PAGE敬老院會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)敬老院會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本敬老院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院財(cái)務(wù)部門及相關(guān)工作人員在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的各類會(huì)計(jì)檔案管理。（三）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、規(guī)范操作、安全保密的原則。確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括各類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)要內(nèi)容，確定會(huì)計(jì)分錄，作為記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映敬老院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，用于詳細(xì)記錄特定資產(chǎn)的增減變動(dòng)及使用情況。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映敬老院月度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量情況。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，涵蓋資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注，全面、綜合地反映敬老院一年的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等內(nèi)容。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收、本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付、本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法形成的表格。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的記錄，以及企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。3.納稅申報(bào)表，記錄敬老院應(yīng)納稅款計(jì)算、申報(bào)及繳納情況的表格，包括增值稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅申報(bào)表等各類稅種申報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從形成部門向檔案管理部門或其他接收部門移交時(shí)詳細(xì)情況的清單，包括檔案名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、交接日期等內(nèi)容。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄敬老院會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單，用于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面管理和清查。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記載擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容的清單，是會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的重要依據(jù)。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）會(huì)計(jì)憑證整理1.每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)各類原始憑證進(jìn)行分類整理，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序排列，同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證應(yīng)集中在一起。2.將整理好的原始憑證粘貼在記賬憑證后面，注意粘貼應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。3.記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檢查憑證編號(hào)是否連續(xù)，附件是否齊全，摘要是否清晰，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。4.對(duì)于厚度超過(guò)規(guī)定的憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或拆分，確保憑證厚度一致，便于裝訂。（二）會(huì)計(jì)賬簿整理1.總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿在年度終了后，應(yīng)將空白賬頁(yè)抽出，另行整理保存。2.賬簿應(yīng)按照賬頁(yè)順序編號(hào)，檢查賬頁(yè)是否有破損、缺頁(yè)等情況。3.在賬簿首頁(yè)貼上賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員姓名等，并加蓋單位公章。4.對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)在年度終了后裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，在封面上注明單位名稱、報(bào)表所屬月份、年度、報(bào)表種類等信息，并加蓋單位公章。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，包括封面、目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表、附注等，裝訂成冊(cè)后加具封面，注明單位名稱、年度、報(bào)表種類等信息，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照時(shí)間順序排列，妥善保管。（四）其他會(huì)計(jì)資料整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊(cè)，在封面上注明資料名稱、所屬期間、單位名稱等信息，并加蓋單位公章。2.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，一式多份，分別由不同部門保管。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類，原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類，總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.敬老院應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。對(duì)于磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成1.敬老院應(yīng)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，采用電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的電子化管理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)使用符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)核算軟件，確保電子會(huì)計(jì)檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的保管1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.建立電子會(huì)計(jì)檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)用電子會(huì)計(jì)檔案。3.定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.采用電子簽名、電子印章等技術(shù)手段，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.查閱電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作。2.查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播電子會(huì)計(jì)檔案。3.利用電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，防止數(shù)據(jù)泄露。六、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱用途、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交給檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核查閱用途是否合理、查閱期限是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于涉及重要財(cái)務(wù)信息或機(jī)密文件的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱用途和期限使用會(huì)計(jì)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或擴(kuò)大查閱范圍。2.借閱期間應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)或者損壞。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限題目、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄銷