PAGE高新區(qū)團(tuán)員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強高新區(qū)團(tuán)員檔案管理，確保團(tuán)員檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)章程》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合高新區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高新區(qū)內(nèi)各團(tuán)組織及其所屬團(tuán)員的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則團(tuán)員檔案由高新區(qū)團(tuán)委集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映團(tuán)員的基本情況和團(tuán)內(nèi)活動經(jīng)歷，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保團(tuán)員檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于團(tuán)組織和團(tuán)員查閱、使用檔案。二、檔案內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書記錄團(tuán)員入團(tuán)時的基本信息、入團(tuán)介紹人意見、支部大會決議、上級團(tuán)委審批意見等。（二）團(tuán)組織關(guān)系介紹信記載團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接情況。（三）團(tuán)員登記表包括團(tuán)員基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、工作單位、入團(tuán)時間、入黨時間等，以及團(tuán)員的團(tuán)內(nèi)職務(wù)、獎懲情況等。（四）團(tuán)費收繳記錄記錄團(tuán)員繳納團(tuán)費的情況。（五）團(tuán)內(nèi)獎懲材料包括表彰獎勵決定、榮譽證書復(fù)印件，以及違紀(jì)處分決定、處分相關(guān)材料等。（六）其他材料如團(tuán)員培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、參加團(tuán)內(nèi)活動的證明材料等。三、檔案建立與接收（一）檔案建立1.新團(tuán)員入團(tuán)后，由所在團(tuán)支部負(fù)責(zé)收集整理入團(tuán)志愿書等相關(guān)材料，建立團(tuán)員個人檔案。2.檔案材料應(yīng)使用鋼筆或碳素筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有涂改，須加蓋團(tuán)支部印章。（二）檔案接收1.團(tuán)員因工作調(diào)動、升學(xué)等原因，團(tuán)組織關(guān)系發(fā)生轉(zhuǎn)接時，原團(tuán)組織應(yīng)及時將團(tuán)員檔案密封后移交新的團(tuán)組織。2.接收單位團(tuán)組織收到團(tuán)員檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料是否齊全、完整，如有缺失，應(yīng)及時與原團(tuán)組織溝通補充。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的類別，將團(tuán)員檔案分為入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信、團(tuán)員登記表、團(tuán)費收繳記錄、團(tuán)內(nèi)獎懲材料、其他材料等類別進(jìn)行整理。（二）編號為便于管理和查詢，為每個團(tuán)員檔案編制唯一的檔案編號。編號格式為：高新區(qū)團(tuán)組織名稱年份序號。例如：高新區(qū)XX街道團(tuán)工委2023001。（三）裝訂將同一團(tuán)員的各類檔案材料按照順序排列整齊，左側(cè)裝訂成冊，并在裝訂處加蓋團(tuán)支部印章。（四）裝盒將裝訂好的團(tuán)員檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)明高新區(qū)、團(tuán)組織名稱、年份、檔案數(shù)量等信息。五、檔案保管（一）保管機構(gòu)高新區(qū)團(tuán)委設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.團(tuán)組織因工作需要查閱團(tuán)員檔案時，須填寫《團(tuán)員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在團(tuán)組織負(fù)責(zé)人簽字同意后，到高新區(qū)團(tuán)委檔案保管室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管室。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管室，并在《團(tuán)員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱團(tuán)員檔案的，須填寫《團(tuán)員檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)高新區(qū)團(tuán)委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案必須嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時報告高新區(qū)團(tuán)委，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件團(tuán)員因工作調(diào)動、升學(xué)、出國（境）等原因，團(tuán)組織關(guān)系需要轉(zhuǎn)出高新區(qū)的，應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.團(tuán)員所在團(tuán)支部填寫《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明團(tuán)員姓名、檔案編號、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，經(jīng)所在團(tuán)組織負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，連同團(tuán)員檔案一并移交高新區(qū)團(tuán)委。2.高新區(qū)團(tuán)委審核《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料無誤后，密封檔案，并在檔案封口處加蓋團(tuán)委印章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄F(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位團(tuán)組織，并要求接收單位在《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時返回高新區(qū)團(tuán)委。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.高新區(qū)團(tuán)委定期對團(tuán)員檔案進(jìn)行統(tǒng)計，掌握團(tuán)員檔案的數(shù)量、分布、變動等情況。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括團(tuán)員總數(shù)、各年齡段團(tuán)員人數(shù)、不同學(xué)歷團(tuán)員人數(shù)、團(tuán)內(nèi)職務(wù)分布情況、獎懲情況等。3.統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報表，上報上級團(tuán)組織，并作為團(tuán)組織工作決策的參考依據(jù)。（二）信息化管理1.建立團(tuán)員檔案信息化管理系統(tǒng)，將團(tuán)員檔案的基本信息、檔案內(nèi)容等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和查詢。2.利用信息化管理系統(tǒng)，對團(tuán)員檔案的建立、接收、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行動態(tài)管理，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。3.加強對信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息被非法獲取或篡改。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.高新區(qū)團(tuán)委定期對團(tuán)員檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作由高新區(qū)團(tuán)委負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查。3.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案是否具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的團(tuán)員檔案，應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，報高新區(qū)團(tuán)委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《團(tuán)員檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告高新區(qū)團(tuán)委。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制高新區(qū)團(tuán)委建立健全團(tuán)員檔案管理監(jiān)督機制，加強對各團(tuán)組織檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、接收、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案保管設(shè)施和安全措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查高新區(qū)團(tuán)委每年組織一次對各團(tuán)組織團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分團(tuán)組織的團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四）結(jié)