PAGE學(xué)生個(gè)人電子檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生個(gè)人電子檔案的管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育、管理、服務(wù)等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生個(gè)人電子檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，保證信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷高效原則：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便師生查詢和使用。二、檔案內(nèi)容與分類（一）基本信息包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)籍信息1.入學(xué)信息：錄取通知書、入學(xué)登記表、體檢表等。2.學(xué)籍變動信息：轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)手續(xù)及證明材料。3.成績信息：各學(xué)期課程成績、考試違紀(jì)記錄等。4.畢業(yè)信息：畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號、畢業(yè)鑒定等。（三）綜合素質(zhì)評價(jià)1.思想道德素質(zhì)：思想政治表現(xiàn)、獎懲情況、社會實(shí)踐活動記錄等。2.學(xué)業(yè)水平：學(xué)科競賽獲獎情況、科研項(xiàng)目參與情況、學(xué)術(shù)成果等。3.身心健康：體育達(dá)標(biāo)成績、心理健康測評結(jié)果等。4.藝術(shù)素養(yǎng)：藝術(shù)特長、藝術(shù)作品獲獎情況等。5.社會實(shí)踐與志愿服務(wù)：參與社會實(shí)踐活動、志愿服務(wù)的記錄和證明。（四）黨團(tuán)組織關(guān)系1.入黨入團(tuán)申請書、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正申請書等。2.黨團(tuán)組織活動記錄、表彰獎勵情況。（五）就業(yè)信息1.就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報(bào)到證等。2.就業(yè)單位信息、就業(yè)崗位情況、就業(yè)反饋等。（六）其他信息1.學(xué)生在校期間的獲獎證書、榮譽(yù)稱號證書等復(fù)印件。2.學(xué)生參加各類培訓(xùn)、考證的相關(guān)材料。3.學(xué)生的特殊經(jīng)歷、特殊需求等相關(guān)說明材料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，由學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的基本信息和入學(xué)相關(guān)材料，錄入電子檔案系統(tǒng)，建立新生電子檔案。2.各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)組織輔導(dǎo)員、班主任等相關(guān)人員對新生檔案進(jìn)行審核和完善，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。（二）檔案收集1.學(xué)生在校期間，各部門、各學(xué)院（系）應(yīng)及時(shí)將涉及學(xué)生的各類文件、材料收集整理，并移交至檔案管理部門。2.學(xué)生本人應(yīng)主動向?qū)W校相關(guān)部門提交本人獲得的各類證書、證明等材料，以便及時(shí)更新檔案信息。3.對于畢業(yè)生，就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)前及時(shí)收集就業(yè)相關(guān)材料，完善就業(yè)檔案信息。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)定期對收集到的學(xué)生電子檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放。2.對檔案中的各類文件、材料進(jìn)行編號、標(biāo)注，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對于重復(fù)或無效的文件、材料，應(yīng)進(jìn)行清理，避免檔案信息冗余。（二）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，建立電子檔案目錄，方便查詢和檢索。2.歸檔后的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案存儲與安全（一）存儲方式1.學(xué)校應(yīng)建立專門的學(xué)生個(gè)人電子檔案存儲服務(wù)器，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。2.存儲服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲設(shè)備的維護(hù)。（二）安全措施1.對檔案存儲服務(wù)器設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行病毒查殺和安全檢測，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全意識教育，規(guī)范操作流程，防止因人為因素導(dǎo)致檔案信息泄露。六、檔案查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查詢自己的電子檔案信息，可通過學(xué)校指定的網(wǎng)絡(luò)平臺或檔案管理部門進(jìn)行查詢。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查詢學(xué)生檔案信息的，應(yīng)填寫查詢申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門提供查詢服務(wù)。3.校外單位或個(gè)人因特殊原因需要查詢學(xué)生檔案信息的，必須出具正式的查詢函，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可查詢。（二）使用規(guī)定1.檔案信息僅供查詢和參考，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得擅自對外提供或公開學(xué)生檔案信息。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門使用學(xué)生檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得用于其他無關(guān)目的。3.任何單位或個(gè)人不得篡改、偽造學(xué)生檔案信息，如有違反，將依法追究責(zé)任。七、檔案更新與維護(hù)（一）更新流程1.學(xué)生檔案信息發(fā)生變更時(shí)，學(xué)生本人應(yīng)及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門提交變更申請和證明材料。2.相關(guān)部門審核通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)在電子檔案系統(tǒng)中更新檔案信息，并做好記錄。3.對于畢業(yè)生檔案信息的更新，應(yīng)按照畢業(yè)生就業(yè)工作的相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行操作。（二）維護(hù)責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)生電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.各部門、各學(xué)院（系）應(yīng)密切配合檔案管理部門做好檔案的更新與維護(hù)工作，及時(shí)提供相關(guān)信息和材料。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)生畢業(yè)離校后，其檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。對于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。2.因?qū)W校合并、撤銷等原因，需要對學(xué)生檔案進(jìn)行清理銷毀的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《學(xué)生個(gè)人電子檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立學(xué)生個(gè)人電子檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式和檢查時(shí)間，確保監(jiān)督檢查工作的有效開展。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、存儲、查詢、使用、更新、維護(hù)、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，是否存在信息泄露、篡改、偽造等問題。3.檔案管理人員的工作規(guī)范和操作流程執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作行為。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改