PAGE企業(yè)文件及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件及檔案管理，確保文件和檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門在日常工作中形成的各類文件及檔案的管理。（三）定義1.文件：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.檔案：指經(jīng)過(guò)整理、分類、編目等系統(tǒng)化處理，具有保存價(jià)值的文件集合。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件及檔案管理工作由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保管理的一致性和規(guī)范性。2.全程管理原則：對(duì)文件及檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過(guò)程進(jìn)行有效管理。3.有效利用原則：充分發(fā)揮文件及檔案的作用，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)拓展等提供有力支持。4.安全保密原則：確保文件及檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件及檔案嚴(yán)格保密。二、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：涉及公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等方面的文件。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）文件的起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的格式和要求起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，符合法律法規(guī)和公司政策。2.重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，起草部門應(yīng)征求相關(guān)部門意見(jiàn)，并進(jìn)行會(huì)簽。3.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。審核通過(guò)后，由起草人將文件提交至文件管理部門。（三）文件的編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.文件管理部門對(duì)接收的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別和查找。2.文件編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][流水號(hào)]。例如：[XX公司][2023][XZ][001]表示XX公司2023年行政類文件第001號(hào)。3.對(duì)于重要文件或保密文件，應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋“機(jī)密”“秘密”“絕密”等保密標(biāo)識(shí)，并注明保密期限。（四）文件的發(fā)布與傳達(dá)1.文件管理部門根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)布范圍，選擇合適的發(fā)布方式，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、紙質(zhì)文件印發(fā)、會(huì)議傳達(dá)等。2.以紙質(zhì)文件印發(fā)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，并加蓋公司印章。文件管理部門負(fù)責(zé)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。3.通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的文件，應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。發(fā)布后，文件管理部門應(yīng)通知相關(guān)人員及時(shí)查閱。4.對(duì)于重要文件或需要傳達(dá)至全體員工的文件，應(yīng)組織專門會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)，并做好會(huì)議記錄。（五）文件的使用與借閱1.公司員工因工作需要使用文件時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)借閱人的需求，提供相應(yīng)的文件，并對(duì)借閱情況進(jìn)行登記。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或涂改。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向文件管理部門申請(qǐng)。4.涉及公司機(jī)密的文件，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還文件管理部門，文件管理部門應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確保文件的完整性和保密性。（六）文件的修改與廢止1.文件在執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或需要進(jìn)行修改，由原起草部門提出修改意見(jiàn)，并填寫《文件修改申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、修改原因、修改內(nèi)容等信息。2.文件修改申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至文件管理部門。文件管理部門對(duì)修改申請(qǐng)進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行修改。3.文件修改完成后，應(yīng)重新進(jìn)行編號(hào)、審核和發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。4.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因，需要廢止的文件，由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請(qǐng)，并填寫《文件廢止申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、廢止原因等信息。5.文件廢止申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至文件管理部門。文件管理部門對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，并發(fā)布文件廢止通知。廢止的文件應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以備查閱。三、檔案管理（一）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.每年[X]月底前，各部門應(yīng)將上一年度形成的文件材料按照檔案分類方案進(jìn)行整理，并移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于保管和利用。（二）檔案的分類與編號(hào)1.公司檔案分為以下幾類：行政管理檔案：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。業(yè)務(wù)管理檔案：如市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人力資源管理檔案：?jiǎn)T工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案等。其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議等。2.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，例如：[2023][XZ][001]表示2023年行政管理類檔案第001號(hào)。（三）檔案的保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.鑒定工作由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估。3.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。記錄應(yīng)保存[X]年。（五）檔案的利用與查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。查閱人應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、信息化管理（一）文件及檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立文件及檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件及檔案的電子化管理。信息化系統(tǒng)應(yīng)具備文件起草、審核、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高文件及檔案管理的效率和水平。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件及檔案的管理1.電子文件的形成、辦理過(guò)程應(yīng)符合公司規(guī)定的流程和要求，并及時(shí)進(jìn)行電子簽名或電子印章確認(rèn)。2.電子文件應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，確保文件的完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可用性。4.電子文件及檔案的查閱、借閱應(yīng)通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行操作，查閱人應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限驗(yàn)證。查閱過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司成立文件及檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門文件及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件及檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等。檢查結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)出具檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。3.各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文件及檔案資料，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將文件及檔案管理工作納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)各部門文件及