PAGE業(yè)擴檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強業(yè)擴檔案室的管理，確保業(yè)擴檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司業(yè)擴檔案室的管理工作，包括業(yè)擴項目從受理、勘查、設計、施工、驗收等全過程形成的各類檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：業(yè)擴檔案室對業(yè)擴檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映業(yè)擴項目的實際情況，嚴禁虛假和偽造。3.完整性原則：涵蓋業(yè)擴項目各個環(huán)節(jié)的相關資料，確保無遺漏。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。5.便于利用原則：檔案整理規(guī)范，檢索便捷，以滿足公司內(nèi)部及相關部門對業(yè)擴檔案的查閱需求。二、檔案管理職責（一）業(yè)擴檔案室職責1.負責制定和完善業(yè)擴檔案室管理制度，并組織實施。2.接收、整理、保管業(yè)擴項目檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案資料進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.開展檔案管理工作的培訓和指導，提高相關人員的檔案管理意識和技能。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門業(yè)擴項目檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。2.按照業(yè)擴檔案室的要求，及時將檔案資料移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.在業(yè)務活動中，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保檔案的形成和積累符合要求。4.協(xié)助業(yè)擴檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的業(yè)務支持。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案資料的日常整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，為檔案查閱、利用提供準確、高效的服務。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進建議。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)擴項目受理階段：客戶申請資料、業(yè)務受理單、相關證明文件等。2.勘查階段：勘查記錄、現(xiàn)場照片、圖紙等。3.設計階段：設計方案、圖紙、計算書等。4.施工階段：施工單位資質(zhì)文件、施工合同、工程進度報告、隱蔽工程記錄等。5.驗收階段：驗收報告、試驗報告、竣工圖紙等。6.其他與業(yè)擴項目相關的文件、資料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在項目完成一個階段后，及時將該階段的檔案資料收集整理，并移交至業(yè)擴檔案室。2.檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，使用耐久性強的書寫材料。3.對于電子文件，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.分類：按照業(yè)擴項目的階段、類別等進行分類，如分為受理檔案、勘查檔案、設計檔案、施工檔案、驗收檔案等。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序號等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者等內(nèi)容，便于檢索和查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.業(yè)擴檔案室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類、編號順序存放于檔案柜中，標識清晰，便于查找。2.電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，并進行備份，備份存儲地點應與主存儲地點分開。3.對重要的檔案資料應進行異地備份，以防止自然災害等原因造成檔案丟失。（三）檔案保管期限1.業(yè)擴檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：業(yè)擴項目的重要合同、協(xié)議，涉及重大安全、質(zhì)量問題的文件等。3.長期保管的檔案期限為30年，包括一般的設計圖紙、施工記錄等。4.短期保管的檔案期限為10年，包括一般性的業(yè)務資料等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況符合要求。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，上報相關領導。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)擴檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到業(yè)擴檔案室查閱。查閱申請表應留存于檔案室。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復印、拍照檔案內(nèi)容。3.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱業(yè)擴檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和業(yè)擴檔案室負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由業(yè)擴檔案室負責人、業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合評估，確定檔案是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)鑒定小組審核、公司領導批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊留存于檔案室。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立業(yè)擴檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，為公司業(yè)務發(fā)展提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將新形成的檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護，包括更新、刪除、備份等操作，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強業(yè)擴檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非