PAGE重要財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司重要財務檔案的管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關財務檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的重要財務檔案管理。（三）定義重要財務檔案是指公司在財務活動中形成的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務資料、合同協(xié)議以及其他重要財務文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司財務部門負責統(tǒng)一管理重要財務檔案，各分支機構、子公司應指定專人負責本單位財務檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真實完整原則。財務檔案應如實反映公司財務活動情況，保證檔案內容的真實性、完整性和準確性。3.安全保密原則。采取有效措施確保財務檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責（一）財務部門職責1.負責制定和完善公司重要財務檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各分支機構、子公司財務檔案管理工作。3.負責收集、整理、歸檔公司總部的重要財務檔案。4.定期對財務檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限保管財務檔案，并按照審批程序辦理檔案的銷毀、移交等手續(xù)。6.為公司內部各部門及外部有關單位提供財務檔案查閱服務。（二）檔案管理人員職責1.負責本單位財務檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。2.按照檔案管理要求，對財務檔案進行分類、編號、登記，建立檔案目錄和索引。3.嚴格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、霉變等情況發(fā)生。4.負責辦理財務檔案的查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱情況，并及時催還。5.協(xié)助財務部門做好檔案的定期檢查、核對工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.按照規(guī)定的期限，將保管期滿的財務檔案整理造冊，報經(jīng)批準后辦理銷毀手續(xù)。（三）其他部門職責1.各部門應妥善保管本部門形成的與財務相關的文件資料，并按照規(guī)定及時移交財務部門歸檔。2.在涉及財務事項需要查閱檔案時，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、付款憑證、轉賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及附注，財務分析報告等。4.審計報告：內部審計報告、外部審計報告等。5.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、發(fā)票領購簿及發(fā)票存根等。6.合同協(xié)議：涉及財務收支的各類合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同、借款合同、租賃合同等。7.其他重要財務文件：財務預算、決算資料，財務制度文件，財務工作交接清單等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的財務文件資料移交財務部門，移交時應填寫移交清單，并簽字確認。2.財務人員在辦理經(jīng)濟業(yè)務過程中，應及時收集相關憑證和文件，確保資料的完整性和準確性。3.對于電子財務文件，應同時收集紙質文件，并確保兩者內容一致。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，備份保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質和內容，將財務檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、審計報告類、稅務資料類、合同協(xié)議類、其他類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，會計憑證可按照年度、月份、憑證序號進行編號；會計賬簿可按照賬簿名稱、年度進行編號。3.裝訂：會計憑證應按照編號順序進行裝訂，每本憑證厚度應適中，一般不超過2厘米。裝訂時應加具封面、封底，注明憑證種類、起止日期、憑證張數(shù)、金額等內容，并由裝訂人員在封面上簽字。會計賬簿、財務報告等應按照規(guī)定的格式進行整理和裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內容。同時，建立電子目錄索引，方便檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告永久保管。4.審計報告：內部審計報告保管期限為10年，外部審計報告按照相關規(guī)定執(zhí)行。5.稅務資料：納稅申報表等保管期限為10年，發(fā)票存根等按照稅務部門規(guī)定執(zhí)行。6.合同協(xié)議：涉及財務收支的合同協(xié)議保管期限為合同履行完畢后10年。7.其他重要財務文件：按照相關規(guī)定確定保管期限。（二）保管地點1.公司應設立專門的財務檔案保管庫，保管庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施。2.檔案保管庫應保持清潔、干燥，溫度、濕度應符合檔案保管要求。3.對于電子財務檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、查閱、借閱、移出等情況。2.定期對檔案進行檢查和盤點，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檔案的保管環(huán)境進行監(jiān)測，確保溫濕度、空氣質量等符合要求。4.對磁性存儲設備上的電子檔案，應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。5.嚴格限制無關人員進入檔案保管庫，檔案管理人員離開保管庫時應確保門窗關閉、設備斷電。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱財務檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到財務部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司重大財務事項或機密信息的檔案，查閱申請應經(jīng)財務部門負責人審核，公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司財務檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領導批準。查閱時應有專人陪同，查閱范圍和用途應嚴格限定。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內容。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到財務部門檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)，領取查閱檔案。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出財務部門或轉借他人。4.查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱完畢后及時收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱財務檔案，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.涉及重要財務檔案的借閱，應經(jīng)公司分管領導批準。（四）借閱程序1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱用途等內容。2.申請表經(jīng)批準后，借閱人員到財務部門檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領取借閱檔案。3.檔案管理人員應向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項，并要求借閱人員簽字確認。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告財務部門，并承擔相應責任。5.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案。如需續(xù)借，應重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因發(fā)生變更時，應按照規(guī)定將財務檔案移交給新的單位或有關部門。2.移交檔案時，應編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內容，并由雙方簽字確認。3.檔案移交清單應一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，同時將交接情況報公司財務部門備案。（二）銷毀1.保管期滿的財務檔案，由財務部門提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)財務部門負責人審核，公司分管領導批準。3.銷毀檔案時，應