PAGE編辦文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)編辦文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為編辦各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類文書檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。編辦文書檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映編辦各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則。全面收集、整理編辦工作中形成的各類文件材料，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為編辦工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)編辦設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)文書檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和檢索利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，為編辦工作提供檔案服務(wù)。6.參與編辦文件材料的形成、積累和整理工作，對(duì)文件材料的歸檔范圍和保管期限提出意見和建議。三、文件材料的收集與整理（一）文件材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與編辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.編辦形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料等。3.編辦與其他部門之間的往來文件，如函件、請(qǐng)示、批復(fù)等。4.編辦召開會(huì)議形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。5.編辦工作人員在工作中形成的重要文件草稿、修改稿等。6.編辦獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等文件材料。7.其他與編辦工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）文件材料收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）文件材料整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類等。在每一大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類，如業(yè)務(wù)工作類可分為機(jī)構(gòu)編制管理、人員調(diào)配、事業(yè)單位登記管理等小類。2.整理方法對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的文件。按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段的文件按照重要程度排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，注明文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。將整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)定期向綜合檔案室歸檔，歸檔時(shí)間一般為次年上半年。2.各科室在向檔案室歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)科室進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案的類別、保管期限等因素進(jìn)行排列，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.編辦工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案的安全和完整。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。（二）檔案借閱1.外單位因工作需要借閱編辦檔案的，應(yīng)提前向編辦提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.編辦辦公室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)編辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。4.檔案室工作人員應(yīng)按照借閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向編辦報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.成立檔案鑒定小組，由編辦領(lǐng)導(dǎo)、檔案室工作人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。3.鑒定小組應(yīng)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由鑒定小組人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立編辦文書檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和檢索利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖片格式，如JPEG、TIFF等。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行命名、分類、存儲(chǔ)，確保電子文件的命名規(guī)范、分類準(zhǔn)確、存儲(chǔ)安全。（三）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案的基本信息、文件內(nèi)容、保管期限、存放位置等詳細(xì)信息，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)庫的正常運(yùn)行。（四）檔案信息安全管理1.采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)等。2.對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制編辦辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和考核。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，如檔案庫房的安全設(shè)施、檔案信息化設(shè)備等。3.檔案管理人員的工作情況