn)檔案應(yīng)如實反映資產(chǎn)的形成、購置、使用、處置等全過程情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集資產(chǎn)從規(guī)劃、采購、驗收、使用、維護(hù)到報廢等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。4.規(guī)范性原則：按照國家和學(xué)校有關(guān)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資產(chǎn)檔案的整理、編目、裝訂等工作，確保檔案管理的規(guī)范化。二、資產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.固定資產(chǎn)檔案：包括房屋及建筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備、文物和陳列品、圖書、檔案、家具、用具、裝具及動植物等固定資產(chǎn)的相關(guān)檔案。2.無形資產(chǎn)檔案：涵蓋學(xué)校擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、非專利技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案資料。3.流動資產(chǎn)檔案：如貨幣資金、短期投資、應(yīng)收及預(yù)付款項、存貨等流動資產(chǎn)的相關(guān)記錄。（二）編號1.資產(chǎn)檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于資產(chǎn)檔案的標(biāo)識和查詢。2.固定資產(chǎn)編號采用“學(xué)校代碼+資產(chǎn)類別代碼+資產(chǎn)序號”的方式。例如，某學(xué)校代碼為1234，通用設(shè)備類代碼為02，該類下第5個資產(chǎn)的編號為12340205。3.無形資產(chǎn)編號根據(jù)其類型進(jìn)行編制，如專利權(quán)編號為“ZL+申請年份+流水號”，商標(biāo)權(quán)編號為“SB+注冊年份+流水號”等。4.流動資產(chǎn)編號可按照資產(chǎn)性質(zhì)和時間順序進(jìn)行編制，如貨幣資金編號為“HZ+年份+序號”。三、資產(chǎn)檔案的形成與收集（一）形成1.資產(chǎn)購置過程中，采購部門應(yīng)及時收集相關(guān)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、采購發(fā)票、驗收報告等資料，作為資產(chǎn)檔案的重要組成部分。2.資產(chǎn)使用部門在資產(chǎn)使用過程中，應(yīng)做好資產(chǎn)的維護(hù)、維修記錄，設(shè)備運行數(shù)據(jù)等資料的收集工作。3.資產(chǎn)處置部門在資產(chǎn)處置時，應(yīng)提供資產(chǎn)處置申請、審批文件、評估報告、處置合同等資料。（二）收集1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資產(chǎn)檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對收集到的資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料，并對資料的真實性、完整性進(jìn)行審核。3.對于重要資產(chǎn)項目，應(yīng)建立專門的項目檔案，將該項目從規(guī)劃到結(jié)束全過程的相關(guān)資料進(jìn)行集中收集、整理。四、資產(chǎn)檔案的整理（一）整理要求1.按照資產(chǎn)檔案的分類和編號規(guī)則，對收集到的資產(chǎn)檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分、裁剪。對于紙張較大或較多的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.對檔案資料中的文字材料，應(yīng)進(jìn)行編目，注明資料名稱、日期、來源、頁數(shù)等信息。（二）整理步驟1.區(qū)分不同資產(chǎn)類別，將同類資產(chǎn)的檔案資料集中在一起。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與資產(chǎn)編號相對應(yīng)。3.按照資料的形成時間順序進(jìn)行排列，對于同一時間形成的資料，按照重要程度進(jìn)行排列。4.編制資產(chǎn)檔案目錄，目錄應(yīng)包括資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、檔案資料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容，以便于查詢和檢索。五、資產(chǎn)檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的資產(chǎn)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防有害氣體等條件，確保資產(chǎn)檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、存儲架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.資產(chǎn)檔案應(yīng)按照類別、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并采用安全可靠的存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立資產(chǎn)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄資產(chǎn)檔案入庫、出庫、查閱、銷毀等情況，做到賬物相符。（三）保管期限1.固定資產(chǎn)檔案保管期限為自資產(chǎn)報廢或處置后[X]年。2.無形資產(chǎn)檔案根據(jù)其有效期和重要性確定保管期限，一般不少于[X]年。3.流動資產(chǎn)檔案保管期限為自資產(chǎn)處置或結(jié)算完成后[X]年。六、資產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱資產(chǎn)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)資產(chǎn)檔案。（二）利用流程1.校內(nèi)查閱、借閱：查閱、借閱人員應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱、借閱的資產(chǎn)檔案名稱、編號、用途等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的資產(chǎn)檔案，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資產(chǎn)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出學(xué)校。2.校外查閱、借閱：查閱、借閱人員應(yīng)提交單位介紹信、查閱（借閱）申請表等材料，說明查閱、借閱的目的和范圍。申請表經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供資產(chǎn)檔案。校外查閱、借閱人員應(yīng)遵守學(xué)校的檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘錄資產(chǎn)檔案內(nèi)容。如需復(fù)制，應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集利用資產(chǎn)檔案人員的反饋意見，了解檔案利用過程中存在的問題和不足。2.根據(jù)反饋意見，及時對資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。七、資產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.資產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的資產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的資產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫《資產(chǎn)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀資產(chǎn)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.資產(chǎn)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《資產(chǎn)檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。八、資產(chǎn)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校建立資產(chǎn)檔案管理監(jiān)督機制，明確監(jiān)督職責(zé)和權(quán)限，確保資產(chǎn)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.學(xué)校審計部門負(fù)責(zé)對資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查檔案管理的合規(guī)性、真實性和完整性。3.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對資產(chǎn)檔案管理過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督查處。（二）檢查內(nèi)容1.資產(chǎn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.資產(chǎn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案資料是否齊全、真實，編號是否規(guī)范，目錄是否準(zhǔn)確。3.資產(chǎn)檔案保管場所的安全狀況，檢查庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實到位。4.資產(chǎn)檔案利用情況，檢查查閱、借閱手續(xù)是否完備，利用記錄是否完整。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.將資產(chǎn)檔案管理工作納入學(xué)校各部門、各單