PAGE檔案管理與制度執(zhí)行一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障制度的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理與制度執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理與制度執(zhí)行合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞或泄露，確保檔案信息安全。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織的檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。4.在工作中積極配合檔案管理部門的各項(xiàng)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、上架、借閱、歸還、整理、統(tǒng)計(jì)等。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.做好檔案信息化管理工作，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和安全存儲(chǔ)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.將檔案移交至公司/組織檔案管理部門，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，并按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行上架存放。（二）保管期限1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年，對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的正確使用。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。（二）借閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，將申請(qǐng)表交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，提供檔案復(fù)印件或原件，并登記借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不得外借，特殊情況需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（三）銷毀流程1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。七、制度執(zhí)行監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案管理與制度執(zhí)行監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門檔案管理工作和制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組可通過(guò)查閱檔案、實(shí)地檢查、聽(tīng)取匯報(bào)等方式，了解檔案管理與制度執(zhí)行的實(shí)際情況。（二）考核辦法1.制定檔案管理與制度執(zhí)行考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門檔案管理工作和制度執(zhí)行情況進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制