PAGEhiv個(gè)案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)HIV個(gè)案的管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全，提高防控工作的科學(xué)性和有效性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及HIV個(gè)案的信息收集、整理、存儲(chǔ)、使用、保密及銷(xiāo)毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)艾滋病防治的法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證HIV個(gè)案檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，全面記錄個(gè)案相關(guān)情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息安全，防止泄露，保護(hù)個(gè)人隱私。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）管理部門(mén)公司/組織指定[具體部門(mén)名稱(chēng)]作為HIV個(gè)案檔案管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制度的制定、修訂和組織實(shí)施，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）信息收集部門(mén)各涉及HIV個(gè)案信息收集的部門(mén)，如[列舉相關(guān)部門(mén)，如人力資源部門(mén)、醫(yī)療衛(wèi)生部門(mén)等]，負(fù)責(zé)按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的個(gè)案信息，并移交至檔案管理部門(mén)。（三）檔案管理人員檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)HIV個(gè)案檔案的整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、保密等具體管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后上崗。三、檔案信息收集（一）收集內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、職業(yè)等。2.感染信息：確診時(shí)間、診斷機(jī)構(gòu)、感染途徑、檢測(cè)報(bào)告等。3.治療信息：治療方案、治療時(shí)間、治療效果、用藥記錄等。4.隨訪(fǎng)信息：隨訪(fǎng)時(shí)間、隨訪(fǎng)方式、健康狀況變化、生活狀況等。5.其他相關(guān)信息：如與工作、生活相關(guān)的特殊情況說(shuō)明等。（二）收集渠道1.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)：從確診的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)診斷及治療信息。2.個(gè)人申報(bào)：鼓勵(lì)HIV感染者主動(dòng)向公司/組織申報(bào)相關(guān)信息，填寫(xiě)專(zhuān)門(mén)的申報(bào)表格。3.其他相關(guān)部門(mén)：通過(guò)人力資源部門(mén)、安全管理部門(mén)等獲取與個(gè)案相關(guān)的工作、安全等方面信息。（三）收集要求1.信息收集人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定表格和流程進(jìn)行收集，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于通過(guò)多種渠道收集的信息，要進(jìn)行核對(duì)和整合，避免信息重復(fù)或遺漏。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則按照一案一檔的原則，對(duì)收集到的HIV個(gè)案信息進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。（二）整理步驟1.資料核對(duì)：對(duì)收集到的各類(lèi)信息進(jìn)行逐一核對(duì)，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確。2.分類(lèi)排序：按照基本信息、感染信息、治療信息、隨訪(fǎng)信息等類(lèi)別進(jìn)行排序，同類(lèi)信息按照時(shí)間順序排列。3.編號(hào)編制：為每個(gè)HIV個(gè)案檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和可識(shí)別性。4.裝訂成冊(cè)：將整理好的資料按照順序裝訂成冊(cè)，加裝封面和封底，封面應(yīng)注明檔案編號(hào)、姓名、建檔日期等信息。（三）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至專(zhuān)門(mén)的檔案存儲(chǔ)區(qū)域，按照編號(hào)順序排列存放。2.建立檔案索引目錄，方便快速查找和調(diào)閱檔案。五、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、安全。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.電子存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防磁、防盜等安全措施，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。2.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，防止檔案發(fā)霉、變質(zhì)、損壞。（三）存儲(chǔ)期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，HIV個(gè)案檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，以滿(mǎn)足后續(xù)防控工作及可能的查詢(xún)需求。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱HIV個(gè)案檔案的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.涉及個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)感染者本人書(shū)面同意，不得對(duì)外提供查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交查閱申請(qǐng)表至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行復(fù)制、拍照等操作，確需復(fù)制的，需另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）使用規(guī)定1.HIV個(gè)案檔案信息僅限用于公司/組織內(nèi)部防控工作、統(tǒng)計(jì)分析、政策制定等合法目的，不得用于其他任何非法或不當(dāng)用途。2.在使用檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露個(gè)人隱私信息。七、檔案保密（一）保密措施1.人員管理：對(duì)檔案管理人員及涉及檔案信息處理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.物理隔離：檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.技術(shù)防護(hù)：電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置多層安全防護(hù)措施，如加密技術(shù)、防火墻等，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。4.文件管理：對(duì)涉及HIV個(gè)案檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)，限制文件的傳閱范圍。（二）保密責(zé)任追究1.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露HIV個(gè)案檔案信息的人員，公司/組織將依法依規(guī)追究其責(zé)任，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因泄露檔案信息給感染者造成損失的，公司/組織將承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并采取措施消除不良影響。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或恢復(fù)。3.經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，需要銷(xiāo)毀的檔案。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成銷(xiāo)毀小組，負(fù)責(zé)實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒等安全、環(huán)保的方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷(xiāo)毀方式等，記錄由銷(xiāo)毀小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門(mén)定期對(duì)HIV個(gè)案檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、保密等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部檢查接受上級(jí)主管部門(mén)、衛(wèi)生健康部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案資料，對(duì)檢查