PAGE檔案館技術(shù)文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館技術(shù)文檔的管理，確保技術(shù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮技術(shù)文檔在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與檔案館技術(shù)文檔相關(guān)的部門(mén)、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保技術(shù)文檔管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)檔案館技術(shù)文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)，避免分散和混亂。3.全程管理原則：從技術(shù)文檔的形成、收集、整理、歸檔、保管到利用，實(shí)行全過(guò)程管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接。4.安全保密原則：加強(qiáng)技術(shù)文檔的安全防護(hù)，確保文檔內(nèi)容不泄露、不損壞，同時(shí)嚴(yán)格控制文檔的訪問(wèn)權(quán)限，保障公司/組織的信息安全。二、管理職責(zé)（一）檔案館管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案館技術(shù)文檔管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案館的建設(shè)和發(fā)展，包括設(shè)施設(shè)備的配備、人員培訓(xùn)等。3.負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保文檔的質(zhì)量和安全。4.定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。5.開(kāi)展技術(shù)文檔管理的信息化建設(shè)，提高管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)技術(shù)文檔的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案館。2.配合檔案館管理部門(mén)做好技術(shù)文檔的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守技術(shù)文檔管理制度，正確使用和保管本部門(mén)的技術(shù)文檔，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或丟失。（三）文檔管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照技術(shù)文檔管理流程進(jìn)行操作。2.負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的日常收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，確保文檔的規(guī)范有序。3.做好技術(shù)文檔的保管工作，定期檢查文檔的存儲(chǔ)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。4.為公司/組織內(nèi)部人員提供技術(shù)文檔的查閱、借閱等服務(wù)，做好記錄和跟蹤。5.保守技術(shù)文檔的機(jī)密信息，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。三、技術(shù)文檔的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、技術(shù)改造等過(guò)程中形成的各類(lèi)技術(shù)文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)等。2.引進(jìn)技術(shù)、合作項(xiàng)目中涉及的技術(shù)文檔，如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)資料、合作方案等。3.公司/組織內(nèi)部的科研成果、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流材料等。4.與技術(shù)文檔相關(guān)的其他資料，如設(shè)備說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的收集工作，確保文檔的及時(shí)、完整收集。2.收集的技術(shù)文檔應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，并進(jìn)行備份保存。（三）整理原則1.遵循技術(shù)文檔的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和編號(hào)。2.保持文檔之間的邏輯關(guān)系，便于查找和利用。3.按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)文檔進(jìn)行格式統(tǒng)一、內(nèi)容補(bǔ)充等整理工作。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)技術(shù)文檔的性質(zhì)、用途、來(lái)源等因素，進(jìn)行分類(lèi)，如產(chǎn)品技術(shù)文檔、工程技術(shù)文檔、科研技術(shù)文檔等。2.編號(hào)：為每類(lèi)技術(shù)文檔編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，便于識(shí)別和管理。3.編目：建立技術(shù)文檔目錄，詳細(xì)記錄文檔的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行整齊裝訂，確保文檔牢固、整齊，便于保存和翻閱。四、技術(shù)文檔的歸檔（一）歸檔期限1.一般情況下，各部門(mén)應(yīng)在技術(shù)文檔形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的文檔移交檔案館歸檔。2.對(duì)于重要的技術(shù)項(xiàng)目或緊急的技術(shù)任務(wù)，應(yīng)在任務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)將整理好的技術(shù)文檔填寫(xiě)《技術(shù)文檔歸檔申請(qǐng)表》，注明文檔的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源、保管期限等信息，提交給檔案館管理部門(mén)。2.檔案館管理部門(mén)對(duì)提交的申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)文檔符合歸檔要求后，安排專(zhuān)人接收文檔。3.接收人員對(duì)歸檔的技術(shù)文檔進(jìn)行再次核對(duì)，確保文檔的數(shù)量、內(nèi)容、格式等與申請(qǐng)表一致。4.核對(duì)無(wú)誤后，將技術(shù)文檔按照規(guī)定的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，完成歸檔工作。（三）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司/組織核心技術(shù)、重大權(quán)益、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等重要的技術(shù)文檔，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)進(jìn)步有重要影響的技術(shù)文檔，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的技術(shù)文檔，保管期限為[X]年。五、技術(shù)文檔的保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案館應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保持檔案館內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲(chóng)害等對(duì)技術(shù)文檔的損害。3.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保技術(shù)文檔的安全。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)技術(shù)文檔應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子技術(shù)文檔應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)建立電子文檔備份制度，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的技術(shù)文檔，應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，以提高數(shù)據(jù)的安全性。（三）定期檢查1.檔案館管理人員應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)狀況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.在特殊情況下，如自然災(zāi)害、設(shè)備故障等，應(yīng)及時(shí)對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行檢查，確保文檔的安全。六、技術(shù)文檔的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度和技術(shù)文檔管理制度，確保技術(shù)文檔的安全和保密。2.在確保技術(shù)文檔安全的前提下，充分發(fā)揮技術(shù)文檔的作用，為公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等提供支持。3.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行技術(shù)文檔的利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或違規(guī)操作。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)文檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的文檔名稱(chēng)、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。2.借閱：因特殊原因需要借閱技術(shù)文檔的，應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱的理由、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制技術(shù)文檔，應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案館管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案館管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的技術(shù)文檔應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用記錄1.檔案館管理人員應(yīng)對(duì)技術(shù)文檔的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、文檔名稱(chēng)、利用目的等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與技術(shù)文檔的保管期限一致，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、技術(shù)文檔的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)技術(shù)文檔的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行鑒定，確保保留有價(jià)值的文檔，銷(xiāo)毀無(wú)保存必要的文檔。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、科學(xué)的原則，充分考慮公司/組織的發(fā)展需求和技術(shù)文檔的歷史價(jià)值。（二）鑒定組織成立技術(shù)文檔鑒定小組，由檔案館管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家、業(yè)務(wù)部門(mén)代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案館管理人員定期對(duì)到期的技術(shù)文檔進(jìn)行清理，列出擬鑒定的文檔清單。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬鑒定的文檔進(jìn)行逐一審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的文檔，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的文檔，應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文檔的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的技術(shù)文檔，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保文檔內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄應(yīng)妥善保存。八、信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的技術(shù)文檔管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文檔的在線收集、整理、歸檔、檢索、利用等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保技術(shù)文檔信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案館管理人員應(yīng)及時(shí)將技術(shù)文檔的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括文檔的修改、刪除、保管期限調(diào)整等操作。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立技術(shù)文檔管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)的技術(shù)文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括技術(shù)文檔的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立技術(shù)文檔管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和文檔管理人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括技術(shù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、安