PAGE石家莊人事檔案轉(zhuǎn)出制度一、總則（一）目的為規(guī)范石家莊地區(qū)人事檔案轉(zhuǎn)出工作，確保人事檔案的安全、完整和有效流轉(zhuǎn)，維護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在石家莊地區(qū)各類(lèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織中形成的人事檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保人事檔案轉(zhuǎn)出工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證轉(zhuǎn)出的人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：采取有效措施，確保人事檔案在轉(zhuǎn)出過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)高效原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，滿足檔案所有者的合理需求。二、檔案轉(zhuǎn)出條件（一）正常調(diào)動(dòng)員工因工作調(diào)動(dòng)，需將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。調(diào)動(dòng)手續(xù)應(yīng)符合國(guó)家及地方相關(guān)規(guī)定，且新單位具備接收人事檔案的資質(zhì)。（二）離職1.員工與原單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系后，如符合檔案轉(zhuǎn)出條件，可申請(qǐng)轉(zhuǎn)出人事檔案。2.離職員工應(yīng)按照原單位規(guī)定辦理完離職手續(xù)，包括但不限于工作交接、財(cái)務(wù)結(jié)算等。（三）升學(xué)員工考取全日制普通高等院校、中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校等，需將人事檔案轉(zhuǎn)至錄取院校。（四）退休員工辦理退休手續(xù)后，人事檔案可根據(jù)其意愿轉(zhuǎn)至戶籍所在地街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）勞動(dòng)保障事務(wù)所或其他指定機(jī)構(gòu)。三、檔案轉(zhuǎn)出流程（一）申請(qǐng)1.檔案所有者向原單位提出人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)，填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料。2.證明材料包括但不限于工作調(diào)動(dòng)通知、離職證明、錄取通知書(shū)、退休審批表等。（二）審核1.原單位檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請(qǐng)材料的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性，以及檔案所有者是否符合檔案轉(zhuǎn)出條件。3.如審核通過(guò)，在《人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)，并加蓋單位公章；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)告知檔案所有者原因，并退還申請(qǐng)材料。（三）整理1.原單位檔案管理部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)人事檔案進(jìn)行整理。2.整理內(nèi)容包括核對(duì)檔案材料、補(bǔ)充缺失材料、剔除重復(fù)或無(wú)效材料等，確保檔案內(nèi)容完整、規(guī)范。3.整理后的人事檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂，并在檔案袋上加蓋密封章。（四）轉(zhuǎn)出1.原單位檔案管理部門(mén)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞剑瑢⒚芊夂蟮娜耸聶n案轉(zhuǎn)至接收單位。2.如通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)出，應(yīng)填寫(xiě)機(jī)要文件交寄單，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)跟蹤檔案流轉(zhuǎn)情況；如專(zhuān)人送取，應(yīng)與接收單位做好交接手續(xù)，確保檔案安全送達(dá)。3.原單位檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出情況告知檔案所有者，并提供檔案轉(zhuǎn)遞憑證復(fù)印件。四、檔案轉(zhuǎn)出所需材料（一）《人事檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表》申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)檔案所有者的基本信息、檔案轉(zhuǎn)出原因、接收單位名稱及地址等內(nèi)容，并由檔案所有者本人簽字確認(rèn)。（二）相關(guān)證明材料1.工作調(diào)動(dòng)：工作調(diào)動(dòng)通知、調(diào)令等。2.離職：離職證明、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)等。3.升學(xué)：錄取通知書(shū)、學(xué)校調(diào)檔函等。4.退休：退休審批表、養(yǎng)老金發(fā)放證明等。（三）其他材料根據(jù)具體情況，可能需要提供的其他材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等。五、檔案轉(zhuǎn)出期限（一）一般情況原單位檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到完整的申請(qǐng)材料及審核通過(guò)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成人事檔案的整理和轉(zhuǎn)出工作。（二）特殊情況如遇特殊情況，需延長(zhǎng)檔案轉(zhuǎn)出期限的，原單位檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)告知檔案所有者，并說(shuō)明原因。延長(zhǎng)時(shí)間一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。六、檔案轉(zhuǎn)出后的管理（一）接收單位確認(rèn)接收單位收到人事檔案后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失、損壞或與轉(zhuǎn)遞憑證不符等問(wèn)題，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)與原單位聯(lián)系溝通，并要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（二）檔案接續(xù)1.檔案所有者在新單位或其他接收機(jī)構(gòu)辦理入職、參保等手續(xù)時(shí)，接收單位應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將人事檔案與其他相關(guān)材料進(jìn)行接續(xù)，確保檔案信息的連貫性和完整性。2.對(duì)于升學(xué)的檔案所有者，錄取院校應(yīng)按照學(xué)籍管理規(guī)定，將人事檔案納入學(xué)生檔案管理體系。（三）檔案查詢檔案所有者有權(quán)查詢本人人事檔案的轉(zhuǎn)出情況。原單位檔案管理部門(mén)應(yīng)提供檔案轉(zhuǎn)遞憑證及相關(guān)查詢服務(wù)，確保檔案所有者能夠及時(shí)了解檔案流轉(zhuǎn)狀態(tài)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.各單位應(yīng)建立健全人事檔案轉(zhuǎn)出工作的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案轉(zhuǎn)出工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出流程各環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行審核制度，確保檔案轉(zhuǎn)出工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，如實(shí)提供人事檔案轉(zhuǎn)出工作的有關(guān)資料和情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)按照要求及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定在人事檔案轉(zhuǎn)出工作中，存在下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：1.違反法律法規(guī)和政策規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)出人事檔案的。2.篡改、偽造檔案信息，或者因工作失誤導(dǎo)致檔案信息失真的。3.未按照規(guī)定流程辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，或者在檔案轉(zhuǎn)出過(guò)程中玩忽職守、敷衍塞責(zé)的。4.泄露人事檔案信息，造成不良后果的。5.其他違反人事檔案管理規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行誡勉談話。2.對(duì)于違規(guī)行為情節(jié)較重的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職等處分；造