PAGE公租房租賃檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公租房租賃檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保公租房租賃檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負(fù)責(zé)的公租房租賃檔案管理工作，包括公租房房源信息、租賃合同、承租人資料、租金收繳記錄、房屋維修記錄等各類與公租房租賃相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公租房租賃業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與公租房租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公租房租賃檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公租房租賃檔案管理工作，明確檔案管理流程和各環(huán)節(jié)職責(zé)。3.負(fù)責(zé)公租房租賃檔案的集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案的安全和完整。6.按照規(guī)定做好檔案的移交、銷毀等工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的公租房租賃檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和保管，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失損毀。三、檔案收集（一）收集范圍1.公租房房源信息檔案，包括房屋建設(shè)規(guī)劃、戶型圖紙、面積數(shù)據(jù)、配套設(shè)施等資料。2.租賃合同檔案，涵蓋租賃合同文本、租賃雙方身份證明、授權(quán)委托書等。3.承租人資料檔案，包含承租人申請(qǐng)表、收入證明、居住證明、家庭成員信息等。4.租金收繳記錄檔案，有租金繳納憑證、欠費(fèi)記錄、催繳通知等。5.房屋維修記錄檔案，包括維修申請(qǐng)單、維修方案、維修費(fèi)用清單、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.其他與公租房租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如入住通知書、退房手續(xù)記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理。3.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無(wú)法提供原件的，需提供經(jīng)相關(guān)部門或人員簽字確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）收集時(shí)間1.租賃合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.租金收繳完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將收繳記錄整理移交檔案管理部門，時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.房屋維修工作結(jié)束后，維修部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將維修記錄移交檔案管理部門。4.其他業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.房源信息類：按照房源的地理位置、房屋類型、建設(shè)批次等進(jìn)行分類。2.租賃合同類：根據(jù)合同簽訂時(shí)間、承租人類型等進(jìn)行分類。3.承租人資料類：按承租人姓名、申請(qǐng)時(shí)間等進(jìn)行分類。4.租金收繳類：以收繳時(shí)間、年度等進(jìn)行分類。5.房屋維修類：依據(jù)維修房屋地址、維修時(shí)間等進(jìn)行分類。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行檢查，去除金屬物，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁(yè)：給每份檔案材料編寫頁(yè)碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號(hào)、題名、起止日期等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范化要求，分類清晰，排列有序。2.檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。3.檔案裝訂應(yīng)整齊美觀，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。五、檔案編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則公租房租賃檔案編號(hào)采用[具體編號(hào)方式]，由[編號(hào)組成部分及含義]組成。例如：[舉例說(shuō)明編號(hào)規(guī)則的具體應(yīng)用]。（二）編號(hào)方法1.房源信息類檔案編號(hào)：按照房源分類順序依次編號(hào)，如[具體房源編號(hào)示例]。2.租賃合同類檔案編號(hào)：在合同簽訂年份后加上合同順序號(hào)，如[具體合同編號(hào)示例]。3.承租人資料類檔案編號(hào)：以承租人姓名首字母縮寫加上申請(qǐng)時(shí)間順序號(hào)，如[具體承租人編號(hào)示例]。4.租金收繳類檔案編號(hào)：按照收繳年份和月份進(jìn)行編號(hào)，如[具體收繳編號(hào)示例]。5.房屋維修類檔案編號(hào)：根據(jù)維修房屋編號(hào)和維修時(shí)間順序號(hào)編制，如[具體維修編號(hào)示例]。（三）編號(hào)管理1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，不得重復(fù)使用。2.編號(hào)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免因編號(hào)頻繁變更而影響檔案管理工作。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案編號(hào)記錄，便于查詢和核對(duì)。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公租房建設(shè)規(guī)劃、重大政策文件、長(zhǎng)期租賃合同等重要檔案，保管期限為永久。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年至[X]年不等。具體如下：租賃合同、承租人資料等檔案保管期限為[X]年。租金收繳記錄、房屋維修記錄等檔案保管期限為[X]年。（二）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（三）保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別檔案之間應(yīng)保持一定間距，便于區(qū)分和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱公租房租賃檔案。2.相關(guān)政府部門、司法機(jī)關(guān)等依法依規(guī)查閱公租房租賃檔案。3.承租人本人或其授權(quán)代理人按照規(guī)定查閱與其租賃相關(guān)的檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫《公租房租賃檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《公租房租賃檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審批。借閱人辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.外部查閱：相關(guān)政府部門、司法機(jī)關(guān)等查閱檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信及查閱人身份證明。檔案管理部門審核后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好登記備案。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。承租人本人或其授權(quán)代理人查閱檔案時(shí)，應(yīng)提供有效身份證明及授權(quán)委托書，檔案管理部門核實(shí)后，為其提供查閱服務(wù)，并做好記錄留存。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)印用途。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后妥善保管。4.檔案利用結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性等。3.對(duì)鑒定后確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《公租房租賃檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（二）銷毀流程1.《公租房租賃檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底，無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排