PAGE檔案建立收發(fā)文登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范收發(fā)文登記工作，確保公司/組織文件的準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來文件的收文和發(fā)文登記管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：收發(fā)文登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保文件的來源、去向、內(nèi)容等關(guān)鍵信息記錄清晰。2.完整性原則：涵蓋所有收文和發(fā)文，不遺漏任何重要文件，保證檔案資料的完整性。3.及時(shí)性原則：收發(fā)文登記工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免文件積壓或延誤處理。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行登記和管理。二、收文登記（一）收文渠道1.公司/組織郵箱：接收來自外部單位及內(nèi)部各部門發(fā)送至公司/組織指定郵箱的文件。2.快遞送達(dá)：通過郵政快遞、順豐等快遞方式寄送至公司/組織的文件。3.專人送達(dá)：外部單位或內(nèi)部人員直接將文件送至公司/組織指定地點(diǎn)。（二）收文登記流程1.收件：公司/組織前臺(tái)、收發(fā)室或指定的文件接收人員負(fù)責(zé)接收各類文件。接收人員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行初步檢查，包括文件的完整性、包裝是否完好等。2.登記：接收人員根據(jù)文件的來源和性質(zhì)，填寫《收文登記表》。登記表應(yīng)包括以下內(nèi)容：收文日期：準(zhǔn)確記錄文件收到的年月日。來文單位：填寫發(fā)文單位的全稱。文號(hào)：文件的編號(hào)。標(biāo)題：文件的具體名稱。密級(jí)：根據(jù)文件內(nèi)容確定密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。份數(shù)：文件的數(shù)量。附件：如有附件，注明附件名稱及數(shù)量。處理情況：記錄文件的分發(fā)、傳閱、存檔等處理狀態(tài)。3.編號(hào)：對(duì)每份收文進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，便于查詢和管理。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的形式，如2023001。4.分類：根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將收文分為不同類別，如行政類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類等。分類應(yīng)遵循公司/組織的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，確保文件歸類準(zhǔn)確。5.分發(fā)：登記完成后，接收人員按照文件的處理要求，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理并確保及時(shí)傳遞。（三）特殊收文處理1.機(jī)密文件：對(duì)于機(jī)密文件，接收人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行登記和管理。在登記表上注明密級(jí)，并采取專門的存放措施，如存放在保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的保密文件柜中。文件的傳閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格審批，確保文件不被泄露。2.緊急文件：收到緊急文件時(shí)，接收人員應(yīng)立即通知相關(guān)部門或人員，并在《收文登記表》上注明“緊急”字樣。相關(guān)部門或人員應(yīng)優(yōu)先處理緊急文件，確保文件的時(shí)效性。3.電子文件：對(duì)于通過電子郵件等電子方式接收的文件，接收人員應(yīng)及時(shí)下載并保存到指定的文件夾中。同時(shí)，按照紙質(zhì)文件的登記要求，在《收文登記表》上記錄電子文件的相關(guān)信息，包括文件名、發(fā)件人、日期等。三、發(fā)文登記（一）發(fā)文范圍公司/組織內(nèi)部各部門擬制并發(fā)送給外部單位或內(nèi)部其他部門的各類文件，包括但不限于通知、報(bào)告、函件、合同等。（二）發(fā)文登記流程1.擬稿：文件擬稿人按照公司/組織的文件格式和要求起草文件。擬稿過程中應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容是否符合公司/組織政策、法規(guī)要求，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在文件上簽字確認(rèn)。3.編號(hào)：文件審核通過后，由公司/組織辦公室或指定的編號(hào)部門對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則與收文編號(hào)一致，確保文件編號(hào)的唯一性。4.登記：編號(hào)后的文件，由專人填寫《發(fā)文登記表》。登記表內(nèi)容包括：發(fā)文日期：文件發(fā)出的年月日。發(fā)文單位：填寫公司/組織全稱。文號(hào)：文件的編號(hào)。標(biāo)題：文件的具體名稱。主送單位：接收文件的單位全稱。抄送單位：如有抄送單位，填寫其全稱。密級(jí)：根據(jù)文件內(nèi)容確定密級(jí)。份數(shù)：文件的打印或復(fù)印數(shù)量。附件：如有附件，注明附件名稱及數(shù)量。5.