PAGE綜合檔案室歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司綜合檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司綜合檔案室負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，各部門應(yīng)按照本制度的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室，不得分散保存。2.完整準(zhǔn)確原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況和歷史過(guò)程，確保檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.便于利用原則歸檔工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。5.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等文件。6.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)的文件，包括函件、協(xié)議、合同等。7.公司人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)材料。8.公司財(cái)務(wù)管理文件，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。9.公司資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)材料。10.公司行政管理工作中形成的其他文件材料。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.公司業(yè)務(wù)拓展、市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息等相關(guān)文件。2.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)流程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、生產(chǎn)記錄、銷售合同等。3.公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的文件材料，包括廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.公司質(zhì)量控制、售后服務(wù)等相關(guān)文件，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、客戶投訴處理記錄等。5.公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)工作中形成的其他文件材料。（三）黨群工作類1.公司黨組織建設(shè)、黨員管理等相關(guān)文件。2.公司工會(huì)組織建設(shè)、職工權(quán)益保障等相關(guān)文件。3.公司共青團(tuán)組織建設(shè)、青年工作等相關(guān)文件。4.公司黨群工作中開(kāi)展的各類活動(dòng)文件，包括活動(dòng)方案、總結(jié)、照片、視頻等。5.公司黨群工作中形成的其他文件材料。（四）科技項(xiàng)目類1.公司承擔(dān)的各類科技項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.科技項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文件材料，包括研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔等。3.科技項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書(shū)等。4.公司科技項(xiàng)目工作中形成的其他文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的及時(shí)形成和完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料書(shū)寫，字跡清晰、工整，不得使用易褪色的書(shū)寫材料。3.文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，幅面尺寸一般為A4紙（210mm×297mm）。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。2.文件材料應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。3.每份文件材料應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在有文字的頁(yè)面正面的右上角，背面的左上角。4.歸檔的文件材料應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。5.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用線繩或縫紉機(jī)在文件左側(cè)裝訂，不得使用金屬釘或膠水裝訂。3.文件材料的裝訂應(yīng)保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊文件。（四）文件材料的移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)，移交公司綜合檔案室。2.移交文件材料時(shí)，應(yīng)填寫《文件材料移交清單》，清單應(yīng)包括文件材料的名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.公司綜合檔案室應(yīng)對(duì)移交的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，每年形成的文件材料分為一類。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或文件所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、黨群工作、科技項(xiàng)目等。3.保管期限分類根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的格式。1.年度代碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或文件所反映的問(wèn)題，分別賦予不同的代碼，如“XZ”表示行政管理，“JY”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)，“DQ”表示黨群工作，“KJ”表示科技項(xiàng)目等。3.保管期限代碼永久保存的檔案代碼為“YJ”，長(zhǎng)期保存的檔案代碼為“CQ”，短期保存的檔案代碼為“DQ”。4.流水號(hào)按照檔案整理的順序依次編寫流水號(hào)，流水號(hào)為三位數(shù)，不足三位的前面補(bǔ)零，如“001”“002”等。例如，2023年行政管理類永久保存的第一份檔案編號(hào)為“23XZYJ001”。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]%。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰。2.檔案盒應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，盒內(nèi)應(yīng)放置檔案目錄和文件材料。3.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，具體保管期限如下：永久保存的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件，公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等文件，公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要文件，公司人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等重要文件，公司黨群工作中具有重要?dú)v史意義的文件等。長(zhǎng)期保存的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，如公司業(yè)務(wù)拓展、市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息等相關(guān)文件，公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)流程中形成的一般性文件材料，公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的一般性文件材料，公司質(zhì)量控制、售后服務(wù)等相關(guān)文件，公司行政管理工作中形成的一般性文件材料，公司黨群工作中開(kāi)展的一般性活動(dòng)文件等。保管期限為[具體年限]年。短期保存的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，如公司臨時(shí)性工作形成的文件材料，公司一般性會(huì)議文件，公司一般性業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。保管期限為[具體年限]年。2.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案清查1.公司綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.檔案清查應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施解決。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等內(nèi)容。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理人員的要求進(jìn)行操作，不得擅自更改檔案內(nèi)容。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋綜合檔案室的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱頁(yè)數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等內(nèi)容。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.重要性凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保存檔案；凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保存檔案；凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保存檔案。2.完整性凡是文件材料齊全完整，能夠全面反映公司某項(xiàng)工作或活動(dòng)的檔案，應(yīng)列為較高價(jià)值檔案；凡是文件材料不完整，只能部分反映公司某項(xiàng)工作或活動(dòng)的檔案，應(yīng)列為較低價(jià)值檔案。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，一般每年進(jìn)行一次。2.檔案鑒定工作應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類，填寫《檔案鑒定申請(qǐng)表》，提交檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，形成《檔案鑒定報(bào)告》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整和處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、