PAGE宣傳部檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)宣傳部檔案管理，確保檔案的安全與完整，維護(hù)檔案的真實(shí)性和有效性，保障宣傳工作的順利開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宣傳部全體工作人員在檔案收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開(kāi)展檔案安全管理工作。3.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，注重日常防范，做到防患于未然。4.全員參與原則：檔案安全管理涉及宣傳部全體人員，應(yīng)人人有責(zé)，共同維護(hù)檔案安全。二、檔案收集安全管理（一）收集要求1.明確檔案收集范圍，涵蓋宣傳工作中形成的各類(lèi)文件、資料、圖片、影像等。2.收集過(guò)程中要確保檔案的真實(shí)性和完整性，不得遺漏重要信息。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，剔除不符合要求或重復(fù)的內(nèi)容。（二）收集流程1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將本部門(mén)產(chǎn)生的檔案移交至宣傳部檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、登記，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容清晰。3.對(duì)于重要活動(dòng)或項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)資料。（三）安全保障1.在檔案收集過(guò)程中，要采取必要的防護(hù)措施，如防止檔案受潮、受損、丟失等。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密或敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和傳遞，確保信息安全。三、檔案整理安全管理（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案分類(lèi)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，確保檔案類(lèi)別清晰、層次分明。2.遵循檔案編號(hào)規(guī)則，為每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，便于查詢(xún)和管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行編目、裝訂，確保檔案整齊、規(guī)范。（二）整理流程1.檔案管理部門(mén)工作人員按照整理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或文件夾，并按照順序排列上架。（三）安全注意事項(xiàng)1.在整理過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀檔案。2.整理現(xiàn)場(chǎng)要保持整潔，防止檔案丟失或混淆。3.對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告，以便采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。四、檔案保管安全管理（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度適宜，符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案要進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置等信息。（三）安全檢查1.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、溫濕度檢查、防蟲(chóng)情況檢查等。2.檢查檔案的存放狀況，如是否有霉變、破損、丟失等情況。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄在案。（四）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。3.一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。五、檔案利用安全管理（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案利用符合工作需要和保密要求。2.檔案利用應(yīng)遵循審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用流程1.利用者填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，并做好利用記錄。（三）安全保障1.在檔案利用場(chǎng)所設(shè)置專(zhuān)門(mén)的查閱區(qū)域，配備必要的辦公設(shè)備。2.利用者查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）歸還與銷(xiāo)毀1.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。2.對(duì)于不再需要保存的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程要有專(zhuān)人監(jiān)督，并做好記錄。六、檔案數(shù)字化安全管理（一）數(shù)字化要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.數(shù)字化過(guò)程中要對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。3.建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、訪問(wèn)控制等功能。（二）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、進(jìn)度、質(zhì)量要求等。2.選擇專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，簽訂服務(wù)合同，明確雙方責(zé)任。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)字化檔案與原始檔案一致。（三）安全保障1.數(shù)字化場(chǎng)所應(yīng)具備安全防護(hù)措施，防止數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)受到損壞或丟失。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。七、人員安全管理（一）培訓(xùn)教育1.定期組織檔案管理人員參加檔案安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.對(duì)涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行保密教育，使其熟悉保密規(guī)定和操作流程。3.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、安全管理制度、操作技能等。（二）人員職責(zé)1.明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到人。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全制度，認(rèn)真履行職責(zé)，不得擅自離崗、脫崗。3.對(duì)違反檔案安全制度的人員，要依法依規(guī)進(jìn)行處理。（三）人員變動(dòng)1.檔案管理人員因工作變動(dòng)需要交接檔案時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保檔案安全。2.交接內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存放位置、利用情況等，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.成立檔案安全監(jiān)督小組，定期對(duì)宣傳部檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案安全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案安全制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、安全事故發(fā)生情況等。3.對(duì)檔案安全管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人