蓋章：根據(jù)文件的性質(zhì)和要求，在文件上加蓋公司/組織公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章的有效性。6.分發(fā)：登記蓋章后的文件，按照主送單位和抄送單位的信息，由專人負(fù)責(zé)分發(fā)。分發(fā)方式可采用郵寄、專人送達(dá)或電子發(fā)送等方式。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)跟蹤文件的送達(dá)情況，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確到達(dá)接收單位。（三）特殊發(fā)文處理1.機(jī)密文件：機(jī)密文件的發(fā)文登記除按照普通文件的要求進(jìn)行外，還應(yīng)嚴(yán)格控制文件的發(fā)放范圍。在《發(fā)文登記表》上注明密級(jí)，并記錄發(fā)放人員名單。發(fā)放人員應(yīng)簽字確認(rèn)，確保文件的保密性。2.合同文件：合同文件在發(fā)文登記時(shí)，應(yīng)特別注明合同的簽訂雙方、合同金額、合同期限等關(guān)鍵信息。合同簽訂后，應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，同時(shí)在《發(fā)文登記表》上記錄合同的歸檔編號(hào)。3.電子發(fā)文：對(duì)于通過電子郵件等電子方式發(fā)送的文件，在《發(fā)文登記表》上除記錄文件的基本信息外，還應(yīng)注明電子郵件的發(fā)送地址、收件人名單等信息。同時(shí)，應(yīng)確保電子文件的內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致，并保存好電子文件的發(fā)送記錄。四、登記信息管理（一）登記臺(tái)賬建立收發(fā)文登記臺(tái)賬，對(duì)收發(fā)文信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，以便于查詢和核對(duì)。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，妥善保管；電子臺(tái)賬應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息更新收發(fā)文登記信息應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。文件在處理過程中，如發(fā)生分發(fā)、傳閱、存檔等狀態(tài)變化，應(yīng)在《收文登記表》或《發(fā)文登記表》上及時(shí)記錄。（三）查詢與借閱1.查詢：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢收發(fā)文登記信息時(shí)，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。2.借閱：如需借閱收發(fā)文檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和范圍提供文件，并做好借閱登記。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱文件，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。五、檔案整理與歸檔（一）定期整理收發(fā)文檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理，確保文件的分類準(zhǔn)確、排列有序。整理工作可按照月份或季度進(jìn)行，將同一時(shí)期的收發(fā)文文件集中在一起，按照類別和編號(hào)順序排列。（二）歸檔要求1.歸檔時(shí)間：收發(fā)文文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。一般情況下，每月末或每季度末進(jìn)行一次集中歸檔。2.歸檔內(nèi)容：歸檔的文件應(yīng)包括文件原件、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、處理結(jié)果等相關(guān)資料。確保歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔方式：歸檔文件應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、標(biāo)題、日期、來源等信息，便于查找和檢索。（三）檔案保管1.保管場所：設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲等設(shè)施，保證檔案的安全保管。2.保管期限：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定不同文件的保管期限。一般文件的保管期限為[X]年，重要文件和長期保存的文件保管期限可適當(dāng)延長。3.檔案銷毀：對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀工作的合規(guī)性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織檔案管理部門定期對(duì)收發(fā)文登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括收發(fā)文登記信息的準(zhǔn)確性、完整性，文件的分發(fā)、傳閱、歸檔等處理情況，以及檔案保管的安全性等方面。（二）考核機(jī)制建立收發(fā)文登記工作考核機(jī)制，對(duì)各部門的收發(fā)文登記工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括登記信息的準(zhǔn)確率、文件處理的及時(shí)性、檔案整理歸檔的規(guī)范性等。考核結(jié)果與部門績效掛鉤