PAGE山西檔案局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強山西檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西檔案局各內(nèi)設(shè)機構(gòu)、直屬單位及其工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。檔案工作實行局黨組統(tǒng)一領(lǐng)導，各部門分級負責的管理體制。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案的全面性、真實性、系統(tǒng)性，保障檔案的實體安全和信息安全。3.便于利用原則。以方便檔案利用為出發(fā)點，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等日常管理工作。2.按照檔案分類標準，對檔案進行科學分類、編號和編目，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的安全保護工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為局內(nèi)各項工作提供信息支持。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護，推動檔案管理現(xiàn)代化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告、業(yè)務文件、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。2.本局組織或參與的重要活動、項目形成的相關(guān)文件、資料、照片、音像等。3.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、批復等。4.本局與其他單位往來的文件、函件、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整、真實。2.收集的文件材料應保持其歷史聯(lián)系，按照形成時間或重要程度進行排序。3.對重要的文件材料應及時收集，不得積壓或散失。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照國家檔案分類標準，結(jié)合本局實際情況，對檔案進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類等。3.對每份檔案進行編號、編目，編制目錄索引，便于查找和利用。4.對破損、褪色的檔案應進行修復，對字跡模糊或易褪色的文件應進行復制。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對一些特殊情況或緊急文件，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。2.檔案應采用紙質(zhì)與電子兩種載體同時歸檔，確保檔案信息的一致性和完整性。3.電子檔案應按照相關(guān)標準進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.具體保管期限按照國家檔案保管期限表和本局檔案保管期限細則執(zhí)行。（四）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫濕度應符合國家標準要求。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本局檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。3.涉及機密、絕密檔案的查閱，應按照國家保密規(guī)定，經(jīng)局保密委員會批準，并嚴格限定查閱范圍和方式。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案的專用設(shè)備和用品。3.查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。4.查閱人員查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。（三）借閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干和相關(guān)部門代表組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，報局領(lǐng)導批準后，予以銷毀。3.對涉及機密、絕密的檔案，應按照國家保密規(guī)定進行鑒定和處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定工作小組審核、局領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務水平，為全局各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對館藏檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.信息安全保障。建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、防火墻、防病毒等安全措施，保障檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.加強檔案數(shù)據(jù)的維護和更新，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）移交規(guī)定1.本局機構(gòu)變動或工作人員調(diào)動時，應按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交人員應編制《檔案移交清冊》，詳細記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.接收人員應認真核對《檔案移交清冊》，清點檔案數(shù)量，檢查檔案質(zhì)量，辦理交接手續(xù)。交接雙方應在《檔案移交清冊》上簽字確認。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，做出顯著成績的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。（二）處罰