PAGE檔案管理制度怎樣出紅頭[公司/組織名稱]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，對同一事項(xiàng)的相關(guān)文件、資料應(yīng)進(jìn)行全面收集和整理，避免遺漏。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織負(fù)責(zé)人為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司/組織檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。7.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議記錄、紀(jì)要，工作計劃、總結(jié)，人事檔案，行政公文，證照等。2.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算決算、會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、銷售合同、訂單、客戶資料，采購合同、供應(yīng)商資料，生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量記錄等營業(yè)相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。5.科技研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、專利申請文件等。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體編號方法如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“CW”表示財務(wù)審計類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等檔案材料，確保檔案的齊全完整。具體收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、紀(jì)要等。3.各類合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、收據(jù)等業(yè)務(wù)文件。4.在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、質(zhì)量記錄等。5.人事檔案、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。6.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)文件。7.聲像、電子等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案材料的質(zhì)量。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與檔案編號一致。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，使其整齊美觀。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案，并配備必要的安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式檔案保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序排列上架存放，便于查閱和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲、檢索和利用等管理。（三）保管期限檔案保管期限分為永久保管、定期保管兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和作用等因素確定，詳見附件《檔案保管期限表》。（四）檔案清查綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況等符合要求。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限、密級等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完整無缺，檔案保管場所是否安全等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史價值，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.對已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對保管期限未滿，但已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定，可提前銷毀。3.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、重要業(yè)務(wù)信息等具有保密價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存，不得銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行初步篩選，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.檔案鑒定小組對《檔案銷毀鑒定表》進(jìn)行審核，對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，并簽署鑒定意見。3.綜合管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，報公司/組織負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方法進(jìn)行，可以采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。（五）銷毀記錄檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清單》、《檔案銷毀鑒定表》等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存，以備查考。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、重要業(yè)務(wù)信息等保密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照等。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前與公司/組織綜合管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將簽字后的《檔案查閱申請表》交綜合管理部門審核。3.綜合管理部門根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并安排查閱地點(diǎn)和查閱時間。4.查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還綜合管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)印、拍照、摘錄等。根據(jù)檔案的密級和利用需求，確定不同的利用方式。對于重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，確保檔案的安全和保密。（四）利用記錄綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間節(jié)、利用人員、利用目的、利用檔案名稱和編號、利用方式等信息。檔案利用記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司/組織檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和配置。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能定制和開發(fā)，滿足公司/組織檔案管理的個性化需求。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）電子檔案管理1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和可檢索性。3.建立電子檔案安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。4.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的